Assistant administratif F/H

Employeur

L’université de Bordeaux est une grande université dynamique, responsable, attentive au bien-être de ses personnels. La rejoindre, c’est travailler dans un cadre privilégié au sein d’une communauté professionnelle particulièrement diverse et ouverte, en bénéficiant de dispositifs d’accueil et d’inclusion, de formation et de mobilité interne. C’est participer à une aventure académique, scientifique et humaine. C’est s’engager à relever les défis du XXIe siècle.

Le pôle RIPI (recherche international partenariats innovation) a pour missions principales le soutien aux activités de recherche, à leur pilotage, à leur valorisation et assure la conduite de projets internationaux de recherche ou de formation de UB. Il accompagne et rend visibles les projets d'internationalisation de l'ensemble des activités et missions de l'université et anime les grands partenariats, locaux, nationaux, internationaux, publics, privés. 

PUI@Bordeaux et InnovationS sont deux projets complémentaires. Ils sont tous deux opérationnalisés au sein de la direction DIESE (Développement par l’Innovation, l’Entrepreneuriat et le lien avec les acteurs Socio-Economiques) et partagent une gouvernance commune et une partie de leur plan d’action et indicateurs.

Dans ce contexte nous recherchons un administratif pour un cdd de projet de 30 mois afin d'accompagner deux chefs de projets.

En termes de résultats, il s’agira d’élaborer des documents de synthèse (ex : compte-rendu) pour les instances des projets, mais aussi des rapports, des tableaux de bord (mise à jour) et des outils nécessaires aux chefs de projets, à la gouvernance et in fine aux financeurs des grands programmes.

Votre mission

L'assistant chef de projet soutiendra la Chargée d’animation et de coordination du PUI et la cheffe de projet InnovationS

Ses missions principales seront :

·       Assister chacune des deux cheffes de projet dans l'organisation et l'exécution des activités de leur projet respectif

·       Participer à la planification, l'organisation, la mise en œuvre et le suivi des activités

Activités principales 

  Assistance au pilotage des programmes

o   Participer à l'organisation des comités et réunions (réservations de salles, agendas, etc), de groupes de travail et d'événements tout en assurant la coordination de tous les partenaires et les parties prenantes 

o   Participer à la préparation des comités et réunions et notamment à l’élaboration des supports associés 

o   Rédiger les comptes rendus

   Suivi des projets

o   Participer à la coordination et au suivi de tous les acteurs des deux projets pour en assurer le bon déroulement ;

o   Suivre les aspects techniques de la mise en œuvre des activités en fonction des ressources budgétaires et humaines ;

o   Suivre et mettre à jour les tableaux de bord financiers et les documents de liaison avec les services supports, et notamment la Direction des Ressources, la Direction des Affaires Juridiques et la Direction au pilotage stratégique ;

o   Préparer et rédiger les rapports en réponse aux demandes d’évaluation et d’information ;

o   Contribuer à la consolidation des actions à l’échelle de la Direction DIESE par la mise en place et l’utilisation d’outils partagés (logiciels de gestion de projets, méthodes, procédures, sites web, etc.).

Le poste sera basé essentiellement sur le campus de Talence, avec des déplacements réguliers au sein des différents campus de la métropole bordelaise, ainsi que l’ensemble des campus de l’université. Occasionnellement, des déplacements seront possibles en France, voire à l’étranger.

Les règles en vigueur à l’université de Bordeaux autorisent, selon les contraintes du poste, jusqu’à 3 jours de télétravail par semaine.

Vos atouts / Vos talents

Titulaire d’un diplôme de niveau Bac+3 minimum, idéalement en gestion de projets, le candidat justifie de préférence d’une première expérience en assistance à la gestion de projets. Il possède une bonne connaissance de l’environnement de l’enseignement supérieur et de la recherche, en France comme à l’international, ainsi qu’une compréhension du fonctionnement et des enjeux de l’université.

Doté d’excellentes compétences rédactionnelles et de communication orale et écrite, en français comme en anglais (niveau C1 à C2), il sait adapter ses messages à des publics variés et produire des reportings clairs (rapports, tableaux de bord, notes de synthèse). La maîtrise des outils bureautiques courants (messagerie, Word, Excel…) ainsi que des méthodes et outils de pilotage de projet est indispensable.

Autonome, organisé et capable de travailler en équipe, le candidat fait preuve d’un bon esprit de synthèse, sait rendre compte de l’avancement des projets et alerter en cas de difficulté. Force de proposition, adaptable et agile, il évolue avec aisance dans un environnement multi-projets et auprès d’interlocuteurs variés (enseignants-chercheurs, chercheurs, personnels administratifs, étudiants, partenaires externes).

Enfin, ses qualités relationnelles, son sens du discernement, sa diplomatie et sa capacité d’adaptation constituent des atouts essentiels pour réussir dans cette fonction.

Avantages liés au poste:

50 jours de congés annuels dès la première année

Télétravail partiel possible selon organisation du service

Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois

Prise en charge à 75% de l’abonnement aux transports en commun

Restauration subventionnée

Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels 

Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail

Parcours d’accueil et formations

Processus de recrutement : après la période de publication de l’annonce, nous prendrons contact avec les candidats retenus pour un entretien organisé avec le(s) manager(s) et le chargé de recrutement.

Conseil : votre lettre de motivation est lue et nous apporte des éléments complémentaires à votre CV !