Étudiantes et étudiants

1.1 Données collectées

Sont recueillies par l’université les données suivantes :

• l’état civil, l’identité et le numéro NIR ;
• les coordonnées personnelles (adresse, adresse mail personnelles, numéros de téléphone personnel) ;
• les informations sur le parcours scolaire ou universitaire antérieur (y compris les bulletins scolaires et les relevés de notes des années de formation universitaire) ;
• les informations concernant les parcours professionnels ;
• les curriculum vitae ;
• les lettres de motivation ;
• tout document utile lors d’une candidature : attestation de stage ou autres, lettre de recommandation, etc. ;
• les données de connexion (adresse IP)

L’université de Bordeaux a mis en place une procédure spécifique de candidature par voie informatique, à l’exception des candidatures en première année qui nécessitent l’utilisation de la plateforme Parcoursup, décrite à l’article 2.

1.2 Finalités

Les données sont recueillies pour traiter les demandes d’inscription des candidats aux différentes formations proposées par l’université de Bordeaux. Elles comprennent notamment :

• l’établissement d’un dossier de candidature par voie numérique (e-candidature) ;
• les opérations d’instruction du dossier et de la sélection des candidats ;
• la gestion des éventuels entretiens de sélection ;
• toute correspondance nécessaire à des précisions sur la situation du candidat et sur son dossier ;
• la notification des décisions ;
• l’indication des procédures à suivre pour les candidats retenus avec le calendrier des inscriptions à respecter.

Les données peuvent également faire l'objet de traitements statistiques, d’études ou d’enquêtes aux fins d’amélioration de l’offre de formation.

1.3 Destinataires

Les Données recueillies peuvent notamment être transmises :

• aux services en charge de la gestion des candidatures et des inscriptions (scolarités) ;
• aux secrétariats des formations pour lesquelles l’inscription a été demandée ;
• aux responsables des formations concernées et/ou aux enseignants chercheurs chargés de l’examen des dossiers de candidatures ;
• aux instances compétentes au sein de l’Université en cas de contestation ou de recours contre une décision de refus d’admission
• au service chargé de l’établissement des statistiques liées à l’offre de formation de l’Université.
• à la Direction des Archives universitaires une fois échue leur période d’utilité courante.

1.4 Durée de conservation

Les données liées aux personnes dont les candidatures sont rejetées sont supprimées après mise en œuvre de la procédure légale obligatoire d’élimination d’archives publique au terme de la durée d’utilité administrative fixée par la réglementation à 1 année pleine partant de la fin de l’année universitaire concernée. Cette période de conservation de 1 année incompressible couvre l’ensemble des voies de recours à disposition des candidats concernés. La survenance d’un contentieux en l’espèce fige la durée de conservation. Celle-ci reprend son cours à partir de la décision fermant la procédure contentieuse.
Des synthèses de ces données, anonymisées peuvent être réalisées et exploitées à des fins de statistiques et de pilotage au-delà de la durée de conservation précitée. 

Les Données liées aux personnes dont les candidatures sont retenues sont conservées par les services de la scolarité aux fins d’inscription de celles-ci comme étudiants, selon les modalités prévues sous l’onglet « Etudiants inscrits ». Les CV de ces candidats peuvent être conservés pas le responsable de la formation concernée.

Au cas où un candidat retenu se désisterait, les Données le concernant sont traitées selon les mêmes modalités que les données des candidats non retenus (ci-dessus dans le même paragraphe).

2.1 Données collectées

Les Données collectées sont énumérées dans l’annexe de l’arrêté du 31 décembre 2020 portant création d'un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « Parcoursup ».

2.2 Finalités

Les données sont recueillies aux fins de traitement des vœux des candidats dans le cadre de la gestion de la procédure nationale de préinscription dans une formation du premier cycle de l'enseignement supérieur. 

Elles ont également pour finalité l'accompagnement et l'orientation des candidats, à toutes les étapes de la procédure, pour les informer, les conseiller et, le cas échéant, leur proposer des solutions lorsqu'ils n'ont reçu aucune proposition d'admission ou pour leur permettre de bénéficier de formations ou services adaptés aux besoins qu'ils ont fait connaître.

2.3 Destinataires

Les destinataires des données sont énumérés par l’article 3 de l’arrêté visé à l’article 2.1 des présentes.

2.4 Durée de conservation

Les données relatives aux candidatures sont conservées en base active pendant une durée de deux ans puis versées en base d'archives intermédiaires pour une durée de quatre ans supplémentaires à des fins de pilotage, sauf dans l'hypothèse où un recours administratif ou contentieux serait formé, nécessitant leur conservation jusqu'à l'issue de la procédure juridictionnelle.

Les données relatives à la traçabilité des accès de chaque campagne de candidatures sont conservées pendant un an.

Selon les dispositions des articles L. 612-6, R. 612-36-3 et D. 612-36-3-1 du Code de l’éducation, les candidatures aux diplômes nationaux de Masters passent par une plateforme nationale, monmaster.gouv.fr, interface unique mise en place par le Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche, permettant le dépôt des candidatures aux parcours proposés par les établissements d'enseignement supérieur français accrédités.

Il convient de se référer à l'arrêté du 16 juin 2017 autorisant la mise en œuvre d'un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « Trouver mon master » (JORF n° 0142 du 18 juin 2017), modifié par l’arrêté du 2 juin 2023 (JORF n° 0151 du 1 juillet 2023) pour connaître les modalités de récollection des données à caractère personnel dans le cadre de l’utilisation de la plateforme « Trouver mon master ».

1.1 Données collectées

Le traitement de données visé par le présent onglet est obligatoire et il n’est pas possible de s’y opposer, sauf à renoncer à une inscription auprès de l’université de Bordeaux. L’université respecte le principe de minimisation des données recueillies.

a) Fourniture des données

Sont recueillies par l’université les données suivantes :

• l’état civil et l’identité ;
• le numéro INE ;
• les coordonnées personnelles ;
• l’adresse mail personnelle ;
• le numéro de téléphone personnel ;
• les coordonnées des parents ;
• la photo de l’étudiant ;
• la nationalité ;
• le parcours scolaire ou universitaire antérieur ;
• les notes et diplômes obtenus ;
• la discipline dans laquelle l’inscription intervient.

Il est précisé que l’étudiant peut fournir des éléments concernant sa situation sociale (familiale, liée au logement) et financière (étudiants salariés ou boursiers). Il peut également fournir des éléments concernant une situation de handicap ou la pratique d’un sport (et recourir au service PHASE : se rapporter à l’onglet concernant ce service).

Il est précisé que certaines de ces données peuvent provenir directement du dossier de candidature, si cette dernière est acceptée.

Les étudiants des formations préparant aux professions de santé médicales, paramédicales et en psychologie doivent présenter un schéma vaccinal complet contre le COVID-19, sauf contre-indication médicale reconnue et attestée par un certificat médical (loi 2021-1040 du 5 août 2021 relative à la gestion de la crise sanitaire).

b) Mise à jours des données fournies

Afin de permettre une mise à jour régulière des données collectées, l’université de Bordeaux pourra solliciter l’étudiant inscrit qui aura pour obligation de satisfaire à la demande. L’université de Bordeaux met à jour ses bases de données au début de chaque année universitaire.

L’étudiant dispose pour sa part d’un droit à la rectification des données le concernant.

Il est précisé que seules des modifications substantielles seront prises en compte, à l’exclusion des modifications « de confort », et notamment celles relatives à l’état civil, l’identité, les coordonnées, la situation familiale de l’étudiant ; s’y ajoutent les Données de santé pour autant qu’elles ont une incidence sur l’organisation de la scolarité de l’étudiant, selon des modalités visées sous l’onglet « Service Phase ».

1.2 Finalités

Les données sont recueillies pour permettre l’organisation des études et fournir aux étudiants inscrits l’accès aux différents services proposés par l’Université de Bordeaux et ses partenaires, et notamment :

• l’établissement et la conservation du dossier étudiant ;
• l’établissement d’outils de gestion quotidienne des enseignements et notamment : trombinoscopes, feuilles de présence, fiches de suivis d’étudiants ou de groupes d’étudiants pour chargés de travaux dirigés, tuteurs, etc., et ce sous toutes les formes et supports choisis ;
• les documents nécessaires à l’organisation et au suivi des études et notamment : convocations, portfolios ou documents attestant l’acquisition des compétences en cours de formation, etc. ;
• l’établissement et la publication des procès-verbaux de délibération et des résultats ;
• la délivrance des diplômes, certificats, attestations, etc. ;
• les traitements statistiques, d’études ou d’enquêtes aux fins d’amélioration de l’offre de formation ;
• les propositions d’offres d’emploi ou débouchés professionnels en rapport avec les parcours des étudiants ;
• la mise en place d’un réseau d’anciens étudiants (ALUMNI) ;
• la délivrance d’une carte multiservices permettant à l’étudiant d’accéder aux services mis en œuvre par l’Université de Bordeaux et ses partenaires ;
• l’attribution d’une IDNUM permettant l’accès à l’ENT, au service de messagerie et autres services déployés par l’Université ;
• la création d’un compte utilisateur afin d’accéder à la plateforme pédagogique disponible sur l’ENT et/ou l’intranet de l’Université de Bordeaux ;
• l’accès à des contenus pédagogiques et à de la documentation en ligne ;
• la disposition d’informations relatives à la vie universitaire et aux enseignements ;
• la constitution de listes de diffusion destinées à faire circuler au mieux l’information au sein de la communauté universitaire, étant précisé que toute personne concernée peut s’abonner ou se désabonner directement desdites listes sur l’Intranet de l’université de Bordeaux.

L’ensemble des traitements de données à caractère personnels visés ci-dessus s’inscrit dans l’accomplissement de la mission de service public de l’Université de Bordeaux.

1.3 Destinataires

Les Données recueillies peuvent notamment être transmises :

a) Au sein de l'université de Bordeaux

• aux services en charge des inscriptions (scolarités) ;
• aux secrétariats des formations dans lesquelles les étudiants sont inscrits ;
• aux responsables des formations dans lesquelles les étudiants sont inscrits ;
• aux enseignants, titulaires ou vacataires, des formations dans lesquelles les étudiants sont inscrits ;
• aux services en charge de la gestion des bibliothèques de l’Université ;
• aux instances délibératives attachées aux formations dans lesquelles les étudiants sont inscrits (jurys) ;
• aux conseils de perfectionnement attachés aux formations dans lesquelles les étudiants sont inscrits ;
• aux instances de la gouvernance de l’Université dont dépend la formation dans laquelle l’étudiant est inscrit (Collèges, Facultés, Conseils d’Ecoles doctorales, etc.) ;
• aux Conseils centraux de l’université ;
• à la Direction des systèmes d’information pour la gestion de l’identité numérique ;
• à tout service de l’université, en tant que de besoin : service technique, comptabilité, contrôle de gestion, etc. ;
• au service en charge de la réalisation de traitements statistiques, d’enquêtes et suivis des études ;
• au service de médecine préventive ;
• au service en charge de l’organisation des élections.
• •    à la Direction des Archives universitaires une fois échue leur période d’utilité courante.

b) Hors de l'université

• aux organismes sociaux ;
• aux organismes de sécurité sociale et sociétés mutualistes étudiantes ;
• au Centre régional des œuvres universitaires et sociales (CROUS) ;
• aux Sous-traitants, fournisseurs et prestataires de l’Université de Bordeaux, et notamment ceux développant des services sur l'ENT ; 
• aux universités et établissements partenaires de l’Université de Bordeaux, en tant que de besoin ;
• aux autorités de tutelle ;
• au Rectorat d’académie ;
• au ministère de l'Enseignement supérieur de la recherche et de l’innovation, notamment pour les statistiques et enquêtes réalisées au niveau national.

Les données peuvent être transmises à d’autres universités et établissements de formation dans l’hypothèse d’un changement d’établissement ou d’une prolongation d’études auprès d’un autre établissement. L’intéressé doit expressément demander le transfert du dossier administratif établi auprès de l’Université de Bordeaux à l’établissement de son choix.

1.4 Durée de conservation

Les Données sont conservées pendant toute la durée de l’inscription à l’Université et pour une période de cinquante (50) ans suivant le terme de la dernière inscription en application des règles applicables aux Archives publiques et pour la préservation des droits des étudiants. A noter que la législation sur les archives publiques prévoit également qu’un échantillon représentatif des dossiers étudiants doit poursuivre son archivage au terme de l’archivage à visée légale, dans un but patrimonial. Les modalités de l’échantillonnage sont fixées réglementairement. Cet échantillonnage est réalisé également en conformité avec l’article 89 du RGPD.

1.5 Exercice professionnel

L’université de Bordeaux s’engage expressément à faire en sorte que tout enseignant respecte les dispositions protectrices des données à caractère personnel faisant l’objet d’un traitement dans le cadre de son service d’enseignement, à l’égard des étudiants dont il a la charge. Il en va ainsi, notamment, de :

• la tenue de fiches ou documents, de quelque nature que ce soit, relatifs au suivi des étudiants ou à la composition de groupes de travail ;
• les travaux déposés en ligne sur les espaces dédiés ou envoyés directement aux enseignants ;
• les justificatifs produits par les étudiants (en particulier les justificatifs d’absence).

1.6 Cas particulier de l'ENT

Informations prochainement disponibles.

1.7 Travaux d'étudiants

Les travaux d’étudiants et copies donnant lieu à l’attribution d’une note comptant dans l’obtention d’un diplôme constituent des archives publiques dont la conservation incombe à l’établissement. Leur durée légale de conservation est de un (1) an à compter de la publication des résultats de l’examen concerné, durée au terme de laquelle 98 % des documents sont détruits et 2 % conservés à titre patrimonial.

 2.1 Evaluation des formations

L’université de Bordeaux procède à des évaluations des enseignements par les étudiants dans le but d’alimenter le travail de réflexion pédagogique au sein d’une équipe pédagogique ou au niveau d’une unité de formation.

a) Données collectées

Sont notamment recueillies par l’Université les données suivantes :

• des données d’identification et de parcours issues du système d’information de l’Université  ;
• les données de connexion ;
• les réponses aux questionnaires d’enquête proposés.

Les données collectées sont destinées exclusivement à établir un profil du répondant et ne sont pas identifiantes.

Des zones de réponses libres peuvent exister dans les questionnaires. Il est instamment demandé de ne pas y révéler son identité ou des éléments qui permettraient une identification indirecte, notamment par recoupement. Il est également demandé de ne pas révéler d’éléments qui permettraient d’identifier une personne tierce, soit directement en la nommant. L’équipe pédagogique travaillant sur les résultats de l’enquête n’utilise ni ne conserve quelque réponse ou précision que ce soit qui lui paraîtrait directement ou indirectement identifiante. La partie du document enregistré qui s’avèrerait donner de telles indications serait immédiatement et irrémédiablement effacée.

La collecte de données peut être suivie d’un traitement statistique.

b) Finalités

Le traitement s’inscrit dans la politique d’amélioration continue de l’offre de formation de l’université de Bordeaux. Les données sont notamment recueillies pour :

• évaluer le niveau d’information des étudiants sur la formation ;
• évaluer les ressources pédagogiques et les activités proposées ;
• faire des points réguliers sur les modalités pédagogiques ;
• apprécier les modalités d’évaluation ;
• identifier les axes d’amélioration de la formation.

La base légale du traitement repose sur le consentement des personnes concernées.

c) Destinataires

Les données recueillies peuvent notamment être transmises :

• aux responsables de la formation concernée ;
• à l’équipe pédagogique ;
• aux administrateurs informatiques

d) Durée de conservation

Les données sont conservées pendant une durée de cinq (5) ans. Les données de connexion seront conservées durant un (1) an. Ces délais courent à compter de la date de clôture de l’enquête.

2.2 Enquête institutionnelles

Les données collectées à des fins statistiques et d’évaluation ont une durée d’utilisation administrative (DUA) de cinq (5) ans, suivis d’un échantillonnage anonymisé pour conservation patrimoniale ; les résultats et synthèses des enquêtes ont une durée d’archivage de dix (10) ans suivis d’une conservation patrimoniale.​​​​​