Assistante du Président de l'université de Bordeaux F/H

Employeur

L’université de Bordeaux est une grande université dynamique, responsable et attentive au bien-être de ses personnels. La rejoindre, c’est travailler dans un cadre privilégié, au sein d’une communauté professionnelle particulièrement diverse et ouverte, tout en bénéficiant de dispositifs d’accueil et d’inclusion, de formation et de mobilité interne. C’est participer à une aventure académique, scientifique et humaine, et s’engager à relever les défis du XXIe siècle.

La présidence de l'université met en œuvre la politique de l’établissement. Le Cabinet de la Présidence de l’université de Bordeaux est principalement chargé de l’organisation du travail et de l’animation de l’équipe politique, de la coordination des sujets politiques de l’établissement, du soutien logistique auprès du Président et de ses Vice-présidents, de l’organisation des activités protocolaires, du traitement des dossiers de distinctions honorifiques, ainsi que de la gestion des déplacements du Président et des membres de l’équipe de direction.

Le poste d'assistante du président requiert une disponibilité ponctuelle en dehors des heures de service, une excellente présentation et une grande discrétion, en particulier pour l'accueil de personnalités ou la participation au déroulement d'événements protocolaires.

Dans ce contexte, nous recherchons l'assistante de direction F/H qui fera la différence.

Votre mission

Devenez l’assistante du président d’une grande université française.

Rattaché au Cabinet de la Présidence de l’université, sous l’autorité hiérarchique directe de la Directrice de cabinet, le poste s’exerce en collaboration étroite avec la responsable du protocole et les assistantes de direction.

En tant qu'assistante du Président, vos missions sont :

• Assister le Président dans la gestion de son agenda (organisation de réunions, de rendez-vous, de missions, préparation des fonds de dossier, préparation des déplacements), en lien étroit avec la Directrice de cabinet.

• Gérer l’agenda du Président ainsi que celui de la Directrice de cabinet, avec une vision d’ensemble programmatique, en sachant prioriser, anticiper et contrôler les échéances.

• Assurer l’interface entre la Présidence, la communauté universitaire et les partenaires extérieurs.

• Accueillir les rendez-vous du Président, en particulier ceux avec les personnalités (délégations, responsables institutionnels, etc.).

• Participer à la préparation et au déroulement de certaines manifestations institutionnelles.

• Contribuer au bon fonctionnement du cabinet et en garantir la continuité de service.

• Superviser l’activité du Chauffeur du Président, avec lequel vous formez un binôme opérationnel.

• Sélectionner et diffuser l’information en interne et en externe ; analyser, redistribuer et réorienter les sollicitations et demandes vers les bons interlocuteurs au sein de la gouvernance.

• Répondre aux demandes d’informations émanant des autres services et des partenaires extérieurs.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers) de la Présidence.

• Retranscrire avec fiabilité des informations orales à l’écrit.

• Contribuer à la bonne organisation des événements portés par la Présidence, sous le pilotage de la Responsable du Protocole, et prendre part aux cérémonies protocolaires.

• Rédiger, saisir et mettre en forme des documents variés (courriers, rapports, certificats administratifs, etc.), puis en assurer la reproduction et la diffusion.

Spécificités du poste :

• Grande disponibilité, discrétion, rigueur

• Sens de la confidentialité

• Excellente présentation

Un rôle clé au cœur d’une université innovante : prêt(e) à relever le défi ?

Vos atouts / Vos talents

Vos connaissances incluent :

• Techniques d'accueil téléphonique et physique

• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat

• Techniques d'élaboration de documents

• Techniques de communication

• Modes de fonctionnement des administrations publiques

• Environnement et réseaux professionnels

• Culture internet

• Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

• Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et de l'activité de l'établissement

• Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention

Vos compétences incluent :

• Savoir rendre compte

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

• Trier, hiérarchiser et classer les informations

• Gérer la confidentialité des informations et des données

• Accueillir et prendre des messages

• Savoir analyser et synthétiser

• Communiquer et faire preuve de pédagogie

• Mettre en œuvre des procédures et des règles

• Enregistrer et classer les documents

• Maîtrise des outils informatiques : Vous possédez une excellente connaissance des logiciels de bureautique ainsi que des outils informatiques pertinents.

Vous faites preuve de :

• Rigueur : Vous accordez une attention méticuleuse aux détails et veillez à garantir l'exactitude dans chaque tâche.

• Bon sens relationnel : Vous communiquez efficacement avec vos collègues, favorisant ainsi un environnement collaboratif.

• Esprit d'équipe : Vous collaborez harmonieusement au sein d'une équipe dynamique et diversifiée.

• Flexibilité : Vous êtes prêt à vous adapter aux changements et à réagir aux nouvelles priorités.

• Proactivité : Vous savez anticiper les besoins et proposer des solutions innovantes.

Profil recherché : Grande aisance relationnelle et rédactionnelle. Une expérience sur un poste similaire est fortement souhaitée.

Perspectives : si contractuel, CDD de 24 mois et possibilité de renouvellement.

Rémunération :

• Pour les agents titulaires, indice identique + IFSE socle

• Pour les agents contractuels, selon profil et expérience, conformément aux grilles des agents contractuels Université de Bordeaux (prime contractuelle incluse).

Avantages liés au poste :

• 50 jours de congés annuels dès la première année (au prorata de votre date d’arrivée)

• Télétravail possible selon nécessités et organisation du service

• Prise en charge à 75% de l’abonnement aux transports en commun de Gironde

• Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois

• Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels

• Possibilité de parking du personnel

• Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail

• Parcours d’accueil et formations

Processus de recrutement : après la période de publication de l'annonce, nous prendrons contact avec les candidats retenus pour un entretien organisé avec le(s) manager(s) et le chargé(e) de recrutement.

Conseil : votre lettre de motivation est lue et nous apporte des éléments complémentaires à votre CV !