Gestionnaire administratif et pédagogique F/H

Employeur

L’université de Bordeaux est une grande université dynamique, responsable, attentive au bien-être de ses personnels. La rejoindre, c’est travailler dans un cadre privilégié au sein d’une communauté professionnelle particulièrement diverse et ouverte, en bénéficiant de dispositifs d’accueil et d’inclusion, de formation et de mobilité interne. C’est participer à une aventure académique, scientifique et humaine. C’est s’engager à relever les défis du XXIe siècle.

L’Unité Régionale de Formation à l’Information Scientifique et Technique (URFIST) Bordeaux-Nouvelle Aquitaine a pour mission de développer dans l’enseignement supérieur en Nouvelle Aquitaine la maîtrise de l’information et de la communication scientifique et technique par les chercheurs et les professionnels de l’information.

L'Urfist se compose de 4 personnes : 2 co-responsables, 1 agent administratif et 1 personnel travaillant sur projet de recherche.

L’Urfist est rattachée à la direction de la documentation, au sein de l’Université de Bordeaux. Les locaux de l’Urfist Bordeaux-Nouvelle Aquitaine sont installés sur le Campus de Pessac.

Le poste est rattaché à la responsable administrative et financière (RAF) de la direction de la documentation.

Votre mission

Le poste comporte trois grandes missions : gestion et suivi administratif, assistance pédagogique et communication de l'URFIST Bordeaux Nouvelle Aquitaine.

 Activités principales :

1/ Gestion et suivi administratif :

* Suivi des budgets de fonctionnement (plus de 52 000€ annuel)

* Exécution budgétaire : réalisation de bons de commandes

* Réalisation et suivi des missions -déplacements des personnels de l'URFIST et des intervenants : réservations des titres de transports et de nuitées, réalisation des ordres de missions

* Organisation administrative et logistique du conseil de coopération : réservation salle, envoi des convocations, rédaction du compte-rendu

* Saisi et mise en forme de documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser

* Retranscription d'informations orales à l'écrit

2/ Assistance pédagogique :

* Gestion des stagiaires : envoi des convocations, des attestations de présence, etc.

* Gestion des intervenants : préparation des fiches Sygefor, accueil, récupération des listes de présence, etc.

* Gestion technique de la plateforme Sygefor : vocabulaires, bilans, participation au groupe de travail national

* Participation aux opérations de logistique des événements de l'Urfist : préparations des salles de formations ou des comités, affichages...

3/ Communication :

* Création de supports de communication : flyers et affiches de formations, etc.

* Mise à jour du site web de l'URFIST

* Communication sur les réseaux sociaux de l'Urfist

* Affichage et signalétique dans les locaux de l'Urfist

Vos atouts / Vos talents

Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac.

Vos connaissances

Vous maîtrisez :

• La gestion de l’environnement et des réseaux professionnels

• Les techniques d’élaboration de documents

• Les techniques d’accueil téléphonique et physique

• La culture internet

• Les techniques de communication

• Les qualités rédactionnelles

Vos compétences

Vous êtes en capacité de :

• Accueillir et prendre des messages

• Accueillir les publics concernés

• Enregistrer et classer les documents

• Rédiger des rapports ou tout autre document

• Rendre compte de votre activité

• Travailler en équipe

• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité

• Utiliser les outils bureautiques

Vos qualités

Vous faites preuve de :

• Esprit d’initiative et grande capacité d’adaptation

• Sens de l’organisation

• Réactivité
  

Plus d'informations:

Basé à Pessac - accès Tram B, bus, vélo.

Le poste est ouvert en priorité aux agents titulaires de catégorie C, puis aux agents contractuels.

• Si recrutement titulaire

IFSE Catégorie C Classe Normale: 287 € bruts mensuels

• Si recrutement contractuel :

CDD de 12 mois

Salaire mensuel brut : 1 925,24 €

Ce que nous vous offrons

• Un parcours de formation adapté pour accompagner votre prise de poste et votre évolution professionnelle

• Jusqu’à 50 jours de congés annuels dès la première année (au prorata de la date d’arrivée)

• Télétravail possible selon l’organisation du service

• Participation à la protection sociale complémentaire et accès à des dispositifs d’action sociale

• 75 % de prise en charge de l’abonnement aux transports en commun en Gironde

• Forfait mobilités durables pour les trajets domicile–travail

• Offres de loisirs, sport et culture pour l’ensemble des personnels

Un environnement de travail attentif à votre développement professionnel et à votre équilibre de vie.

Processus de recrutement : à l’issue de la période de publication de l’annonce, nous contacterons les candidats présélectionnés pour un entretien.

Conseil : votre lettre de motivation est lue avec attention et nous apporte des informations complémentaires essentielles à votre CV !