Adjoint Technique titulaire, Gestionnaire administratif chargé de la gestion des emplois du temps et des services d'enseignement F/H, BAP J

Informations

Corps
Adjoint Technique titulaire
Profil / Intitulé du poste
Gestionnaire administratif chargé de la gestion des emplois du temps et des services d'enseignement F/H
Branche d'activité ou discipline
BAP J
Catégorie
C
Lieu de travail
16 avenue Léon DUGUIT 33608 PESSAC
Type d'emploi
BIATSS-ITRF.
Titulaire
Structure
Collège droit, science politique, économie et gestion.
Detail de l'affectation:
Collège Droit, Science Politique, Économie, Gestion - Service Ressources Humaines et Service d'Enseignement (RHSE)
Date d'ouverture et de fermeture du registre
Du 13/10/20 au 01/11/20
Date de prise de fonction
01/12/20
Quotité de travail
100 %

Description de l'offre

Le service Ressources Humaines et Services d'Enseignement (RHSE) est le service du Collège Droit, science politique, économie, gestion (DSPEG) en charge des outils Hyperplanning (gestion des emplois du temps) et SGSESystème de Gestion des Services d'Enseignement (système de gestion des services d'enseignement) dans le rôle de répartiteur pour les deux facultés du Collège (faculté de droit et science politique et faculté d'économie, gestion, AES) qui regroupent près de 350 enseignants et enseignants-chercheurs. L'équpe du service RHSE se compose d'une cheffe de service, deux agents de catégorie B et deux agents de catégories C.

Descriptif des missions:

  • Renseigner et contrôler la fiabilité des données dans l'application SGSESystème de Gestion des Services d'Enseignement pour le corps enseignant (tous statuts confondus) en lien avec le référent RH enseignants du service RHSE
  • Assurer la répartition et la saisie des données SGSESystème de Gestion des Services d'Enseignement à partir des tableaux de suivi des heures d'enseignement des UFR
  • Préparer et transmettre les tableaux de suivi nécessaires aux réunions de répartition des cours magistraux organisées par les facultés (Droit science politique et Economie gestion AES), en assurer la synthèse puis la saisie dans les outils Hyperplanning et SGSESystème de Gestion des Services d'Enseignement (système de gestoin des services d'enseignement)
  • Assurer la saisie dans l'outil Hyperplanning et l'envoi aux enseignants-chercheurs pour chacun des semestres, recueillir leurs éventuels retours pour incompatibilités et après vérification, faire les ajsutements nécessaire dans l'outil
  • Assurer la mise à jour tout au long de l'année des travaux dirigés (TD) de l'UFR economie, Gestione et AES pour tout ce qui concerne les annulations, rattrapages, séances supplémentaires ; la structuration en début d'année étant à la charge de l'UFR
  • Tout au long de l'année, recevoir les enseignants-chercheurs, enseignants et extérieurs qui souhaitent des modifications d'emplois du temps (hors M2 des 2 UFR et TD de droit) ; mettre à jour l'outil en conséquence
  • S'assurer de la bonne publication de ces mises à jour dans l'ENT pour les enseignants, les étudiants et de la transmission aux appariteurs pour mise à jours des écrans dynamiques
  • Gérer l'ensemble des salles d'enseignement du site de Pessac, répondre aux sollicitations des partenaires, établissements extérieurs, pôles au niveau Central ou autres collèges après consultation des UFR
  • Participer à la fiabilisation des données relatives aux emplois du temps (dé-doublonnage régulier, recopie année suivante)
  • Transmettre les informations sur le calendrier de déroulement des opérations de paiement aux enseignants et vacataires
  • Participer à la fiabilisation des données et la vérification des listes de contrôle notamment sur des tableaux excel
  • Gérer et suivre les dossiers de recrutement des vacataires dans l'application eVacataires
  • Assurer la gestion des IDNUM (création, renouvellement…)
  • Assurer le suivi du vivier de candidatures pour les UFR d'économie gestion et AES et de droit

Compétences attendues:

Savoirs :

  • Techniques de communication
  • Hiérarchiser son activité et anticiper les échéances
  • Appliquer les procédures de recrutement des vacataires d'enseignement dans l'application eVacataires
  • Retranscrire des informations orales à l'écrit
  • Suivre certains dossiers et relancer les interloccuteurs internes et externes concernés
  • Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de la structure

Savoir-faire :

  • Travailler en équipe
  • Savoir rendre compte
  • Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (Hyperplanning - eVacataire - SGSESystème de Gestion des Services d'Enseignement )
  • Accueillir les populations concernées
  • Enregistrer et classer les documents
  • Utiliser les outils bureautiques

Savoir-être :

  • Sens relationnel
  • Sens de l'organisation
  • Rigueur et fiabilité dans le traitement des données,
  • Discrétion et confidentialité

Modalités de candidature

CV et lettre de motivation à envoyer jusqu'au 1er novembre 2020 inclus à :
recrutement@u-bordeaux.fr
ou directement via le bouton "postuler"

Informations complémentaires

Contraintes particulières liées au poste : Possibilité de service partagé - Amplitude horaire pouvant varier selon nécessité de service

Mots clés :

Mise à jour le 14/10/2020