Gestionnaire administratif en charge des affaires scientifiques F/H

Employeur

L’université de Bordeaux est une grande université dynamique, responsable, attentive au bien-être de ses personnels. La rejoindre, c’est travailler dans un cadre privilégié au sein d’une communauté professionnelle particulièrement diverse et ouverte, en bénéficiant de dispositifs d’accueil et d’inclusion, de formation et de mobilité interne. C’est participer à une aventure académique, scientifique et humaine. C’est s’engager à relever les défis du XXIe siècle.

Le pôle RIPI (recherche international partenariats innovation) a pour missions principales le soutien aux activités de recherche, à leur pilotage, à leur valorisation et assure la conduite de projets internationaux de recherche ou de formation de UB. Il accompagne et rend visibles les projets d'internationalisation de l'ensemble des activités et missions de l'université et anime les grands partenariats, locaux, nationaux, internationaux, publics, privés. 

Intégrée au Pôle RIPI, la Direction de la Recherche et de la Valorisation (DRV) a pour mission d’assurer la mise en œuvre opérationnelle de la politique scientifique de l’établissement et de soutenir la collaboration et la concertation avec les grands partenaires de la recherche. La DRV assure l’appui au pilotage et à l’animation scientifique des 11 départements de recherche et constitue le point d’entrée pour l’accompagnement des 70 structures de recherche dans leurs activités de recherche, de valorisation et leurs projets.

En son sein, le service de Soutien recherche (SSR) assure les relations avec les unités de recherche, les structures fédératives et les partenaires de la recherche dont les EPST. Il est chargé de l’accompagnement à la structuration de la recherche (Campagne HCERES volet recherche, conventions cadre avec les EPST, conventions d’unité, règlement intérieur…) et met en œuvre de procédures administratives diverses propres aux unités de recherche, dont l’accueil de personnes extérieures à l’université. Il appuie également l’établissement dans la conduite de sa politique de recherche : relation avec les EPST, gestion des instances recherche, instruction de dossiers recherche complexes et structurants (CPER volet recherche) et vient en soutien des questions d’éthique et de règlementation liées aux activités de recherche (Comité éthique recherche, Comité éthique d’expérimentation animale…).

Votre mission

Rattaché(e) au service Soutien recherche de la DRV, le/la gestionnaire administratif en charge des affaires scientifiques participe à la gestion administrative et mise en conformité règlementaire des affaires scientifiques en lien avec les autres directions de l’université (directions juridique, financière, RH) :

• Organisation des instances centrales recherche (Commission recherche, Conseil académique) : préparation logistique, convocation des élus, diffusion des documents, participation aux séances, préparation et mise en œuvre des actes réglementaires liés ;

• Appui à l’organisation des campagnes d’évaluation HCERES volet recherche ;

• Élaboration/mise à jour et diffusion des procédures et instruction des demandes (nominations des directoires d’unités et de départements) ;

• Fiabilisation et mises à jour des bases de données de suivi des structures de recherche (RNSR, référentiel des structures de l’université, tableau des structures de recherche) ;

• Mise en œuvre du cadre contractuel en lien avec les autres établissements tutelles en application des conventions-cadre bi-partites (rédaction et suivi de conventions de délégation de gestion financière (DGF), conventions de reversement) ;

• Suivi des affectations recherche des personnels (mobilité interne des enseignants-chercheurs) ;

• Gestion des listes de diffusion des affaires scientifiques.

Vos atouts / Vos talents

Vous disposez idéalement d’une expérience dans le domaine de l’administration de la recherche, au sein d’une direction de la recherche d’un établissement d’enseignement supérieur et de recherche, ou d’une expérience en tant que gestionnaire de laboratoire.

Vous avez envie de contribuer à la transformation d’établissements d’enseignement supérieur et de recherche de premier plan, d’intervenir sur des démarches à forts enjeux, et vous saurez vous montrer :

• Doté(e) d’un réel sens de l’écoute et d’excellentes qualités relationnelles ;

• Curieux(se), avec l’envie de découvrir et de vous approprier de nouveaux outils ;

• Autonome dans la conduite de vos missions et capable de vous adapter à des contextes variés ;

• Force de proposition, en étant capable de suggérer des améliorations et des solutions concrètes.

Vous avez et connaissez :

• Une connaissance approfondie des techniques de gestion administrative ;

• Une connaissance générale de l’organisation de la recherche au niveau de l’université et au niveau national ;

• Une connaissance générale de la réglementation administrative et financière applicable à un EPSCP ;

• De bonnes connaissances des techniques et règles de classement et d’archivage ;

• Les techniques de communication orale et écrite ;

• Les techniques d’élaboration de documents ;

• Les techniques d’accueil, tant téléphonique que physique ;

• Une bonne connaissance de l’environnement et des réseaux professionnels du secteur ;

• Une connaissance souhaitée de l’anglais.

Vous savez :

• Travailler en équipe et collaborer avec différents interlocuteurs ;

• Informer, rendre compte et assurer un suivi régulier des activités ;

• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité ;

• Rédiger des rapports et des documents de synthèse clairs et structurés ;

• Enregistrer, classer et archiver les documents de manière fiable ;

• Utiliser les outils bureautiques et les applications de gestion du domaine ;

• Mobiliser efficacement les différents modes de communication écrite et orale ;

• Accueillir les interlocuteurs et prendre des messages de manière professionnelle ;

• Mettre en œuvre des procédures et des actes réglementaires ;

• Communiquer avec clarté et faire preuve de pédagogie ;

• Mettre en œuvre une démarche qualité ;

• Gérer votre activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexes ;

• Assurer la confidentialité des informations et des données ;

• Proposer des améliorations pour optimiser le fonctionnement du service ;

• Trier, hiérarchiser et classer les informations de manière pertinente.

Vous faites preuve de :

• Rigueur et fiabilité ;

• Adaptabilité et polyvalence ;

• D’un solide sens de l’organisation ;

• D’un excellent sens relationnel ;

• De la capacité à travailler avec de multiples acteurs internes et externes.

Vous vous reconnaissez ? N’attendez plus et postulez dès maintenant !

Ce que nous vous offrons :

• Un parcours de formation adapté pour accompagner votre prise de poste et votre évolution professionnelle

• Jusqu’à 50 jours de congés annuels dès la première année (au prorata de la date d’arrivée)

• Télétravail possible selon l’organisation du service

• Participation à la protection sociale complémentaire et accès à des dispositifs d’action sociale

• 75 % de prise en charge de l’abonnement aux transports en commun en Gironde

• Forfait mobilités durables pour les trajets domicile–travail

• Accès à un parking du personnel

• Offres de loisirs, sport et culture pour l’ensemble des personnels

• Possibilité restauration CROUS salarié sur place

Processus de recrutement : Les candidatures seront examinées à l’issue de la période de publication de l’annonce. Les candidats présélectionnés seront contactés dans un délai de 2 à 3 semaines pour un entretien organisé avec le(s) manager(s) et le/la chargé(e) de recrutement.

Conseil : votre lettre de motivation est lue et nous apporte des éléments complémentaires à votre CV !