Gestionnaire administratif et financier F/H

Employeur

L’IUT de Bordeaux, composante de l’université de Bordeaux, est présent sur 4 sites géographiques : Agen, Bordeaux-Bastide, Gradignan, Périgueux. Il se positionne comme l’un des IUT les plus grands et les plus diversifiés de France.
Carrefour entre étudiants et employeurs, l’IUT de Bordeaux développe des relations partenariales de qualité avec les acteurs socio-économiques de chacun des quatre sites et au niveau national. Ces liens tissés depuis plus de 50 ans sont un gage de qualité des diplômes délivrés dans les 16 départements de formation de l’IUT.

Le département Génie Mécanique et Productique de l’IUT de Bordeaux (GMP) délivre le diplôme du BUT GMP visant à former des généralistes des industries mécaniques quel que soit le secteur d’activité. Il propose également de suivre la licence professionnelle Organisation Management des Services de l’Automobile (OMSA).

Au cœur de partenariats innovants, notamment avec la Région Nouvelle Aquitaine pour ses équipements, avec les entreprises pour la réussite de ses étudiants, le département GMP veut aussi promouvoir l’enseignement et les métiers technologiques et scientifiques. Son plateau technologique est constitué de plus 40 MOCN (usinage et tôlerie), d'une MMT, d'une fonderie, d'une salle de soudage, de divers robots, d'une salle d'impression 3D, et d'un hall de caractérisation des matériaux ... Conscient des besoins du tissus industriel aquitain, il forme les cadres intermédiaires de demain.

Il accueille 260 à 280 étudiants dont 50% d’apprentis. 24 enseignants et enseignants-chercheurs titulaires, 12 personnels BIATSS, une trentaine de vacataires constituent l’équipe pédagogique du département.

Votre mission

Le secrétariat du département comprend 3 personnes dont 2 assurent les missions liées à la direction des études et à l’accompagnement des étudiants. La personne recrutée assurera la gestion financière du département et assistera la direction du département dans ses missions.

Avec son cœur de métiers au sein des activités secondaires ancrées sur les besoins de l’industrie, doté de plateaux techniques, le département GMP fait de nombreuses commandes, répond régulièrement à des appels à projet pour investir dans du matériel très coûteux et construit fréquemment des appels d’offres pour l’acquisition de ces matériels. La personne en charge de la gestion financière peut agir sur plusieurs lignes budgétaires. La gestion des immobilisations est également importante pour tenir compte des évolutions régulières de matériels.

La population étudiante comporte 50% d’apprentis et une cinquante de stagiaires en formation initiale dont l’encadrement nécessite le déplacement des enseignants. Cela génère de nombreux ordres de mission, y compris à l’international. La personne en assurera la gestion.

Le département emploie également des vacataires d’enseignement pour assurer une partie de la formation. L’adjoint-e en gestion administrative appuie l’enseignant référent dans ses échanges avec les vacataires, assure la mise en place de leur dossier et vérifie leur complétude et leur éligibilité.

Enfin, la personne recrutée intègrera aussi l’équipe en charge de la gestion de la campagne de la collecte sur solde de la taxe d’apprentissage. Elle assurera le suivi des recettes, l’envoi des informations aux entreprises, les échanges avec les entreprises.…

La mission s'articule autour de la gestion administrative et de la gestion financière :

 - assurer la gestion financière et comptable du département en liaison avec le Chef de Département.

 - Assurer le secrétariat de direction, et la communication externe du département

Les activités principales du poste sont les suivantes:

• Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité

• Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes

• Classer et archiver des documents

• Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes

• Retranscrire des informations orales à l'écrit

• Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure

• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier

• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)

• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser

• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés

• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité

• S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité

• Consigner les procédures applicables dans son domaine

• Suivre les crédits par type de dépenses ou d'opérations ou par structure

• Alimenter les bases de données du domaine d'intervention et faire un suivi

• Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion

• Enregistrer les données budgétaires

• Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables

• Suivre l'évolution des règles, directives et procédures financières et/ou comptables

• Procéder aux opérations d'engagement, liquidation, mandatement

• Intégrer les données, contrôler leur validité et leur cohérence

• Etablir, à partir du système d'information de l'établissement, les états et bilans comptables et/ou financiers et les tableaux de bord nécessaires au suivi de l'activité

• Produire et collecter les données juridiques, comptables et/ou financières prévues par les contrats (pièces justificatives, factures, rapports scientifiques)

• Suivre et contrôler les opérations comptables et financières dans le cadre établi des plans de contrôle (dépenses et recettes)

• Suivre l'exécution du budget, préparer les décisions budgétaires modificatives

Vos atouts / Vos talents

Titulaire d’un diplôme de niveau 3 (ou plus) dans le domaine de la gestion administrative et/ou financière et comptable

Savoirs :

• Culture internet

• Tableur

• Environnement et réseaux professionnels

• Techniques d'accueil téléphonique et physique

• Techniques d'élaboration de documents

• Techniques de communication

• Systèmes d'information budgétaires et financiers

• Marchés publics

• Finances publiques

• Règles et techniques de la comptabilité

Savoir-faire :

• Accueillir et prendre des messages

• Utiliser les outils bureautiques

• Accueillir les populations concernées

• Enregistrer et classer les documents

• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

• Rédiger des rapports ou des documents

• Savoir rendre compte

• Travailler en équipe

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

• Mettre en œuvre des procédures et des règles

• Communiquer et faire preuve de pédagogie

• Assurer le suivi des dépenses et des recettes

• Appliquer des règles financières

• Analyser les données comptables et financières

Savoir-être :

• Réactivité

• Sens de l'organisation

• Sens relationnel

• Rigueur/fiabilité

• Sens de la confidentialité

Pour un CDD, une expérience avérée dans le domaine de la gestion financière est souhaitée.

Plus d’informations :

Basé à Gradignan (Tram B arrêt Montaigne-Montesquieu, Liane 31 arrêt Village 6-IUT, Vcub)

Titulaire de catégorie C ou CDD de 12 mois

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels

Pour les agents contractuels : 1946.53€ brut mensuel avec prime

Pour les agents titulaires : IFSE socle

Avantages liés au poste : Comme tous les personnels de l’Université sur le site de Gradignan, vous aurez accès à de nombreux services (accès à la bibliothèque, au restaurant universitaire à un tarif préférentiel, sport…).

50 jours de congés annuels dès la première année (au prorata de votre date d’arrivée)

Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois

Des offres loisirs, sport et culture

Possibilité de parking du personnel

Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail

Parcours d’accueil et de formations

Télétravail possible

Processus de recrutement : après la période de publication de l’annonce, nous prendrons contact avec les candidats retenus pour un entretien organisé avec le(s) manager(s) et le chargé de recrutement.

Conseil : votre lettre de motivation est lue et nous apporte des éléments complémentaires à votre CV