Personnels de l'université

Mise à jour le : 07/09/2023

La collecte et le traitement des données des candidats et des personnels à l’université de Bordeaux sont fondés sur : l'exécution d'un contrat, l’exécution des missions de service public de l’enseignement supérieur et de la recherche, le respect d’obligations légales ou le consentement des personnes.

Données collectées

Sont recueillies par l’université de Bordeaux les données suivantes :

l’état civil, l’identité et le numéro NIR ;
les coordonnées personnelles ;
les identifiants ;
les données concernant la vie personnelles et la situation familiale ayant une incidence sur la gestion des ressources humaines ;
certaines données de santé (aux fins d’aménagement de postes de travail et de suivi de maladies professionnelles) ;
les informations concernant le cursus (scolarité, formation supérieure, formations et parcours professionnels, etc.) ;
les curriculum vitae ;
les coordonnées bancaires ;
les données de connexion (adresse IP) ;
les données pour la retenue à la source de l’impôt sur le revenu.

L’université de Bordeaux peut recueillir certaines données auprès de tiers, notamment les références fournies par d’anciens employeurs, les relevés de carrière. Il lui est possible également de recevoir des informations issues des casiers judiciaires dans les cadres prévus par la loi.

Il est expressément rappelé qu’une mise à jour régulière des données à caractère personnel est nécessaire pour une bonne gestion du personnel. L’université de Bordeaux peut solliciter un agent ou un salarié pour effectuer des mises à jour.

De même l’agent ou le salarié doit signaler au service concerné de l’université tout changement affectant sa situation. L’université ne peut en aucun cas être tenue responsable d’un dysfonctionnement ou retard occasionné par une absence de mise à jour imputable à l’agent ou au salarié.

Finalités, bases légales et durées de conservation

2.1 Recrutement

Les conditions de recueil des données à caractère personnels sont les suivantes :

Traitements	Finalités	Base	Durées de conservation
Réception et suivi des candidatures / correspondances liées à la candidature	Gestion administrative de la candidature	Base légale	Possibilité de conserver le CV pendant deux ans à compter de la fin de la campagne de recrutement
Convocations, entretiens de recrutement et suivi des entretiens	Evaluation de la candidature pour occuper le poste à pourvoir	Base légale

L’université de Bordeaux peut avoir recours au service de tiers, et notamment de cabinets de recrutement aux fins d’aide à la recherche et à la sélection de profils de candidats adaptés aux postes à pourvoir.

Il est rappelé que l’université de Bordeaux peut procéder à la vérification du casier judiciaire pour tout recrutement par concours ou par contrat.

2.2 Gestion des rémunérations

Les conditions de recueil des Données à caractère personnels sont les suivantes :

Traitements	Finalités	Base	Durées de conservation
Calcul et le paiement des rémunérations et accessoires (y compris traitement de frais professionnels)	Gestion de la paie	Base légale	Conservation d’un double des bulletins de paie pendant cinq ans (Code du travail, art. L. 3243-4)
Déclarations à l’administration fiscale, à la sécurité sociale, ainsi qu’aux organismes de retraite et de prévoyance	Etablissement des droits des agents et salariés
Traitement des cotisations versements relevant d’une retenue à la source	Gestion comptable

2.3 Gestion administrative

Les conditions de recueil des Données à caractère personnels sont les suivantes :

Traitements	Finalités	Base	Durées de conservation
Gestion des carrières, des congés	Gestion globale du dossier professionnel du personnel Evaluation professionnelle des membres du personnel et analyse des compétences professionnelles Gestion de la santé au travail Etablissement du bilan social Gestion de la communication interne Gestion de la mobilité	Obligation légale	Conservation des données pendant la période d’emploi Archivage possible pendant cinq ans à compter du départ de l’agent public ou du salarié
Gestion des accidents du travail et maladie professionnelle et suivi des visites médicales
Formation professionnelle : demandes et suivis de formations
Dotations individuelles en matériel et équipements
Etablissement et mise à jour des organigrammes nominatifs
Etablissement d’annuaires internes et tenue d’agendas professionnels
Gestion de la messagerie institutionnelle
Evaluation des agents
Gestion des élections des instances nationales, académiques ou de l’université
gestion de l'action sociale et culturelle
Gestion des absences			Conservation des éléments relatifs aux motifs des absences limitée au seul temps nécessaire à l’établissement des bulletins de paie
Réalisation d’enquêtes et de statistiques

2.4 Surveillance

Les conditions de recueil des Données à caractère personnels sont les suivantes :

Traitements

Finalités

Base

Durées de conservation

Badges d’accès

Voir article X

Intérêt légitime

Voir article X

Gestion du parc automobile de l’Université :

Réservation des véhicules

Géolocalisation

Contrôle de l’utilisation des véhicules pour les besoins du service

Conservation de l’historique des déplacements pendant deux mois

2.5 Vie universitaire

Des données sont recueillies pour fournir l’accès du personnel aux différents services proposés par l’Université de Bordeaux et ses partenaires, et notamment :

l’attribution d’une IDNUM permettant l’accès à l’ENT, au service de messagerie et autres services déployés par l’Université ;
la délivrance d’une carte multiservices permettant à l’étudiant d’accéder aux services mis en œuvre par l’Université de Bordeaux et ses partenaires ;
la disposition d’informations relatives à la vie universitaire et aux enseignements ;
la constitution de listes de diffusion destinées à faire circuler au mieux l’information au sein de la communauté universitaire, étant précisé que toute personne concernée peut s’abonner ou se désabonner directement desdites listes sur l’Intranet de l’université de Bordeaux.

Destinataires

Les données recueillies peuvent notamment être transmises :

a) Au sein de l’université de Bordeaux :

au service de gestion du personnel ;
au service comptable et financier ;
au service juridique ;
aux services généraux ;
aux composantes de l’Université ;
au service en charge des affaires institutionnelles, notamment pour l’organisation des élections ;
au service de santé au travail ;
au service en charge de la constitution et du suivi des dossiers de retraite ;
à la Direction des services d’information ;
aux contrôleurs de gestion et aux comités d’audits internes ;
aux institutions représentatives du personnel et aux organisations syndicales.
à la Direction des Archives universitaires une fois échue leur période d’utilité courante.

b) Hors de l’université de Bordeaux :

à l’URSSAF ;
aux organismes sociaux ;
au Centre régional des œuvres universitaires et sociales (CROUS) ;
à la Direction régionale des finances publiques ;
au Service des retraites de l'État ;
au Ministère de l'enseignement supérieur de la recherche et de l’innovation ;
à l’Inspection générale de l’éducation, de la jeunesse et du sport (IGSR) et au Haut Conseil de l'évaluation de la recherche et de l'enseignement supérieur (Hcéres) pour l’accomplissement de leurs missions ;
au service des retraites de l’Etat ;
aux sous-traitants, fournisseurs et prestataires de l’université de Bordeaux, et notamment ceux développant des services sur l'ENT ;
aux organismes de formation ;
aux organisations syndicales.

Exercice professionnel

Dans le cadre de son exercice professionnel, tout agent ou salarié est tenu au respect des dispositions relatives aux données à caractère personnel ainsi qu’à une obligation de confidentialité.

Toute personne en responsabilité et notamment cadres, chefs de service, responsables de composantes, directeurs de laboratoires de recherche, etc., veillent à ce les agents publics et salariés placés sous leur responsabilité respectent les dispositions protectrices des Données à caractère personnel.

Gestion du temps de travail

5.1 Données collectées

Sont recueillies par l’université de Bordeaux les données suivantes, s’agissant du personnel titulaire et contractuel :

les données d'identification des membres du personnel ;
les données relatives à l'affectation de chaque membre du personnel ;
les données relatives au temps de travail de chaque membre du personnel.

Il est expressément précisé qu’aucun pointage des horaires de travail n’est collecté. Confirmé ?

5.2 Finalités

Les données sont collectées pour appliquer la réglementation relative au temps de travail. Cette collecte est fondée sur l'intérêt légitime de l'université de Bordeaux.

5.3 Destinataires

Les destinataires des données sont les services et membres du personnel chargés de la gestion administrative du temps de travail (Ressources humaines, valideurs…).

Elles peuvent être également conservées par la Direction des Archives universitaires une fois échue le terme de leur utilité courante.

5.4 Durée de conservation

Les données sont conservées pour une durée de cinq (5) ans à dix (10) ans selon les données concernées selon le Référentiel de conservation des données et documents d’activité (archives intermédiaires) de l’Université de Bordeaux.