Assistant Administratif et Financier F/H

Employeur

L’université de Bordeaux est une grande université dynamique, responsable, attentive au bien-être de ses personnels. La rejoindre, c’est travailler dans un cadre privilégié au sein d’une communauté professionnelle particulièrement diverse et ouverte, en bénéficiant de dispositifs d’accueil et d’inclusion, de formation et de mobilité interne. C’est participer à une aventure académique, scientifique et humaine. C’est s’engager à relever les défis du XXIe siècle.

Le centre Bordeaux Population Health (BPH, U1219 Univ. Bordeaux - Inserm), l’un des principaux centres de recherche en santé des populations en France, comprend 10 équipes (~500 personnes) travaillant sur des thématiques diverses en santé publique, avec 5 domaines transversaux d’excellence: (i) santé cérébrale tout au long de la vie; (ii) science des données (IA), épidémiologie moléculaire, cohortes longitudinales, bases médico-administratives); (iii) maladies infectieuses et santé globale; (iv) vieillissement et résilience; (v) déterminants environnementaux et sociaux de santé.

Votre mission

Vos missions seront les suivantes:

• Acquérir une connaissance approfondie des règles de gestion administrative et financière d'un projet de recherche financé par la Commission européenne, (programme Horizon Europe; ) et plus particulièrement par EDCTP3 ;

•  Former les partenaires des projets aux règles de suivi administratif et financier d’un projet EDCTP3 (en français et anglais) et suivi de la bonne application de ces règles

• Rédiger des procédures administratives et financières des projets ;

• Gérer et suivre financièrement des subventions allouées par le bailleur à l’université de Bordeaux

• Mettre en place et utiliser des outils de suivi du budget pour l'UBx et pour les partenaires des projets.

• Suivre les recrutements et les contrats des projets au sein de l'UBx.

• Superviser l'achat d'équipement pour les partenaires en lien avec le partenaire technique en charge du volet Achat.

• Gérer la logistique (transports, hébergement) lors des missions de l'équipe.

• Suivre la préparation des rapports financiers des partenaires des projets.

• Centraliser les rapports administratifs et financiers sur l'ensemble du consortium, préparer et diffuser les outils de reporting financier,

• Gérer les reversements aux partenaires, (calcul et le versement de leur part de budget);

• Participer aux réunions des projets, préparer et animer les sessions administratives et financières.

• Organiser, coordonner et préparer les audits financiers et suivre les actions correctives.

• Participer à des tâches transversales pour le soutien administratif et financier à d'autres projets et financements dans l'équipe GHIGS.

  
  
  

  Conditions d'exercice :

• Interaction avec une variété d'interlocuteurs, incluant des chercheurs et des équipes administratives, tant en France qu'en Europe et à l'international.

• Participation à un consortium étendu avec une mise en œuvre du projet dans six pays répartis en Europe, en Amérique du Sud, en Afrique subsaharienne et en Asie du Sud-Est.

• Capacité à établir un dialogue avec les services de l'Université de Bordeaux (services financiers et comptables, Service Montage et Suivi de Projet), ainsi qu'avec les partenaires du projet et leurs administrations, afin de servir de point de contact pour le consortium sur les questions administratives et financières.

• Enjeux importants liés à la mise en place d'un suivi efficace et régulier des dépenses.

• Possibilité de déplacements à l'étranger.

Vos atouts / Vos talents

Diplômé(e) d'un Bac +2 en gestion administrative et financière, ou d'une formation équivalente, vous justifiez d'une expérience significative dans le domaine de la gestion administrative, incluant la gestion des bons de commande et la facturation. Une expérience dans la gestion administrative et financière de projets européens serait un atout majeur. Vous maîtrisez les règles de gestion financière et administrative, la gestion des subventions, le suivi budgétaire ainsi que la rédaction de rapports financiers.

Vous parlez couramment français et anglais (niveau B2/C1 à l'oral comme à l'écrit). La connaissance du portugais serait un plus.

Diplômé(e) d'un Bac +2 en gestion administrative et financière, ou d'une formation équivalente, vous justifiez d'une expérience significative dans le domaine de la gestion administrative, incluant la gestion des bons de commande et la facturation. Une expérience dans la gestion administrative et financière de projets européens serait un atout majeur. Vous maîtrisez les règles de gestion financière et administrative, la gestion des subventions, le suivi budgétaire ainsi que la rédaction de rapports financiers.

Vous parlez couramment français et anglais (niveau B2/C1 à l'oral comme à l'écrit). La connaissance du portugais serait un plus.

Avantages liés au poste :

50 jours de congés annuels dès la première année

Télétravail possible selon nécessités et organisation du service

Prise en charge à 75% de l’abonnement aux transports en commun de Gironde

Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois

Restauration subventionnée

Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels 

Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail

Parcours d’accueil et formations

Processus de recrutement : après la période de publication de l’annonce, nous prendrons contact avec les candidats retenus pour un entretien organisé avec le(s) manager(s) et le chargé de recrutement.