Chargé de vie de campus F/H

Employeur

L’université de Bordeaux est une grande université dynamique, responsable, attentive au bien-être de ses personnels. La rejoindre, c’est travailler dans un cadre privilégié au sein d’une communauté professionnelle particulièrement diverse et ouverte, en bénéficiant de dispositifs d’accueil et d’inclusion, de formation et de mobilité interne. C’est participer à une aventure académique, scientifique et humaine. C’est s’engager à relever les défis du XXIe siècle.

Afin de porter une politique volontariste ambitieuse pour la formation, l'orientation, et la vie de campus de ses 56 000 étudiants, l’université dispose d'un Pôle Formation, Insertion et Vie Universitaire (FIPVU). Pôle ressource de l'expérience étudiante, il regroupe, au sein de la Direction de la Vie Universitaire (DVU) les services dédiés à la vie étudiante et de campus qui portent les activités culturelles, sportives, sociales ou associatives offertes aux étudiants. Il assure la mise en oeuvre des projets communs et le suivi des outils de gestion et de pilotage.

Incontournables pour l'accueil et l'information, les Bureaux de la vie étudiante (BVE) orientent les étudiants vers les services de l'université (aides financières et bourses, santé, social, culture, sport…) sur chaque campus. n accueil privilégié est par ailleurs réservé aux étudiants internationaux.

Les BVE accompagnent les associations étudiantes dans leurs activités et la réalisation de leurs projets, et contribuent au développement de la citoyenneté à l'université. Ils servent également d’interface pour les demandes de financement de projets auprès du Fonds de solidarité et de développement des initiatives étudiantes (FSDIE).

Enfin, ils animent les campus et coordonnent de nombreux événements ludiques et festifs, avec les autres services de la vie universitaire et les associations étudiantes.

Votre mission

Contexte et spécificités du poste :

• Missions en lien direct avec les étudiants et en interaction avec de nombreux services de l’université : bureaux de la vie étudiante des autres campus, service scolarité, département licence, direction des relations internationales, direction de la communication, espace santé étudiants, service des sports, assistante sociale, infirmière...

• Congés en fonction du calendrier universitaire et de la présence des étudiants

 Activités principales

•  Cordonner le guichet d’accueil du service

• Gestion financière

• Contribuer à l’animation de la vie de campus

Missions :

COORDONNER LE GUICHET D’ACCUEIL DU BUREAU DE LA VIE ETUDIANTE (BVE) DE TALENCE

• Assurer la coordination des activités du guichet d’accueil du BVE : accueil physique, téléphonique et par mail

• Veiller à proposer un accueil de qualité valorisant l’image de l’université et du service

• Se tenir informé.e des nouveautés / actualités, s’assurer de la fiabilité des informations transmises, de la documentation, de l’affichage

• Entretenir un lien étroit avec les services internes et externes partenaires

• Assurer la gestion financière du guichet d’accueil (ventes de goodies)

• Coordonner l’activité des agents et emplois étudiants intervenant à l’accueil (lien fonctionnel)

• Organiser et participer au recrutement d’emplois étudiants, tutorer des emplois étudiants

• Coordonner l’aide aux démarches de la vie pratique (logement, jobs…)

• Promouvoir une démarche qualité au sein du service (élaboration des process, évaluation des actions…)

• Mettre en place des outils de suivi/indicateurs de l'activité (flux…)

• Faire le suivi RH des emplois étudiants du BVE (coordination des dossiers RH, déclaration des services faits…)

• Réaliser des bilans, reportings…

• Aide ponctuelle à l’accueil, selon les besoins (accueil physique, téléphonique, par email)

   GESTION FINANCIERE

• Participer au suivi budgétaire des 3 BVE, informer régulièrement les responsables des BVE de la consommation du budget

• Réaliser des devis, créer les fournisseurs, réaliser des engagements juridiques et services faits, établir des ordres de mission…

• Aider à la gestion des titrages de recettes (remboursement de subventions d’associations…), à la réalisation de bilans…

  ANIMATION DES CAMPUS

• Participer au déploiement des interventions du BVE : réunions/amphis de rentrée, permanences sur les sites délocalisés…

• Coordonner et/ou participer aux événements de vie de campus : Fête la rentrée, marché de Noël…

• Participer au groupe de travail du conseil de vie de campus (GT CVC)

• Porter des projets transverses pour l’ensemble des BVE

• Réaliser des bilans, reportings

 Le cas échéant, activités associées :

• Communiquer sur les dispositifs et la programmation, promouvoir l’activité du service

• Informer la hiérarchie et l’équipe, rendre compte, alerter si besoin

• Proposer des améliorations continue de l’activité

Vos atouts / Vos talents

Diplôme(s) exigé(s) et/ou niveau de qualification : à partir du Baccalauréat

Compétences demandées :

Savoirs :

• Vous connaissez les modes de fonctionnement des administrations publiques, ainsi que les politiques, dispositifs et procédures propres à votre champ d’intervention.

• Vous connaissez l’environnement et les réseaux professionnels, disposez d’une bonne culture internet et maîtrisez les bases de la gestion de projet.

• Vous connaissez les principes de gestion et de suivi budgétaire et financier, ainsi que les techniques de communication.

• Vous possédez un très bon niveau rédactionnel en français (rédaction de bilans, rapports, documents de communication…) et un niveau B2 minimum en anglais (Cadre européen commun de référence pour les langues).

Savoir-faire :

• Vous faites preuve d’une grande polyvalence et savez vous adapter à un environnement en évolution, ainsi qu’à l’évolution de vos missions.

• Vous savez gérer votre activité dans le respect d’un calendrier et d’un cadre de gestion complexe, rendre compte de votre travail et alerter si nécessaire.

• Vous savez communiquer, faire preuve de pédagogie et travailler en équipe.

• Vous savez mettre en œuvre les procédures et les règles en vigueur, utiliser les logiciels spécifiques à votre activité et appliquer une démarche qualité.

Savoir-être :

• Vous faites preuve d’un sens de l’accueil développé, de qualités relationnelles, d’écoute et de bienveillance.

• Vous savez prendre des initiatives et travailler en autonomie, tout en faisant preuve d’organisation, de rigueur et de fiabilité.

Plus d'informations:

Basé à Talence - accès tram B, bus, vélo.

CDD de 8 mois du 01/01/2027 au 31/08/2027.

Salaire mensuel brut : entre 2 000 € et 2 135 € (selon profil et expérience et selon grilles des agents contractuels Université de Bordeaux)

Ce que nous vous offrons :

• Un parcours de formation adapté pour accompagner votre prise de poste et votre évolution professionnelle ;

•Jusqu’à 50 jours de congés annuels dès la première année (au prorata de la date d’arrivée) ;

•Participation à la protection sociale complémentaire et accès à des dispositifs d’action sociale ;

•75 % de prise en charge de l’abonnement aux transports en commun en Gironde ;

•Forfait mobilités durables pour les trajets domicile–travail ;

•Offres de loisirs, sport et culture pour l’ensemble des personnels ;

•Possibilité restauration CROUS salarié sur place.

Pourquoi nous rejoindre ?

En intégrant notre établissement, vous bénéficiez d’un environnement de travail attentif à votre équilibre professionnel et personnel, ainsi qu’à votre développement de carrière.

Processus de recrutement : après la période de publication de l’annonce, nous prendrons contact avec les candidats retenus pour un entretien organisé avec le(s) manager(s).

Conseil : votre lettre de motivation est lue et nous apporte des éléments complémentaires à votre CV !