• Université

Quel numérique pour quels usages à l’université de Bordeaux ?

Mise à jour le :

Wifi, outils de travail, données, cybersécurité, télétravail, plateformes pédagogiques… Le numérique est essentiel au fonctionnement de l’université. Avec sa stratégie Numérique 2030, l’établissement se donne une boussole pour faire des choix dans un environnement où les usages et les risques évoluent vite. Karim Belabas, vice-président en charge du numérique, explique ce que cela implique concrètement pour les personnels et les étudiants.

Photo : @ Gautier Dufau
@ Gautier Dufau

Le numérique est partout. Dans les laboratoires, les salles de cours, les services administratifs, mais aussi à domicile, lorsque l’on télétravaille ou qu’on  consulte cours ou documents depuis son téléphone. Cette omniprésence complique la tâche de ceux qui doivent en assurer le fonctionnement : il faut à la fois garantir des infrastructures fiables, protéger les données, respecter les obligations réglementaires, accompagner les usages… sans chercher à tout contrôler. « Ce qu’il semble important de faire, avant tout, c’est sensibiliser, former ; donner des clés pour s’orienter dans ce monde-là, quoi utiliser, comment ; et ce faisant le construire », résume Karim Belabas. Pour le vice-président de l’université en charge du numérique, l’enjeu consiste à trouver les bons équilibres entre des objectifs qui sont tous légitimes : être à la fois ouvert et sécurisé, efficace et robuste, performant et sobre. C’est précisément le rôle de la stratégie Numérique 2030 : donner un cadre et du sens à ces nécessaires arbitrages. Le document, récemment finalisé, ne constitue pas une feuille de route détaillant tous les projets en cours ou à venir mais fixe plutôt des principes et des priorités pour guider les décisions dans un domaine devenu stratégique pour l’ensemble des missions de l’université.

Karim Belabas © Gautier Dufau
Karim Belabas © Gautier Dufau

Un numérique dont il faut prendre soin

Aujourd’hui, une grande partie des activités de l’université dépend de systèmes informatiques : documents administratifs, données de scolarité, outils pédagogiques, données et logiciels de recherche, échanges avec les étudiants et entre collègues… La cybersécurité ne consiste pas seulement à empêcher une attaque spectaculaire mais surtout à « garantir que tous ces usages numériques dont nous dépendons, tous ces outils mis en place, toutes ces données qu’on a confiées à des systèmes restent bien disponibles », détaille Karim Belabas. Il faut aussi pouvoir garantir que les données n’ont pas été altérées et protéger les informations personnelles ou sensibles. Cette dépendance impose de considérer le numérique comme une véritable infrastructure, au même titre qu’un bâtiment : il faut l’entretenir, le surveiller, le mettre à jour et prévoir ce qui se passe en cas de panne ou d’attaque.

Le principe vaut aussi pour les logiciels. « Il faut absolument prendre conscience que l’investissement dans un équipement numérique ne se résume pas à son achat ; une fois déployé, un outil doit être maintenu, sécurisé et parfois adapté. Ce coût de fonctionnement et de maintenance est trop souvent sous-estimé. » Par ailleurs, un nouvel outil numérique ne doit pas ajouter une nouvelle couche de complexité : un nouveau service peut améliorer l’expérience des utilisateurs, mais il augmente aussi le nombre de systèmes à maintenir, à sécuriser et à faire fonctionner ensemble. Pour la Direction des services d’information (DSI) de l’université, explique Karim Belabas, l'enjeu est donc, aussi, de savoir quand un nouvel outil doit en remplacer un autre.

L’université ne peut pas toujours fournir « le meilleur outil » 

C’est une frustration bien connue des utilisateurs : un service extérieur « gratuit » fourni par un « géant de la tech » semble parfois plus simple d’usage, plus rapide ou plus ergonomique que l’outil institutionnel. Pourquoi ne pas utiliser directement celui qui paraît le meilleur ? « Parce qu’un outil numérique ne fonctionne jamais complètement seul, rappelle Karim Belabas. Il doit pouvoir communiquer avec les autres systèmes, respecter les règles de sécurité et de protection des données, être maintenu dans le temps, sobre, et rester compatible avec l’environnement informatique de l’université. Pour rester en maîtrise, il faut aussi se poser la question de la réversibilité : que faire si l’outil disparaît ou devient dix fois plus cher ? Puis-je au moins récupérer mes données ?» C’est l’enjeu de l’interopérabilité, qui consiste à faire fonctionner ensemble des outils développés ou proposés par différents acteurs : services internes, autres universités, organismes de recherche, État,  fournisseurs privés… « C’est aussi l’intérêt majeur des logiciels libres : leur code source est disponible, je peux vérifier ce qu’ils font réellement et les adapter pour mes usages. Ce qui a bien sûr un coût. » Se posent, bien sûr, des questions de sécurité : l’ouverture de l’université rend cette question particulièrement sensible. « Notre université accueille des étudiants, des chercheurs et des personnels, elle travaille avec de nombreux partenaires et permet le travail à distance. Impossible, dans ces conditions, de construire un système totalement fermé », rappelle Karim Belabas. 

La cybersécurité repose sur un équilibre entre protection et facilité d’usage. « L’université prévoit notamment de mettre en place l’authentification à double facteur. Cette évolution est une exigence de l’État et apportera une protection supplémentaire en cas de vol d’identifiants, mais ajoutera une étape dans la connexion aux services numériques. » Car « les attaques sont quotidiennes », d’après le vice-président. Si le hameçonnage (« phishing ») via les mails est la menace la plus pénible pour les utilisateurs, en particulier ceux dont le compte se retrouve bloqué, d’autres tentatives visent en permanence les infrastructures, les outils numériques et les données de l’établissement. « La meilleure protection reste comportementale : ne pas cliquer sur un lien douteux, protéger ses identifiants, être attentif aux messages reçus, ne pas transmettre des données n’importe où. La sécurité numérique est une responsabilité partagée entre l’établissement, qui doit fournir des infrastructures et des outils maîtrisés et assurer des formations, et les utilisateurs, qui doivent adopter des pratiques adaptées. »

  • «L’IA a vraiment percuté nos pratiques d’enseignement»

    Premier vice-président de l’université de Bordeaux délégué à l’IA, Xavier Blanc explique comment l’établissement entend accompagner cette révolution sans perdre de vue ses enjeux scientifiques, pédagogiques, éthiques et environnementaux.

    Lire la suite

Faire moins de numérique, quand c’est possible

Cette responsabilité vaut aussi pour la sobriété numérique. Pour Karim Belabas, un numérique responsable ne consiste pas uniquement à chercher à rendre les outils existants plus efficaces. Il faut aussi se demander si leur utilisation est réellement nécessaire. « Le numérique n’est pas une fatalité. Là où il ne sert à rien, là où il s’avère néfaste, il ne faut pas y aller. » Une fois encore, le raisonnement vaut pour l’établissement comme pour chacun de ses membres. Les impacts du numérique sont souvent invisibles pour l’utilisateur : consommation d’énergie, stockage de données, maintenance et renouvellement des équipements, infrastructures nécessaires pour faire fonctionner les services… L’essor de l’intelligence artificielle rend cette question particulièrement aigüe, avec des usages dont le coût environnemental peut être difficile à percevoir. « L’objectif n’est pas pour autant de tout interdire. Il s’agit plutôt de donner aux utilisateurs les moyens de faire des choix éclairés et de proposer des services conçus eux-mêmes dans une logique de sobriété. »

La plupart du temps, le numérique simplifie considérablement la vie universitaire. Karim Belabas cite notamment Moodle, devenu en quelques années un point d’entrée commun pour l’environnement pédagogique numérique. « Avant la crise sanitaire du Covid, les outils pouvaient être développés de manière plus disparate selon les structures. Leur unification a facilité l’accès aux cours et aux ressources, l’inscription des étudiants, la remise des travaux ou encore l’organisation des enseignements. » Le nouvel intranet de l’université, désormais ouvert aux étudiants - il existait déjà pour les personnels - répond à une autre nécessité : disposer d’un canal institutionnel permettant à l’université de s’adresser directement à ses usagers. Pour le vice-président, cet outil est notamment stratégique en matière de sensibilisation ou de communication de crise. En cas de cyberattaque, par exemple, il peut constituer un canal de référence pour transmettre des informations fiables, à condition, bien sûr, que les services essentiels soient encore accessibles. Cette logique de « points d’entrée » plus lisibles et plus facile à sécuriser fait partie des orientations de Numérique 2030 : simplifier les parcours numériques essentiels plutôt que de multiplier les outils.

Une stratégie pour apprendre à arbitrer

La stratégie Numérique 2030 ne promet donc ni un outil parfait, ni une sécurité absolue, ni une transformation numérique totalement achevée. Il part d’un constat plus pragmatique : l’université dans son ensemble doit apprendre à arbitrer dans un environnement où les besoins, les technologies et les risques évoluent en permanence. « Nous devons faire progresser collectivement le niveau de fiabilité, de sécurité et de qualité des services, tout en conservant les possibilités d’expérimentation et d’innovation propres à une université. » Cela suppose de ne pas considérer le numérique comme une affaire réservée aux informaticiens. Derrière chaque outil, chaque donnée, chaque mot de passe ou chaque plateforme se trouvent des usages, des choix et des responsabilités partagées. La stratégie Numérique 2030 n’entend pas dire à chacun exactement ce qu’il doit faire, mais lui montrer, autant que possible, la direction d’un numérique ouvert, robuste, responsable et soutenable.

Stratégie Numérique 2030

Dernière mise à jour :

Télécharger

PDF - 895,73 KB

Le numérique se transforme, les conditions de travail aussi

Christine Couture, vice-présidente en charge des conditions et environnements de travail :

« Comme le dit Karim Belabas, derrière chaque outil, chaque donnée, chaque mot de passe ou chaque plateforme se trouvent des usages, des choix et des responsabilités partagées. Se trouvent également des usagers dont les conditions de travail doivent être prises en compte dans nos changements à l’échelle de l’établissement. Le cœur de ma mission est d’accompagner les transformations tout en veillant à être à l’écoute, à préserver les collectifs, à évaluer les impacts humains et anticiper les conséquences de tout grand changement. Les outils numériques professionnels sont présents dans toutes les composantes de l’université, ils font partie de notre quotidien de travail. La stratégie Numérique 2030, avec toutes les évolutions positives qu’elle apporte, offre un bel exemple de changement au bénéfice des communautés qu’il nous faut penser dans l’objectif de mettre en cohérence usages et usagers afin de faire aboutir les projets de la meilleure façon. »

  • Anne Chaput

    Rédactrice

    anne.chaput%40u-bordeaux.fr