Secrétaire de département de formation F/H

Employeur

L'Institut Universitaire de Technologie (IUT) de Bordeaux est une composante dérogatoire (article L713-9 du code de l'éducation) de l'Université de Bordeaux. Il est organisé en départements pédagogiques, localisés sur 4 sites géographiques, et chargés de dispenser une formation supérieure technologique générale et professionnalisante jusqu'au grade de Licence.

Le département Qualité Logistique industrielle et Organisation, localisé sur le site d’Agen, a pour objectif de former des techniciens supérieurs dans le domaine de l'organisation de production du futur, par des méthodes nouvelles accompagnées d'outils informatiques performants et de communication rapide. Cette formation s'adresse à différents secteurs d'activités : aéronautique, agroalimentaire, automobile, bâtiment, électronique, industrie du bois, industries pharmaceutique, mécanique, santé, services, textile.

Le département Qualité Logistique Industrielle et Organisation a pour projet une amélioration constante de ses méthodes pédagogiques, pour assurer une réussite au plus grand nombre des étudiants formés et un ancrage toujours aussi pertinent dans le domaine professionnel auquel préparent ses formations.

Votre mission

Sous la responsabilité du chef de département, vous aurez à exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de votre structure, à recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de celle-ci. Vous informerez et orienterez dans leurs démarches les interlocuteurs internes (étudiants, enseignants, vacataires d'enseignement) et externes (artisans, livreurs,…) 

Vos activités principales seront les suivantes :

• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion

• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser

• Retranscrire des informations orales à l'écrit

• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés

• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité

• Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité

• Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes

• Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes

• Alimenter le site web et proposer des contenus pour les réseaux sociaux (Instagram, LinkedIn)

• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier

• Classer et archiver des documents

Vos atouts / Vos talents

Vous êtes débutant-e ou bien vous avez déjà une première expérience dans le domaine du secrétariat. Vous seriez apte à appliquer la règlementation imposée dans votre domaine d'activité et à utiliser les logiciels spécifiques à celle-ci. Vous savez vous adapter à votre environnement et actionner un réseau professionnel.

Vous disposez des compétences requises en gestion administrative :

• Techniques d'accueil téléphonique et physique, prendre des messages

• Techniques de communication

• Techniques d'élaboration de documents, rédiger des rapports

• Culture internet et réseaux sociaux

• Maitrise des outils bureautiques

• Retranscription des informations orales à l'écrit

• Enregistrement et classement des documents

  Enfin, vous avez des qualités relationnelles et vous avez une aisance à travailler en équipe. Vous êtes organisé-e dans votre travail, réactif-ve et vous savez rendre compte à votre hiérarchie.

Plus d’informations

Basé à Agen - Campus Michel Serres – 184, avenue d’Italie

Poste ouvert aux contractuels.

1925.24€ brut mensuel

Avantages liés au poste :

50 jours de congés annuels dès la première année

Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois sous condition

Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels

Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail

Parcours d’accueil et formations