Gestionnaire administratif et logistique, service évenements F/H

Employeur

Vous souhaitez coordonner des évènements scientifiques ou professionnels et mettre à profit vos compétences au sein d’un service dynamique ?

L’université de Bordeaux est une grande université dynamique, responsable, attentive au bien-être de ses personnels. La rejoindre, c’est travailler dans un cadre privilégié au sein d’une communauté professionnelle particulièrement diverse et ouverte, en bénéficiant de dispositifs d’accueil et d’inclusion, de formation et de mobilité interne. C’est participer à une aventure académique, scientifique et humaine. C’est s’engager à relever les défis du XXIe siècle.

Rejoignez le Service évènements et locations, rattaché à notre Pôle Patrimoine et Environnement !

Le Service évènements et locations est un service transverse de la Direction des Services aux Occupants, avec une dynamique importante (500 évènements/an), des enjeux internationaux et un fort impact de ses activités en terme d’image pour l’université de Bordeaux.

Dans ce contexte, nous recherchons un Gestionnaire administratif et logistique F/H

Votre mission

En tant que gestionnaire vos activités se déclinent sur deux axes :

1 / Soutien à l’organisation d’événements à caractère scientifique ou professionnel

• Vous conseillez les organisateurs sur le montage global de l’évènement

• Vous assurez l’interface avec les clients et partenaires

• Vous aidez au choix du lieu et organisation de visites techniques

• Vous assurez la coordination des services internes impliqués (audiovisuel, sécurité, services généraux de proximité, informatique) et des prestataires (sécurité, traiteurs, nettoyage, technique)

• Vous avez en gestion les aspects opérationnels : réservation de locaux, mise à disposition de matériel ou mobilier, création et installation de signalétiques

• Vous participez à l’amélioration des procédures internes et au respect des règles d’hygiène et sécurité applicables aux établissements recevant du public (ERP)

2 / Gestion administrative et financière

• Vous êtes en charge du suivi administratif des dossiers

• Vous assurez l’élaboration des devis et factures clients

Ce poste s'inscrit dans le cadre d'un CDD de Projet.

Vos atouts / Vos talents

Diplômé(e) a minima d’un baccalauréat, idéalement d’un bac+2 en communication événementielle, vous justifiez d'une première expérience réussie dans la coordination d’événements et vous vous distinguez par les atouts suivants :

• Rigoureux(se) et fiable, vous savez planifier les actions, estimer les besoins et coordonner l’ensemble des étapes nécessaires à la mise en place d’une manifestation.

• Votre sens de l’organisation, votre autonomie et votre agilité vous permettent de travailler de manière efficiente et de vous adapter rapidement aux imprévus.

• Reconnu(e) pour votre créativité et votre esprit d’innovation, vous savez proposer des solutions adaptées à des besoins spécifiques et constituez un véritable soutien à la prise de décision.

• Doté(e) de fortes qualités relationnelles, vous entretenez des échanges fluides et constructifs avec vos interlocuteurs.

• L’usage de l’anglais lu, parlé et écrit serait une compétence particulièrement appréciée.

Vous vous reconnaissez ? Ce poste est fait pour vous !

Spécificités du poste :

Le poste implique un partage continu de l’information entre les différents membres de l’équipe et avec la hiérarchie. Le gestionnaire sera en contact avec de nombreux interlocuteurs, ce qui nécessite un excellent sens relationnel et une organisation pratique très rigoureuse.

Une forte réactivité, une bonne gestion du stress, ainsi que la capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle et à prioriser ses tâches sont indispensables.

En fonction de l’activité, des dépassements horaires pourront intervenir (en soirée ou le week-end).

Le gestionnaire d’événements pourra être amené à se déplacer sur la métropole bordelaise, au sein des différents sites de l’université de Bordeaux.

Poste basé à Talence – accès tram B « Peixotto », parking, bus, vélo.

Pourquoi nous rejoindre ?

En intégrant notre établissement, vous bénéficiez d’un environnement de travail attentif à votre équilibre professionnel et personnel, ainsi qu’à votre développement de carrière.

Ce que nous vous offrons :

• Un parcours de formation adapté pour accompagner votre prise de poste et votre évolution professionnelle ;

• Jusqu’à 50 jours de congés annuels dès la première année (au prorata de la date d’arrivée) ;

• Télétravail possible selon l’organisation du service ;

• Participation à la protection sociale complémentaire et accès à des dispositifs d’action sociale ;

• 75 % de prise en charge de l’abonnement aux transports en commun en Gironde ;

• Forfait mobilités durables pour les trajets domicile–travail ;

• Accès à un parking du personnel ;

• Offres de loisirs, sport et culture pour l’ensemble des personnels ;

• Possibilité restauration CROUS salarié sur place.

Processus de recrutement : Candidatures étudiées après la période de publication. Les candidats présélectionnés sont contactés sous 2 à 3 semaines pour un entretien avec le(s) manager(s) et le/la chargé(e) de recrutement.

Conseil : la lettre de motivation est réellement lue et complète utilement votre CV.