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Mise à jour le : 07/09/2023
La collecte et le traitement des données des candidats et des personnels à l’université de Bordeaux sont fondés sur : l'exécution d'un contrat, l’exécution des missions de service public de l’enseignement supérieur et de la recherche, le respect d’obligations légales ou le consentement des personnes.
Sont recueillies par l’université de Bordeaux les données suivantes :
L’université de Bordeaux peut recueillir certaines données auprès de tiers, notamment les références fournies par d’anciens employeurs, les relevés de carrière. Il lui est possible également de recevoir des informations issues des casiers judiciaires dans les cadres prévus par la loi.
Il est expressément rappelé qu’une mise à jour régulière des données à caractère personnel est nécessaire pour une bonne gestion du personnel. L’université de Bordeaux peut solliciter un agent ou un salarié pour effectuer des mises à jour.
De même l’agent ou le salarié doit signaler au service concerné de l’université tout changement affectant sa situation. L’université ne peut en aucun cas être tenue responsable d’un dysfonctionnement ou retard occasionné par une absence de mise à jour imputable à l’agent ou au salarié.
2.1 Recrutement
Les conditions de recueil des données à caractère personnels sont les suivantes :
Traitements
Finalités
Base
Durées de conservation
Réception et suivi des candidatures / correspondances liées à la candidature
Gestion administrative de la candidature
Base légale
Possibilité de conserver le CV pendant deux ans à compter de la fin de la campagne de recrutement
Convocations, entretiens de recrutement et suivi des entretiens
Evaluation de la candidature pour occuper le poste à pourvoir
L’université de Bordeaux peut avoir recours au service de tiers, et notamment de cabinets de recrutement aux fins d’aide à la recherche et à la sélection de profils de candidats adaptés aux postes à pourvoir.
Il est rappelé que l’université de Bordeaux peut procéder à la vérification du casier judiciaire pour tout recrutement par concours ou par contrat.
2.2 Gestion des rémunérations
Les conditions de recueil des Données à caractère personnels sont les suivantes :
Calcul et le paiement des rémunérations et accessoires (y compris traitement de frais professionnels)
Gestion de la paie
Conservation d’un double des bulletins de paie pendant cinq ans (Code du travail, art. L. 3243-4)
Déclarations à l’administration fiscale, à la sécurité sociale, ainsi qu’aux organismes de retraite et de prévoyance
Etablissement des droits des agents et salariés
Traitement des cotisations versements relevant d’une retenue à la source
Gestion comptable
2.3 Gestion administrative
Gestion des carrières, des congés
Gestion globale du dossier professionnel du personnel
Evaluation professionnelle des membres du personnel et analyse des compétences professionnelles
Gestion de la santé au travail
Etablissement du bilan social
Gestion de la communication interne
Gestion de la mobilité
Obligation légale
Conservation des données pendant la période d’emploi
Archivage possible pendant cinq ans à compter du départ de l’agent public ou du salarié
Gestion des accidents du travail et maladie professionnelle et suivi des visites médicales
Formation professionnelle : demandes et suivis de formations
Dotations individuelles en matériel et équipements
Etablissement et mise à jour des organigrammes nominatifs
Etablissement d’annuaires internes et tenue d’agendas professionnels
Gestion de la messagerie institutionnelle
Evaluation des agents
Gestion des élections des instances nationales, académiques ou de l’université
gestion de l'action sociale et culturelle
Gestion des absences
Conservation des éléments relatifs aux motifs des absences limitée au seul temps nécessaire à l’établissement des bulletins de paie
Réalisation d’enquêtes et de statistiques
2.4 Surveillance
Badges d’accès
Voir article X
Intérêt légitime
Gestion du parc automobile de l’Université :
Réservation des véhicules
Géolocalisation
Contrôle de l’utilisation des véhicules pour les besoins du service
Conservation de l’historique des déplacements pendant deux mois
2.5 Vie universitaire
Des données sont recueillies pour fournir l’accès du personnel aux différents services proposés par l’Université de Bordeaux et ses partenaires, et notamment :
Les données recueillies peuvent notamment être transmises :
a) Au sein de l’université de Bordeaux :
b) Hors de l’université de Bordeaux :
Dans le cadre de son exercice professionnel, tout agent ou salarié est tenu au respect des dispositions relatives aux données à caractère personnel ainsi qu’à une obligation de confidentialité.
Toute personne en responsabilité et notamment cadres, chefs de service, responsables de composantes, directeurs de laboratoires de recherche, etc., veillent à ce les agents publics et salariés placés sous leur responsabilité respectent les dispositions protectrices des Données à caractère personnel.
5.1 Données collectées
Sont recueillies par l’université de Bordeaux les données suivantes, s’agissant du personnel titulaire et contractuel :
Il est expressément précisé qu’aucun pointage des horaires de travail n’est collecté. Confirmé ?
5.2 Finalités
Les données sont collectées pour appliquer la réglementation relative au temps de travail. Cette collecte est fondée sur l'intérêt légitime de l'université de Bordeaux.
5.3 Destinataires
Les destinataires des données sont les services et membres du personnel chargés de la gestion administrative du temps de travail (Ressources humaines, valideurs…).
Elles peuvent être également conservées par la Direction des Archives universitaires une fois échue le terme de leur utilité courante.
5.4 Durée de conservation
Les données sont conservées pour une durée de cinq (5) ans à dix (10) ans selon les données concernées selon le Référentiel de conservation des données et documents d’activité (archives intermédiaires) de l’Université de Bordeaux.