Chargé des applications de gestion en scolarité F/H

Employeur

L’université de Bordeaux est une grande université dynamique, responsable, attentive au bien-être de ses personnels. La rejoindre, c’est travailler dans un cadre privilégié au sein d’une communauté professionnelle particulièrement diverse et ouverte, en bénéficiant de dispositifs d’accueil et d’inclusion, de formation et de mobilité interne. C’est participer à une aventure académique, scientifique et humaine. C’est s’engager à relever les défis du XXIe siècle.

Le pôle formation, insertion professionnelle et vie universitaire (FIPVU) met en œuvre la politique d'orientation et de formation en lien avec les composantes de l'université de Bordeaux.
Il assure la mise en œuvre des projets communs et le suivi des outils de gestion et de pilotage, harmonise et formalise les procédures, mutualise les pratiques.
La Direction de la Formation et de la Gestion des Cursus (DFGC) est un service central rattaché au pôle FIPVU. La directrice de la DFGC s'appuie sur une directrice adjointe en charge de la gestion des cursus et quatre agentes expertes dans leurs domaines de compétence : une chargée de la gestion des cursus, une chargée des applications de gestion des cursus et une chargée de l’offre de formation ainsi qu’une secrétaire pédagogique chargée de la classe préparatoire aux études supérieures (CPES). 

Dans le cadre de l’amélioration continue de l’offre de formation, traduit par le cadrage ACOF (https://enseigner.u-bordeaux.fr/politique-de-formation/cadrage-institutionnel), et le programme NewDEAL (https://enseigner.u-bordeaux.fr/politique-de-formation/grands-programmes-de-soutien/newdeal, l’ambition de l’établissement est d’améliorer la réussite par la création de nouveaux cursus mieux adaptés à la diversité des publics. Le présent recrutement concerne un des deux postes de chargés de la gestion des cursus, dédié aux formations avancées dans la transformation, et en particulier à la mise en place de la personnalisation des parcours étudiants.

Ce poste de Chargé des applications de gestion en scolarité F/H s’inscrit dans le cadre d’un CDD de projet de 12 mois qui est lié à l’atteinte de résultats qualitatifs et quantitatifs sur le développement du grand programme NewDEAL.

Votre mission

En étroite collaboration avec les agents chargés de l’offre de formation, de la gestion des cursus (DFGC), et des systèmes d’information (DSI), vous participez activement à la mise en œuvre opérationnelle de cursus personnalisés au sein des formations de l’université de Bordeaux en lien fonctionnel avec les composantes de l'établissement et en soutien de l'équipe du programme NewDEAL.

Dans le cadre de ses missions, vous travaillez en lien très fort avec les différentes structures (collèges, instituts et unités de formation) et directions de l'établissement (pôle pilotage et aide à la stratégie, direction des affaires juridiques, direction des systèmes d’information, direction des relations internationales).

A ce titre, vous participez à des réseaux de référents identifiés pour mener à bien ses missions. Cela implique des déplacements sur les différents campus de l’établissement.

Missions :

Spécifiquement dans le cadre de l’amélioration continue de l’offre de formation, et du soutien du programme NewDEAL :

• Vous contribuez à l’analyse, à la formalisation et à la traduction des besoins exprimés par les équipes pédagogiques afin de proposer des règles et procédures adaptées tant en matière de réglementation interne que pour le système d’information (APOGEE/PEGASE), afin de garantir le suivi des étudiants de leur inscription à leur diplomation.

En tant que Chargé.e des applications de gestion en scolarité, vous :

• Apportez un appui fonctionnel et un conseil adapté aux équipes pédagogiques et aux scolarités des collèges et instituts de formation (SNI), notamment sur les règles de gestion et à l’usage des outils métiers.

• Participez à la formalisation des évolutions des activités de scolarité et des outils métiers induites par la mise en place de parcours personnalisés.

• Participez au projet d’évolution du système d’information, en lien étroit avec l’assistance à maîtrise d’ouvrage (AMOA).

• Contribuez à l’accompagnement des agents de scolarité, dans une logique d’harmonisation, de sécurisation des processus, et de déploiement à l’échelle de l’établissement.

Activités principales :

Mise en œuvre opérationnelle de parcours personnalisés soutenus par NewDEAL :

• Vous accompagnez la déclinaison opérationnelle des parcours personnalisés dans les outils de gestion.

• Vous analysez l’impact des dispositifs pédagogiques innovants sur les processus métiers et les applications et participez à la définition des procédures et processus adaptés.

• Vous identifiez les adaptations nécessaires du système d’information et des règles de gestion afin de sécuriser la mise en œuvre des cursus individualisés.

• Vous assurez l’interface entre les équipes pédagogiques, les équipes SI et les services de scolarité pour garantir le bon déploiement des cursus soutenus par NewDEAL.

Contribuer à l’administration fonctionnelle et conduire les évolutions en lien avec la direction des systèmes d’information des applications de gestion des cursus :

• En lien avec les processus de scolarité :

  • Vous recueillez, analysez et formalisez les besoins fonctionnels exprimés par les équipes pédagogiques et les services de scolarité, soutenus par le programme NCU – NewDEAL.

  • Vous définissez des règles de gestion adaptées et réalisez les paramétrages associés.

  • Vous garantissez la cohérence des processus de gestion des parcours étudiants.

  • Vous garantissez la cohérence des données.

• En lien avec le système d’information :

  • Vous traduisez les besoins en spécifications fonctionnelles intégrables dans l’actuel et le nouveau système d’information.

  • Vous participez aux phases de tests fonctionnels, de recette et de déploiement des outils.

Formalisation, documentation et essaimage :

• Vous rédigez et maintenez la documentation fonctionnelle (spécifications, procédures, guides utilisateurs).

• Vous participez à la formalisation des évolutions des processus métiers induites par les nouveaux dispositifs de formation.

• Vous capitalisez les retours d’expérience issus des formations les plus avancées en matière de personnalisation de cursus.

Accompagnement des utilisateurs et conduite du changement :

• Vous apportez un appui fonctionnel et un conseil adapté aux services de scolarité des Collèges et Instituts dans l’appropriation des évolutions applicatives et des nouveaux processus.

• Vous participez à la formation et à l’assistance des utilisateurs

Contexte du poste:

Ce poste est en interaction permanente avec les directions et composantes.

Vos atouts / Vos talents

Vous justifiez idéalement d’une première expérience dans le domaine de l’enseignement supérieur ou de la formation.

Savoir :

• Vous possédez une solide compréhension des systèmes d’information de gestion de la formation et de la scolarité.

• Vous maîtrisez les méthodologies de conduite de projet et les outils numériques associés.

• Vous connaissez l’environnement universitaire et le fonctionnement de l’enseignement supérieur en France.

Savoir-faire :

• Vous savez gérer votre activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.

• Vous adoptez une posture d’accompagnateur, de facilitateur et de formateur.

• Vous analysez les besoins d’une équipe pédagogique et les traduisez en règles de gestion adaptées, puis réalisez les paramétrages associés.

• Vous êtes capable d’analyser des besoins complexes et de les traduire en solutions fonctionnelles SI.

• Vous communiquez et faites preuve de pédagogie : vous animez des réunions, des groupes de travail et des ateliers de formation.

• Vous maîtrisez les outils numériques associés à l’activité.

• Vous rédigez des documents fonctionnels et des supports utilisateurs.

• Vous faites évoluer votre pratique dans une démarche qualité.

• Vous savez rendre compte.

Savoir-être :

• Vous faites preuve de sens relationnel et de capacité à travailler en équipe.

• Vous avez le sens de l’organisation et de l’autonomie.

• Vous faites preuve de capacité d’écoute.

• Vous démontrez des capacités d’analyse, d’anticipation et d’adaptation.

• Vous avez le sens de l’initiative et de l’innovation.

Plus d'informations:

Basé sur Talence (accès tram B arrêt Forum, bus, vélo)

CDD de projet de 12 mois

Salaire mensuel brut : entre 2 000 € et 2 135 € (selon profil et expérience et selon grilles des agents contractuels Université de Bordeaux)

Avantages liés au poste :

• 50 jours de congés annuels dès la première année (au prorata de votre date d’arrivée) pris durant les périodes de congés universitaires de l’établissement

• Télétravail possible 1,5 jour par semaine

• Prise en charge à 75% de l’abonnement aux transports en commun de Gironde

• Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois

• Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels

• Possibilité de parking du personnel

• Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail

• Parcours d’accueil et formations

Processus de recrutement : après la période de publication de l'annonce, nous prendrons contact avec les candidats retenus pour un entretien organisé avec le(s) manager(s) et le chargé(e) de recrutement.

Conseil : votre lettre de motivation est lue et nous apporte des éléments complémentaires à votre CV !