Adjoint technique contractuel, Gestionnaire de formation - UF Economie Gestion AES F/H, BAP J

Informations

Corps
Adjoint technique contractuel
Profil / Intitulé du poste
Gestionnaire de formation - UF Economie Gestion AES F/H
Branche d'activité ou discipline
BAP J
Catégorie
C
Lieu de travail
Pessac
Type d'emploi
BIATSS-ITRF.
Contractuel
Structure
Collège droit, science politique, économie et gestion.
Detail de l'affectation:
UF Economie Gestion AES
Date d'ouverture et de fermeture du registre
Du 29/07/21 au 27/08/21
Date de prise de fonction
01/09/21
Durée
12 mois
Quotité de travail
100

Description de l'offre

L'adjoint en gestion administrative du Bureau Accueil et inscriptions accueille, renseigne et oriente les différents usagers, effectue et contrôle la gestion des inscriptions administratives, participe aux campagnes de recrutement,

Dans le cadre d’une réorganisation administrative en cours au sein du collège DSPEG les missions de l’agent évolueront au cours de l’année universitaire à venir

Intégré(e) dans une équipe de 23 personnes au sein de la faculté d’Economie gestion AES, et plus spécifiquement dans le service de scolarité (12 ETP), l’adjoint en gestion administratif sera mobilisé(e) de manière plus forte en période des examens, campagnes de recrutement et inscriptions administratives.

Descriptif des missions:

Activités principales :  

  • Assurer l'accueil physique, téléphonique, et la réponse aux sollicitations par mails ainsi que l'orientation des interlocuteurs internes et externes
  • Classer et archiver des documents
  • Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
  • Retranscrire des informations orales à l'écrit
  • Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
  • Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
  • Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)
  • Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser
  • Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
  • Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
  • Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
  • Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe

Activités autres :

  • Accueillir et renseigner les différents usagers de la structure, répondre à leurs interrogations par différents canaux (accueil physique, accueil téléphonique, mail, visio).
  • Participer à l’étude de recevabilité administrative des campagnes de recrutement de la L2 au M2.
  • Réaliser des actes de gestion en lien avec les inscriptions administratives (vérification de pièces justificatives, édition des cartes étudiantes, procédures de remboursement, gestion des dossiers de transferts entrant ou sortant).
  • Délivrance des diplômes

Compétences attendues:

Savoirs :

  • Environnement et réseaux professionnels
  • Techniques d'élaboration de documents
  • Techniques d'accueil téléphonique et physique
  • Culture internet
  • Techniques de communication

 

Compétences opérationnelles :

  • Accueillir et prendre des messages
  • Accueillir les populations concernées
  • Enregistrer et classer les documents
  • Rédiger des rapports ou des documents
  • Savoir rendre compte
  • Travailler en équipe
  • Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
  • Utiliser les outils bureautiques

 

Savoir-être :

  • Etre rigoureux, réactif et persévérant
  • Capacité d’adaptation, sens des initiatives et de l’organisation
  • Sens des responsabilités
  • Sens relationnel

Le cas échéant, expériences demandées : expérience en scolarité souhaitée, la maitrise du logiciel Apogée et/ou Apoflux serait un plus.

Modalités de candidature

CV et lettre de motivation à envoyer jusqu'au 27 août 2021 à :

recrutement@u-bordeaux.fr

ou directement via le bouton "postuler"

Rémunération

1555 € bruts selon la grille des agents contractuels de catégorie C de l'université de Bordeaux

Mots clés :

Mise à jour le 29/07/2021

Contact

Jérôme FAURE