Référent Administratif et Financier F/H

Employeur

L’université de Bordeaux est une grande université dynamique, responsable, attentive au bien-être de ses personnels. La rejoindre, c’est travailler dans un cadre privilégié au sein d’une communauté professionnelle particulièrement diverse et ouverte, en bénéficiant de dispositifs d’accueil et d’inclusion, de formation et de mobilité interne. C’est participer à une aventure académique, scientifique et humaine. C’est s’engager à relever les défis du XXIe siècle.

Le Collège Sciences et Technologies assure le pilotage global de l’offre de formation dans le domaine des sciences et technologies, domaine qui couvre principalement les disciplines de la chimie, de l’informatique, de l’ingénierie, des mathématiques et leurs interactions, de la physique, des sciences de la terre, des sciences de l’environnement et des sciences de la vie. Il rassemble 8500 étudiants, 785 enseignants, 185 formations et 125 personnels administratifs, ingénieurs et techniciens au sein d’un campus dynamique.

Votre mission

Missions

En tant que référent(e) administratif(tive) et financier(ère) de l’UF SDI, vous assurez la gestion et le suivi des activités administratives de l’unité (dossiers, conventions, procédures et reporting). Vous veillez à la mise en place des budgets initial et rectificatif et assurez le suivi de l’exécution budgétaire. Vous contribuez au contrôle de gestion ainsi qu’à la production des documents administratifs et financiers nécessaires au pilotage de l’UF SDI.

Vous collectez et contrôlez les dossiers de recrutement des vacataires intervenant dans les formations de l’UF SDI. Enfin, vous encadrez les personnels BIATSS placés sous votre responsabilité directe et contribuez à l’amélioration de l’organisation administrative de l’UF, en lien avec la Direction du Collège.

Activités principales 

Management de l'équipe administrative de l'UF SDI

• Assurer toutes les missions liées au management d'équipe : gérer les congés / le télétravail, organiser les réunions, gérer les entretiens professionnels, accompagner les collègues

• Participer aux réunions du Collectif Managérial piloté par la DAFCI du Collège ST et la responsable des finances

• Réfléchir à une évolution de l'organisation administrative de l'UF SDI en lien avec les décisions et informations partagées en Collectif Managérial ou en Comité des directeurs

Activité administrative de gestion

• Assurer l'interface entre l’UF SDI et les services administratifs de niveau intermédiaire (Collèges, Départements, IUT).

• Assurer la programmation et le fonctionnement des comités, commissions et conseils de l’UF et en rédiger les comptes rendus.

• Faire appliquer les directives, circulaires et instructions, et suivre l’évolution de la réglementation et des techniques du domaine géré.

• Assurer la circulation de l'information au sein de l'UF SDI et contribuer à la cohérence de la communication externe de l'UF.

• Gérer en coordination avec les répartiteurs de l’UF SDI les services d'enseignement à l’aide de l'application SGSE.

• Collecter et contrôler les dossiers de recrutement de vacataires

• Être le relai des situation à traiter avec le Collège et pour les enseignants de l'UF

Activité financière

• Élaborer le budget de l’UF SDI et assurer le suivi de son exécution (budget 700k€)

• Assurer la planification, la collecte et la mise en forme de tous les documents concernant la gestion financière de l’UF SDI, en s’assurant en particulier du respect des procédures des marchés publics, de l’éligibilité des dépenses sur contrats Région, ANR, Idex

• Accompagner les collègues réalisant des actes de gestion financière

• Assurer la qualité et la régularité des actes financiers et comptables en s'appuyant sur le contrôle interne

• Fiabiliser l'inventaire de l'unité de formation

Vos atouts / Vos talents

Titulaire a minima du Baccalauréat, vous disposez d’une expérience dans la gestion administrative et financière, idéalement acquise au sein de la fonction publique ou d’un établissement public d’enseignement supérieur. Une expérience sur un poste similaire constitue un atout, de même qu’une expérience en encadrement d’équipe, qui est fortement recommandée.

Vous maîtrisez les principes de la gestion administrative, budgétaire et financière d’un établissement public et disposez de connaissances en matière juridique appliquée à votre domaine d’activité. La connaissance des outils de gestion financière et administrative tels que eVacataire, GFC-dépenses/recettes ou SGSE serait appréciée.

Vous faites preuve d’une grande polyvalence et êtes capable de gérer des missions variées avec autonomie, organisation et rigueur. Doté(e) d’un excellent sens relationnel, vous savez communiquer efficacement, travailler en équipe et interagir avec des interlocuteurs variés.

Le poste nécessite également des compétences en conduite du changement, notamment en matière de communication, de mobilisation des équipes et d’accompagnement lors d’évolutions organisationnelles.

Plus d'informations:

Basé à Talence - accès tram B (arrêt Peixotto) bus, vélo.

Poste susceptible d'être vacant et ouvert prioritairement aux agents titulaires catégorie B.

• Si recrutement d'un agent titulaire :

Rémunération : IFSE socle Catégorie B Classe Normale : 395 € bruts pour les titulaires de la Fonction Publique + Prime indemnitaire de fonction de 289 € brut mensuel.

• Si recrutement d'un agent contractuel :

CDD de 12 mois

Rémunération mensuelle brute entre 2 290 € et 2 640 € selon profil et expérience et selon grilles des agents contractuels Université de Bordeaux (primes contractuelle et de fonction incluses)

Ce que nous vous offrons

• Un parcours de formation adapté pour accompagner votre prise de poste et votre évolution professionnelle

• Jusqu’à 50 jours de congés annuels dès la première année (au prorata de la date d’arrivée)

• Télétravail possible selon l’organisation du service

• Participation à la protection sociale complémentaire et accès à des dispositifs d’action sociale

• 75 % de prise en charge de l’abonnement aux transports en commun en Gironde

• Forfait mobilités durables pour les trajets domicile–travail

• Offres de loisirs, sport et culture pour l’ensemble des personnels

Un environnement de travail attentif à votre développement professionnel et à votre équilibre de vie.