Assistant de direction F/H

Employeur

L’université de Bordeaux est une grande université dynamique, responsable, attentive au bien-être de ses personnels. La rejoindre, c’est travailler dans un cadre privilégié au sein d’une communauté professionnelle particulièrement diverse et ouverte, en bénéficiant de dispositifs d’accueil et d’inclusion, de formation et de mobilité interne. C’est participer à une aventure académique, scientifique et humaine. C’est s’engager à relever les défis du XXIe siècle.

L’Institut national supérieur du professorat et de l’éducation, INSPÉ de l’académie de Bordeaux forme les étudiants se destinant aux métiers du professorat (de l’école primaire au lycée) et de l’éducation et propose une offre de formation initiale et continue orientée vers les métiers de l’ingénierie de la formation et de l’éducation (formation de formateurs à l’international, pilotage de projets éducatifs, éducation aux objectifs du développement durable, innovation et didactique, métier de formateur, médiation des savoirs…).
L’Institut participe également à la formation tout au long de la vie des personnels d’enseignement et d’éducation de l’académie de Bordeaux.

Votre mission

Contexte et spécificités du poste

Rattaché au groupe support de la Direction de l’Institut, le poste d’assistant.e de direction a pour objet le soutien administratif et technique de l’équipe de direction (Directeur.rice, Directeurs.trices adjoints(e)s, Directeur.trice administratif.ve et financier.e).

Placé sous autorité conjointe de la/du Directeur.trice de l'Institut et du Directeur.trice administratif.ve et financier.e de l’institut, le poste est associé et en interaction permanente avec le poste de chargé.e de la vie institutionnelle et partenariale avec lequel sont partagées les missions d’appui généraliste à la gouvernance de la composante multi-sites et pluri-partenariale qu’est l’INSPÉ (sites départementaux, Services académiques, Université de Bordeaux, université Bordeaux-Montaigne, Université de Pau et des pays de l’Adour).

Les missions du poste s’exercent en collaboration étroite avec l’équipe de Direction et en particulier sa/son Directeur.trice, mais aussi l’ensemble des services supports et sites départementaux de l’institut et nécessite une connaissance fine de la structure et un fort engagement au service de l’ensemble de la communauté en vue d’assurer une circulation fluide des informations et de la mise en relation des différents acteurs, enseignants ou non enseignants.

Fortes contraintes de présence exigée, pas d’encadrement ni responsabilités financières mais une participation active aux processus de décision de l’équipe de Direction et au déploiement interne des procédures et du projet d’établissement.

Missions

Dans le cadre de la consolidation des services supports de l’équipe de direction, les missions sont partagées entre les postes d’assistant.e de Direction et de chargé.e de la vie institutionnelle dans le but d’assurer une pleine continuité de service sur l’ensemble desdites missions.

Les activités décrites ci-dessous font l’objet de la répartition suivante : d’une part les activités principales affectées prioritairement au poste d’assistant.e de direction, d’autre part, les activité secondaires visant à répartir la charge globale de suivi des activités conjointes avec le poste de chargé.e de la vie institutionnelle.

Assistante généraliste du Directeur et de l’équipe de Direction :

• Vous gérez l'agenda de la/ Directeur.trice avec une vision d'ensemble programmatique, en sachant prioriser, anticiper et contrôler les échéances;

• Vous assurez l'interface entre l'équipe de Direction, la/le Directeur.trice et l’ensemble des partenaires quotidiens de l’Institut, assurer l’accueil physique et téléphonique, l’organisation de réunions, la rédaction de courriers et de messages électroniques, le partage et cogestion des agendas communs de l'équipe de Direction ;

• Vous répondez aux demandes d’informations émanant des autres services et des partenaires extérieurs et retranscrivez avec fiabilité des informations orales à l’écrit.

Organisation et gestion de réunions régulières d’instances et objets de gouvernance partenariale

Vous organisez et assurez le suivi :

-des activités du conseil d'Institut (6 par an et séances exceptionnelles) et de ses sous-commissions statutaires (Conseil d’orientation scientifique et pédagogique) ;

-de l'ensemble des réunions périodiques de l'équipe de direction étendue (équipe de direction, restreinte et élargie, séminaires RUF (responsables d’unité de formation) / RPS (responsables pédagogique de site) et comité de direction, rédaction et transmission des comptes rendus ;

-participer à l'élaboration de dossiers institutionnels tels que dossier d'accréditation, les statuts, l’offre de formation (relecture et mise en forme des dossiers).

Assistance généraliste conjointe de la gouvernance de l’Institut (activités secondaires contribuant à la continuité de service)

• Vous contribuez à la construction et alimentez des outils partagés de suivi des activités ;

• Vous apportez une aide rédactionnelle et de suivi d’opérations à l’ensemble de l’équipe de Direction dans le cadre des travaux préparatoires aux prises de décision collectives (délibérations, procédures et règles de gestion, communication institutionnelle, interface présidence/services supports – gouvernance INSPE etc.) ;

• Vous apportez un appui à l’organisation d’évènements relevant de la vie de l’Institut.

Vos atouts / Vos talents

Titulaire du baccalauréat ou d'une équivalence, vous possédez une expérience avérée et réussie sur un poste similaire

Vous maîtrisez les techniques d’accueil et de gestion administrative, ainsi que la rédaction et la mise en forme de documents. À l’aise dans un environnement institutionnel, vous comprenez le fonctionnement des administrations publiques, leurs procédures et leurs réseaux, et connaissez l’organisation et les activités de l’établissement.

Organisé et fiable, vous savez gérer des priorités multiples, traiter et hiérarchiser l’information, rendre compte avec précision et garantir la confidentialité des données. Doté d’un bon esprit d’analyse et de synthèse, vous communiquez avec clarté et pédagogie.

Vous disposez d’une excellente maîtrise des outils bureautiques et informatiques et faites preuve d’un réel intérêt pour le développement d’outils de gestion innovants, notamment intégrant des solutions d’intelligence artificielle.

En somme, vous faites preuve de :

• Rigueur : Vous accordez une attention méticuleuse aux détails et veillez à garantir l'exactitude dans chaque tâche.

• Bon sens relationnel : Vous communiquez efficacement avec vos collègues, favorisant ainsi un environnement collaboratif.

• Esprit d'équipe : Vous collaborez harmonieusement au sein d'une équipe dynamique et diversifiée.

• Flexibilité : Vous êtes prêt à vous adapter aux changements et à réagir aux nouvelles priorités.

• Proactivité : Vous savez anticiper les besoins et proposer des solutions innovantes.

Vous vous reconnaissez ? Alors postulez !

Plus d'informations :

Le poste est ouvert en priorité aux agents titulaires de catégorie B, puis aux agents contractuels.

Poste basé à l'INSPE de Mérignac - 160, avenue de Verdun

• Si recrutement titulaire

Poste à pourvoir idéalement à compter du 1er avril 2026

Indemnitaire socle + IFSE TECH CN de 395 € bruts

• Si recrutement contractuel

CDD à pourvoir idéalement à partir du 1/04/2026 au 31/08/2027

Rémunération brute mensuelle : à partir de 2 000 € à 2 357 € selon votre profil et votre expérience

Avantages liés au poste :

• 50 jours de congés annuels dès la première année

• Télétravail possible selon nécessités et organisation du service

• Prise en charge à 75% de l’abonnement aux transports en commun de Gironde

• Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois

• Restauration subventionnée

• Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels 

• Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail

• Parcours d’accueil et formations

Processus de recrutement : après la période de publication de l’annonce, nous prendrons contact avec les candidats retenus pour un entretien organisé avec le(s) manager(s) et le chargé de recrutement.

Conseil : votre lettre de motivation est lue et nous apporte des éléments complémentaires à votre CV !