Adjoint en gestion Administrative/Scolarité F/H

Employeur

L’université de Bordeaux est une grande université dynamique, responsable, attentive au bien-être de ses personnels. La rejoindre, c’est travailler dans un cadre privilégié au sein d’une communauté professionnelle particulièrement diverse et ouverte, en bénéficiant de dispositifs d’accueil et d’inclusion, de formation et de mobilité interne. C’est participer à une aventure académique, scientifique et humaine. C’est s’engager à relever les défis du XXIe siècle.

Le Collège Sciences et Technologies assure le pilotage global de l’offre de formation dans le domaine des sciences et technologies, domaine qui couvre principalement les disciplines de la chimie, de l’informatique, de l’ingénierie, des mathématiques et leurs interactions, de la physique, des sciences de la terre, des sciences de l’environnement et des sciences de la vie. Il rassemble 8500 étudiants, 785 enseignants, 185 formations et 125 personnels administratifs, ingénieurs et techniciens au sein d’un campus dynamique.

Votre mission

Les admissions des étudiants

Vous gérez le traitement des dossiers de candidature de la campagne d’admission des étudiants français ou étrangers titulaires de diplômes français ou étrangers en cycle Licence au sein du Collège Sciences et Technologies.

Vous vérifiez les pièces administratives des dossiers de candidature déposés en ligne dans l'application eCandidat (Licence 2ème / 3ème année)

Les contraintes en termes de calendriers, de respect des délais et procédures sont importantes.

Les inscriptions administratives

Vous inscrivez les étudiants du Collège Sciences et Technologies.

Vous contrôlez les pièces justificatives numériques déposées sur le serveur par les étudiants, puis vous faites la saisie des coordonnées et du paiement.

Vous éditez les cartes étudiantes et certificats de scolarité.

Vous procédez à des actes de gestion sur les inscriptions administratives :

- Modifications : changement de parcours, adresses, statuts, etc.
- Transfert des dossiers universitaires des étudiants.
- Gestion des demandes de remboursement des étudiants boursiers, apprentis, etc.

Les examens

Participation aux émargements à l'entrée des salles d'examens et remise des sujets aux enseignants

Activités principales 

• Via l’application eCandidat : Traitement des dossiers de candidature des parcours Licence 2ème et 3ème année (vérification des pièces justificatives / transmission aux commissions pédagogiques / Notification aux étudiants des avis rendus par les enseignants dans les délais impartis selon la réglementation en vigueur

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)

• Édition de cartes Aquipass

• Fiabilisation des données saisies dans Apogée : vérification des dossiers d’inscription administrative (Pièce justificatives à valider) ; Corrections des saisies à l'aide de tableaux de bord Business Object

• Traitement des mails et réponses adaptées dans les boîtes fonctionnelles (Admissions/Inscriptions)

Vos atouts / Vos talents

Titulaire d’un baccalauréat, le poste d’adjoint administratif en scolarité requiert une bonne connaissance de l’environnement numérique, des réseaux professionnels ainsi que du fonctionnement des administrations publiques et des procédures propres au domaine d’intervention.

Il implique des compétences opérationnelles telles que la communication, la capacité à rendre compte, l’organisation de son activité dans un cadre et un calendrier définis, ainsi que le travail en équipe.

Une aisance avec les outils bureautiques et les logiciels métiers est attendue, de même qu’une maîtrise des techniques d’accueil physique et téléphonique.

Enfin, ce poste nécessite des qualités comportementales telles que le sens de l’organisation, le relationnel, la rigueur et la réactivité. Une première expérience dans le domaine de la scolarité peut être appréciée, toutefois le poste est ouvert aux profils débutants.

Vous vous reconnaissez ? Alors postulez !

Plus d'informations :

CDD de 5 mois idéalement à pourvoir à compter du 4/05/2026 au 31/08/2026

Poste basé à Talence - 351, cours de la Libération - Tram B, arrêt "Peixotto", bus, vélo, parking

Rémunération brute mensuelle fixe : 1 925 €

Ce que nous vous offrons

• Un parcours de formation adapté pour accompagner votre prise de poste et votre évolution professionnelle

• Jusqu’à 50 jours de congés annuels dès la première année (au prorata de la date d’arrivée)

• Télétravail possible selon l’organisation du service

• Participation à la protection sociale complémentaire et accès à des dispositifs d’action sociale

• 75 % de prise en charge de l’abonnement aux transports en commun en Gironde

• Forfait mobilités durables pour les trajets domicile–travail

• Offres de loisirs, sport et culture pour l’ensemble des personnels

Un environnement de travail attentif à votre développement professionnel et à votre équilibre de vie.

Processus de recrutement : à l’issue de la période de publication de l’annonce, nous contacterons les candidats présélectionnés pour un entretien organisé avec le(s) manager(s) et le/la chargé(e) de recrutement.

Conseil : votre lettre de motivation est lue avec attention et nous apporte des informations complémentaires essentielles à votre CV !