Adjoint Technique en CDD, Chargé de gestion des déménagements et du suivi administratif du parc de copieurs F/H, BAP G

Informations

Corps
Adjoint Technique en CDD
Profil / Intitulé du poste
Chargé de gestion des déménagements et du suivi administratif du parc de copieurs F/H
Branche d'activité ou discipline
BAP G
Catégorie
C
Lieu de travail
Talence
Type d'emploi
BIATSS-ITRF.
Contractuel
Structure
Pôle Patrimoine, immobilier, logistique, prévention, sécurité.
Detail de l'affectation:
Direction des Services aux Occupants / Service Central de Proximité
Date d'ouverture et de fermeture du registre
Du 17/06/21 au 16/07/21
Date de prise de fonction
01/09/21
Durée
24 mois
Quotité de travail
100 %

Description de l'offre

L’université de Bordeaux représente l’une des plus grande universités françaises et rassemble une communauté de 60 000 personnes dont 56 000 étudiants.

L’université de Bordeaux (UB) a actualisé en 2018 sa stratégie immobilière à long terme, visant à faire de son patrimoine immobilier un des axes et leviers majeurs de son développement. Dans ce cadre, l’université a souhaité saisir l'opportunité de la démarche de « dévolution du patrimoine » lancée par l'Etat en 2017, permettant aux universités de devenir propriétaires des fonciers et bâtis qui leurs sont affectés. L’établissement, devenu propriétaire de son patrimoine en juillet 2019, a ainsi engagé une évolution forte de son organisation immobilière avec en particulier l’ambition d’étendre la dynamique de rénovation à l’ensemble du parc immobilier de l’UBx, et d’accompagner cette ambition par une politique de services rénovés aux différents usagers. Cette politique de services a pour enjeux de développer une nouvelle relation avec l’occupant permettant notamment une relation unique et simplifié envers les différentes structures de l’établissement (recherches, pédagogiques et administratives)

Ces évolutions ont donc amené l’université à créer une direction des services aux occupants (DSO), représentée par son Directeur , son Directeur adjoint, un service affectation coordination, et sur les sites par les Chefs des services généraux de Proximité, et par les services métiers en vie de campus (imprimerie, congrès, Service audiovisuel). L’adjoint est donc rattaché hiérarchiquement au chef des services généraux de proximité.

Cette DSO a notamment comme objectifs prioritaires :

  •      Gérer toute la relation clientèle  (« front office ») avec les structures occupantes et les usagers occupants des bâtiments en lien avec les services dédiés
  •      Garantir la qualité des services proposés et la continuité de service,
  •      S’assurer de la satisfaction des usagers et des occupants, en lien avec son offre de service
  •      Respecter le principe de subsidiarité (Site = lieu de dialogue et de solution)

Le chargé de gestion est affecté au sein d’une équipe de chargés de gestion, conduite par le Directeur adjoint des Service aux Occupants et qui constitue le Service Central de Proximité. Cette entité a pour mission d’étudier, animer et de coordonner les thématiques transverses aux différents services généraux de proximité de site.

A titre d’illustration, l’activité 2018 a consisté à instruire et suivre 29 opérations, sur l’ensemble des sites de l’université de Bordeaux, pour un montant de 65 000 euros TTC.  L’activité de 2019 a consisté à instruire et suivre , sur le même périmètre, 18 opérations pour un montant de 56 000 euros TTC.

Descriptif des missions:

MISSIONS DU POSTE

Dans le cadre de la stratégie de services défini par le Pôle et l‘établissement, les services généraux de proximité ont pour objet de mettre en œuvre sur chaque site une offre de service la plus étendue possible.

Sous l’autorité  du Directeur adjoint des Services aux Occupants, Chef du Service Central de , le chargé de gestion assure les missions suivantes :

        I) Opérations de déménagement et de transfert de matériel

Parmi les missions qui sont confiées à la Direction des Services aux Occupants, les opérations de transfert de mobilier ou de matériel prennent une place de plus en plus prépondérante. Ces opérations concernent des relocalisations de services ou déménagements de structures. Cela concerne également, des transferts temporaires nécessités par des opérations de travaux. Ces dernières opérations s'inscrivant dans des délais beaucoup plus restreints. Ci-dessous les détails des activités:

             *  Expertise et coordination des opérations de déménagement prises en charge par la Direction des Services aux Occupants

Il assiste les chefs de services généraux de proximité de site  pour organiser les opérations de relocalisations/ déménagements que la Direction Logistique prend en charge. A ce titre, il apporte l’expertise dans le domaine du déménagement en prenant en compte l’ensemble des problématiques afférentes (besoin de barrièrage, de fléchage, de bennes le cas échéant, problèmes d’accès, de voirie …). Son approche technique polyvalente et son pragmatisme  permettent à l’agent d’anticiper les différents démontages qui seront nécessaires et les aléas techniques prévisibles (notamment raccordement aux différents fluides, poids importants nécessitant des équipements ou des organisations spécifiques,…).

Sa connaissance de l’Université et des différents acteurs lui permettront de cibler sa communication pour une plus grande efficience des opérations. Il est le garant d'une expression fiable du besoin auprès du titulaire du marché déménagement,  pour lequel il est le correspondant privilégié.

Pour chacune des opérations, il coordonne également la partie administrative (réception et contrôle du devis, établissement du bon de commande par le site prévu, vérification du service fait et levée des réserves éventuelles) et renseigne et actualise  un fonds documentaire en vue de statistiques et de reporting.

A l'occasion de  chaque opération de relocalisation importante, il collabore avec le directeur adjoint afin que celui-ci établisse une communication interne exhaustive (planning notamment) aux différentes structures concernées.

           *  Conduite des opérations de déménagement non prises en charge financièrement par la Direction des Services aux Occupants

Sur toute demande de déménagement des structures hébergées par l’universit, y compris sur l’ensemble des sites excentrés de l’Université, le chargé de gestion apporte son expertise. Les structures concernées par ces opérations sont essentiellement des laboratoires. Le matériel concerné peut donc être spécifique, lourd et/ou coûteux.  La mise en œuvre de ces opérations est donc plus exigeante et demande une attention particulière. L'agent est alors l'unique interlocuteur de la Direction des Services aux Occupants et agit pour la structure concernée agissant en véritable coordinateur de l'opération.

Pour ces prestations, un sens aigu de la prévention des différents risques et une connaissance immobilière est indispensable, dans le but de prendre en compte l’ensemble des éléments déterminants de ces opérations.

       II)  Gestion administrative du parc de copieurs de proximité

Le chargé de gestion a pour mission la centralisation et la gestion administrative du parc de photocopieurs de l’Université. A ce titre, il est le correspondant privilégié de l'UGAP, et du prestataire de service.

Pour les copieurs des services centraux,  il assiste, le cas échéant,  le chef des services généraux de proximité de site dans l'expression de besoin technique et dans la procédure de commande (vérification de l’état préparatoire au devis et du devis, établissement du bon de commande).

Pour les besoins de copieurs exprimés par les autres structures (hors services centraux), il apporte son expertise dans le choix de la configuration la plus adaptée au besoin. Il met en relation le référent de la structure avec le correspondant de l'UGAP pour finaliser l'opération.

Régulièrement, il vérifie avec l'UGAP l'évolution des configurations prévues dans le marché.

Il vérifie précisément les coordonnées des référents des services utilisateurs des équipements et leur emplacement précis.

Il établit des tableaux de bord permettant de recenser l'ensemble des configurations retenues et les coûts afférents.

III)  Participation à la coordination administrative des logements de fonction de l'Université

Il assistera l ‘assistante de direction de la DSO  qui coordonne et assure la centralisation administrative de  l'ensemble du processus afférant à ce domaine (concessions, recensement d'astreinte, logements, taxes diverses,...).

Il effectue les opérations d'état des lieux à l'entrée et à la sortie et vérifie que la date de disponibilité du logement est  compatible  avec le planning de travaux éventuels.

En lien avec l’assistante de direction de la DSO, il vérifie, auprès des concessionnaires,  les différents éléments nécessaires au paiement des fluides et taxes, en lien avec les services de l'Université ou des impôts.

Activités associées :

En collaboration avec le directeur adjoint des Services aux Occupants,  l'agent participe activement à la rédaction du cahier des charges, à l'étude des appels d'offres entrants, et à l’ensemble des étapes « marché » dans son domaine d'activité (déménagements, copieurs, notamment). Il est le référent de l'Université pour les dits marchés.

Il assure toute assistance administrative et logistique auprès du Directeur adjoint des Services aux Occupants dans la coordination des services généraux de proximité.

Compétences attendues:

Savoirs :

  • Bonnes connaissances des différentes méthodologies de la logistique
  • Bonnes connaissances en matière d'hygiène et de sécurité
  • Maitrise des outils bureautiques,  notamment Excel, et des logiciels associés à son activité (messagerie, espaces de stockage …)
  • Capacité rédactionnelle et de communication (notamment par courriels)
  • Connaissances générales en matière budgétaire
  • Connaissances générales des marchés publics

Savoir-faire :

  • Expérience du travail en équipe ( maitrise)
  • Respect des  délais impartis ( maitrise)
  • Respect des consignes de travail et de sécurité ( maitrise)
  • Optimisation financière des opérations (application)
  • Gestion de la confidentialité des informations et des données( maitrise)
  • Autonomie et capacité d’initiatives ( maitrise)
  • Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité ( maitrise)
  • Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité  ( maitrise)
  • Communiquer, faire preuve de pédagogie et d’écoute  ( maitrise)
  • Savoir rendre compte (maîtrise)
  • Participer à la sécurité des personnes et des locaux (application)

Savoir-être :

  • Sens de l'organisation et de l’anticipation
  • Très fortes qualités relationnelles et de présentation
  • Capacité de synthèse en tenant compte des contraintes et des échéances
  • Ponctualité
  • Capacité d’adaptation et appétence au changement
  • Rigueur et sens de l’organisation
  • Réactivité  et disponibilité

Modalités de candidature

CV et lettre de motivation à envoyer jusqu'au 16 juillet 2021 à :

recrutement@u-bordeaux.fr

ou directement via le bouton "postuler"

Rémunération

A partir de 1841,61 € bruts mensuel et selon profil et expérience.

Mots clés :

Mise à jour le 17/06/2021