Assistant administratif et de gestion - IAE F/H

Employeur

L’université de Bordeaux est une grande université dynamique, responsable, attentive au bien-être de ses personnels. La rejoindre, c’est travailler dans un cadre privilégié au sein d’une communauté professionnelle particulièrement diverse et ouverte, en bénéficiant de dispositifs d’accueil et d’inclusion, de formation et de mobilité interne. C’est participer à une aventure académique, scientifique et humaine. C’est s’engager à relever les défis du XXIe siècle.

Le collège droit, science politique, économie et gestion (DSPEG) impulse une politique de formation innovante, ambitieuse en interaction permanente avec l’environnement socio-économique.
Le collège droit, science politique, économie et gestion assure la coordination de l’offre de formation initiale et continue dans les domaines du droit, de la science politique, de l'économie, de la gestion, de l'administration économique et sociale ainsi que du management.
Il regroupe 2 facultés, 2 instituts, 2 départements, 2 antennes délocalisées, un service des sports et des services internes. Ces différentes structures sont réparties sur 5 sites : Pessac, Bordeaux Bastide, Bordeaux Pey-Berland, Agen et Périgueux.
Les étudiants bénéficient d’enseignements de pointe adossés à la recherche.
Résolument tourné vers l’international, le collège est un acteur majeur de son territoire et un vecteur d’attractivité de l’université de Bordeaux.
En tant que composante du collège DSPEG, l’IAE Bordeaux est l’école de management de l’Université de Bordeaux. Elle est membre du réseau d’IAE France et répond aux exigences de Qualicert gage de conformité des procédures et d’auto-évaluation continue des enseignements. L'IAE Bordeaux forme chaque année un peu plus de 1 000 étudiants et professionnels de niveau Master (Bac+4/+5) dans les domaines de la gestion parmi lesquels le marketing, la finance, le contrôle de gestion, la comptabilité, les ressources humaines, le management international, l’entrepreneuriat, etc.

Les liens vers l’extérieur sont très importants que ce soit :

* liens institutionnels = services centraux, réseau IAE France, laboratoire de recherche, doubles diplômes,

* liens internationaux = nombreux partenariats et accueil de délégations internationales

 Au titre de son rayonnement, l’IAE s’est récemment lancée dans une démarche d’accréditation internationale.

Votre mission

Nombre de formations sont ouvertes à l’apprentissage. Cette dimension de l’alternance se présente avec d’autant plus d’acuité que le budget de l’IAE a fusionné avec celui de l’unité d’apprentissage.

La recherche et la pérennisation de ressources propres est constante avec en amont l’amélioration continue des procédures qualité et du service rendu à l’usager.

Chaque service doit être en mesure de faire évoluer ses process sur la base d’auto-évaluation.

Les interactions avec les enseignants et la direction sont nombreuses sur ce poste stratégique. Une place importante est réservée également à l’accueil des usagers.

En tant que personnel unique du bureau, les responsabilités peuvent s’étendre rapidement à celle d’un responsable de bureau directement rattaché au RAF adjoint, également responsable financier.

Le poste ne suppose pas de déplacement hors CUB mais beaucoup d’interactions avec les services centraux.

Un jour de télétravail est autorisé selon les nécessités du service et selon l’appréciation du chef de service.

Missions :

L’assistant administratif et de gestion est chargé, sous l’autorité directe du responsable administratif et financier adjoint, de l’engagement, de l’ordonnancement des dépenses, de la liquidation et de la gestion des enseignements.

Le budget est de 4 millions d’€ incluant l’ancienne unité par apprentissage.

L’agent s’assure du respect de la règlementation, de l’existence de conventions et fait appliquer les procédures internes.

En interne, les interactions sont très nombreuses avec les autres services notamment les scolarités.

Gestion budgétaire

• Vous procédez aux opérations d'engagement et de liquidation en dépenses et en recettes

• Vous réalisez la facturation notamment en formation continue et au niveau de l’apprentissage (respect du calendrier de paiement en fonction des financeurs)

• Vous réalisez des extractions depuis les bases de données ou réalisez des tableaux de bord

• Vous répondez aux exigences, demandes des services centraux et notamment les opérations rectificatives

• Vous appliquez les règles en matière de pièces justificatives des opérations budgétaires

Gestion des plannings d’enseignement

• Vous assurez la gestion administrative des dossiers sur e-vacataire (plateforme de recrutement des enseignants)

• Vous saisissez les services d’enseignement en lien avec la scolarité pour suivi du paiement des heures (mensuel pour vacataires et 1 fois par an pour les titulaires)

• Vous répondez aux sollicitations de la communauté éducative

Mission transverse au budget, aux enseignements, au suivi des ressources propres

• Vous êtes l’interlocuteur des OPCO

• Vous réalisez des ordres de mission et des états de frais

• Vous facilitez la mise en œuvre budgétaire des projets décidés par la direction

• Vous soutenez le bureau de la vie institutionnelle en cas de besoin (organisation évènements internes)

Vos atouts / Vos talents

Titulaire d’un diplôme (ou titre ou toute autre équivalence) de niveau 4 et disposant d’une expérience professionnelle dans le domaine administratif ou associatif, cette fonction requiert :

Environnement professionnel lié aux structures publiques

• règles des marchés publics : à acquérir

• règles et techniques de la comptabilité publique : appétence indispensable

• interlocuteurs institutionnels : à acquérir

• rédaction de courriers ou mails institutionnels : maîtrisé

Curiosité et appétence pour les outils du numérique

• savoir utiliser plusieurs logiciels                          

• connaître le principe des interfaçages

• naviguer en autonomie pour récupérer et extraire des données

Savoir être

• autonomie, organisation, rigueur

• sens des initiatives et réactivité

• sens du service public

• confidentialité / fiabilité

Si possible, vous possédez :

• Une 1ère expérience, dans le public ou le privé, dans le domaine de la gestion / administration

et vous  :

• êtes dynamique

• êtes autonome

• avez le sens des initiatives tout en sachant respecter le cadre réglementaire

• avez une appétence pour les chiffres et le travail sur logiciel

• êtes polyvalent(e) et rigoureux(se) au quotidien

• aimez la relation à l’usager et savez répondre / prendre en compte leurs sollicitations

Vous vous reconnaissez ? Alors postulez !

Plus d'informations :

Poste basé à l'IAE Bordeaux Bastide - 35, avenue Abadie à Bordeaux

• Recrutement d'un agent titulaire :

Poste ouvert prioritairement aux agents titulaires de la fonction publique de catégorie B idéalement à compter du 15/09/2026

Recrutement par voie de mobilité ou détachement - IFSE de 395 € brut mensuel

• Recrutement d'un agent contractuel :

Poste ouvert aux contractuels à compter du 15/09/2026 au 31/08/2027, soit 11.5 mois

Rémunération brute mensuelle : 2 000€ et 2 135€ selon expérience dans le métier et sur fonctions similaires

Ce que nous vous offrons

• Un parcours de formation adapté pour accompagner votre prise de poste et votre évolution professionnelle

• Jusqu’à 50 jours de congés annuels dès la première année (au prorata de la date d’arrivée)

• Télétravail possible selon l’organisation du service

• Participation à la protection sociale complémentaire et accès à des dispositifs d’action sociale

• Forfait mobilités durables pour les trajets domicile–travail

• Offres de loisirs, sport et culture pour l’ensemble des personnels

Un environnement de travail attentif à votre développement professionnel et à votre équilibre de vie.

Processus de recrutement : à l’issue de la période de publication de l’annonce, nous contacterons les candidats présélectionnés pour un entretien.

Conseil : votre lettre de motivation est lue avec attention et nous apporte des informations complémentaires essentielles à votre CV !

Information importante : En raison de la fermeture administrative estivale de l'université de Bordeaux, du 27 juillet au 16 août inclus, les délais du processus de recrutement pourront être allongés. Nous vous remercions par avance pour votre compréhension.