«Mes journées ne sont jamais identiques»

Après une tentative en première année de médecine, Deborah Florent se lance dans la vie active. Elle travaille quatre ans dans un Mc Donald avant de reprendre ses études, un BTS d’assistante de manager en trois ans et en alternance au sein d’un technicentre SNCF à Bordeaux, spécialisé dans l'entretien, la réparation et la rénovation du matériel roulant (trains, TGV, TER, etc.). « J’étais l’assistante de la directrice. Nous étions une soixantaine dans le service. J’étais deux jours à l’école et trois jours en entreprise. J’ai appris à travailler avec une grande rigueur : gestion des indicateurs, des process de sécurité, organisation des réunions, conception des présentations… » raconte-t-elle. 
Diplôme en poche en 2021, la jeune femme suit son conjoint à Toulouse et entre à l’université Paul Sabatier comme assistante de la direction du service documentation. Elle découvre avec intérêt l’environnement et le fonctionnement universitaire, s’occupe de la gestion administrative et financière de la direction, du suivi de la gestion des ressources humaines, du courrier, des agendas, des réunions…. Trois ans plus tard, en 2024, Deborah Florent revient en Gironde et candidate à l’université de Bordeaux au poste d’assistante de direction pour les ressources  humaines et l’action sociale et innovation sociétale qui comptent environ une centaine de personnes.  

Rigueur, souplesse et organisation

« Grâce à mon expérience précédente, je me suis sentie très vite à l’aise dans cet environnement, malgré l’envergure plus importante des deux directions. Je maitrisais les codes du service public et le fonctionnement administratif d’une université, ce qui m’a largement facilité la tâche » avoue la jeune femme. 
Deborah Florent assure le secrétariat, la gestion administrative et financière ainsi que l'aide au pilotage des directions.
Elle assiste au quotidien Céline Guy, la directrice des ressources humaines et Murielle Reffet directrice de l’action sociale et de l’innovation sociétale en optimisant l'organisation de leurs activités : gestion des agendas, organisation des (nombreuses) réunions et autres rendez-vous, suivi administratif et RH (congés, paye, recrutement, dossiers d’avancement, de retraite, demandes de mutation etc…), la coordination des circuits de signatures via les parapheurs… Sans oublier l’accueil téléphonique, la gestion des bons de commandes, l’organisation des missions et déplacements et autres jurys de recrutement…
« Aucune journée ne ressemble à une autre » affirme-t-elle. « Il faut s’adapter en permanence, passer d’une tâche à l’autre, rester flexible et réactive, tout en préservant la qualité de la relation avec les interlocuteurs et en respectant une confidentialité absolue ».  

Être à l’interface

La mission d’assistante de direction consiste également à être un relais d’information essentiel entre les deux directions et les autres services centraux de l’université : la Direction générale des services, la Direction des affaires juridiques, la Direction de la communication, la Direction des finances, l’Agence comptable, le pôle patrimoine et environnement (PPE)… Mais aussi avec des partenaires extérieurs. « Je suis le point d’entrée pour toutes ces personnes. Je m’efforce de donner les éléments de réponses, sinon je réoriente vers les bons contacts. Je mets un point d’honneur à être réactive. Pour ne pas être débordée, le secret c’est d’être organisée. La base ! » explique la jeune femme. 
Polyvalente et patiente, Deborah Florent sait jongler avec les contraintes et la complexité organisationnelle. De nature empathique, elle aime particulièrement le côté « humain » de son environnement de travail. « Je ne m’ennuie jamais. Mon métier est un métier de l’ombre, mais finalement indispensable. C’est valorisant. J’apprécie également notre qualité de vie au travail, l’ambiance avec mes collègues, chaleureuse mais très professionnelle. »