Technicien en CDD, Chargé.e en gestion administrative et financière PHASE, BAP J

Informations

Corps
Technicien en CDD
Profil / Intitulé du poste
Chargé.e en gestion administrative et financière PHASE
Branche d'activité ou discipline
BAP J
Catégorie
B
Lieu de travail
Talence
Type d'emploi
BIATSS-ITRF.
Contractuel
Structure
Pôle Formation, insertion professionnelle et vie universitaire.
Detail de l'affectation:
Service PHASE
Date d'ouverture et de fermeture du registre
Du 17/06/20 au 30/06/20
Date de prise de fonction
01/09/20
Durée
12 mois
Quotité de travail
100%

Description de l'offre

Le service « PHASE » participe à l'élaboration et à la mise en oeuvre opérationnelle de la politique d'établissement en matière d'accompagnement des étudiants à besoins spécifiques ; à la stratégie du schéma directeur pluriannuel du handicap en concertation avec le chargé de mission handicap ; à la politique de soutien au sport de haut niveau en concertation avec le responsable du sport de haut niveau.

La personne recrutée sera basée, sur le campus de Talence.

Le service PHASE est rattaché au pôle FIPVU- direction de la vie universitaire DVU.

Le/la chargé.e de gestion administrative et finnacière est placé sous la responsabilité hiérarchique du chef de service.

Le/la chargé.e de gestion adminsitrative et financière exerce ses missions en liens fonctionnels étroits avec :

Les charg(e)és d'accompagnement spécifiques du service PHASE

Les renforts en charge du suivi des contrats étudiants

Les services de scolarité ; les services du pôle RHDS, le service de la communication, le service juridique, le service achat …

et les services de la vie universitaires rattachés au pôle FIPVU (service universitaire des sports, Espace Santé étudiants, service culturel et bureaux de la vie étudiante)

Dans ce contexte le.la chargé.e en gestion administrative et financière devra :

  • Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
  • Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion de la mission du service
  • Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d’information administratifs, financiers et/ou ressources humaines
  • Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l’activité du service (réunions, évènements, formations)
  • Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe

Descriptif des missions:

1. Assurer le suivi comptable et financier des activités du service

  • assurer la gestion financière et comptable (saisie des engagements juridiques, des commandes, des ordres de missions et suivi des dépenses) ; 
  • alimenter et actualiser les supports d'analyse qualitatifs et quantitatifs (indicateurs); 
  • participer à la préparation des bilans et rapports d'activité

 2. Etre en appui administratif, logistique et technique pour les activités du service

  • apporter son appui pour la rédaction et la mise en forme des supports administratifs, dossiers et supports de communication ;  participer à la mise en accessibilité et à la dématérialisation des supports et des procédures en lien avec le référent accessibilité numérique ; assurer la gestion d'un espace commun de dépôt numérique, apporter un soutien dans l'archivage des données.
  • participer à développer et proposer des outils métiers appropriés pour l'activités d'accompagnement individuel des étudiants à besoins spécifiques
  • assurer le suivi administratif des marchés et conventions pilotés par le service, en lien avec le service marché et le service juridique : marché interprétation en langue des signes, convention d'adaptation pour malvoyants de supports papier et/ou numérique.
  • assurer le suivi administratif du matériel spécifique en prêt
  • Participer aux opérations d'analyse qualité des procédures et missions du service

3. Etre en appui administratif pour le suivi RH du service

  • apporter son appui pour le suivi administratif des recrutements d'intervenants (contrats étudiants, vacataires), mobilisés pour l'accompagnement des étudiants à besoins spécifiques : mise en forme et consolidation des tableaux et des dossiers RH
  • participer au suivi des contrats et à la prise en compte des services faits 
  • contribuer à permettre la réalisation des interventions des aides humaines : suivi moodle (plateforme pédagogique)

La cas échéant :

  • Développer une expertise en accessibilité numérique
  • Participer à des actions de communication

Compétences attendues:

Savoirs :

  • Connaissance du mode de fonctionnement des administrations publiques
  • Connaissance des politiques, dispositifs et procédures propres aux établissements d’enseignement supérieur
  • Maîtrise des techniques d’élaboration de documents

Savoir-faire :

  • Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
  • Savoir rendre compte
  • Mettre en œuvre des procédures et des règles
  • Travailler en équipe
  • Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
  • Mettre en œuvre une démarche qualité

Savoir-être :

  • Rigueur / Fiabilité
  • Sens relationnel
  • Sens de l’organisation
  • Autonomie,capacité d’adaptation et réactivité
  • Etre force de proposition

Posséder une expérience en gestion administrative dans l'enseignement suppérieur ou dans des missions de suivi et accompagnement individuel

Modalités de candidature

CV et Lettre de Motivation à envoyer jusqu'au 30 juin 2020 à :
recrutement@u-bordeaux.fr
ou directement via le bouton "postuler"

Rémunération

A partir de 1555,76 € bruts selon profils et expérience et selon les grilles des contractuels de catégorie B de l'université de Bordeaux

Mots clés :

Mise à jour le 17/06/2020

Contact

Jérôme FAURE