Assistant administratif et de gestion F/H

Employeur

L’université de Bordeaux est une grande université dynamique, responsable, attentive au bien-être de ses personnels. La rejoindre, c’est travailler dans un cadre privilégié au sein d’une communauté professionnelle particulièrement diverse et ouverte, en bénéficiant de dispositifs d’accueil et d’inclusion, de formation et de mobilité interne. C’est participer à une aventure académique, scientifique et humaine. C’est s’engager à relever les défis du XXIe siècle.

Le collège droit, science politique, économie et gestion (DSPEG) impulse une politique de formation innovante, ambitieuse en interaction permanente avec l’environnement socio-économique.
Le collège droit, science politique, économie et gestion assure la coordination de l’offre de formation initiale et continue dans les domaines du droit, de la science politique, de l'économie, de la gestion, de l'administration économique et sociale ainsi que du management.
Il regroupe 2 facultés, 2 instituts, 2 départements, 2 antennes délocalisées, un service des sports et des services internes. Ces différentes structures sont réparties sur 5 sites : Pessac, Bordeaux Bastide, Bordeaux Pey-Berland, Agen et Périgueux.
Les étudiants bénéficient d’enseignements de pointe adossés à la recherche.
Résolument tourné vers l’international, le collège est un acteur majeur de son territoire et un vecteur d’attractivité de l’université de Bordeaux.
En tant que composante du collège DSPEG, l’IAE Bordeaux est l’école de management de l’Université de Bordeaux. Elle est membre du réseau d’IAE France et répond aux exigences de Qualicert gage de conformité des procédures et d’auto-évaluation continue des enseignements. L'IAE Bordeaux forme chaque année un peu plus de 1 000 étudiants et professionnels de niveau Master (Bac+4/+5) dans les domaines de la gestion parmi lesquels le marketing, la finance, le contrôle de gestion, la comptabilité, les ressources humaines, le management international, l’entrepreneuriat, etc.

Les liens vers l’extérieur sont très importants que ce soit :

• liens institutionnels = services centraux, réseau IAE France, laboratoire de recherche, doubles diplômes,

• liens internationaux = nombreux partenariats et accueil de délégations internationales 

Au titre de son rayonnement, l’IAE s’est récemment lancée dans une démarche d’accréditation internationale.

Votre mission

Nombre de formations sont ouvertes à l’apprentissage. Cette dimension de l’alternance se présente avec d’autant plus d’acuité que le budget de l’IAE a fusionné avec celui de l’unité d’apprentissage.

La recherche et la pérennisation de ressources propres est constante avec en amont l’amélioration continue des procédures qualité et du service rendu à l’usager.

Chaque service doit être en mesure de faire évoluer ses process sur la base d’auto-évaluation.

A ce titre, nous recherchons un assistant administratif et de gestion F/H.

L’assistant administratif et de gestion est chargé, sous l’autorité directe du responsable administratif et financier adjoint, de l’engagement, de l’ordonnancement des dépenses, de la liquidation et de la gestion des enseignements.

Le budget est de 4 millions d’€ incluant l’ancienne unité par apprentissage.

L’agent s’assure du respect de la règlementation, de l’existence de conventions et fait appliquer les procédures internes.

Vos missions se déclinent sur 3 axes :

1/ Gestion budgétaire

• Procéder aux opérations d'engagement et de liquidation en dépenses et en recettes

• Réaliser la facturation notamment en formation continue et au niveau de l’apprentissage (respect du calendrier de paiement en fonction des financeurs)

• Réaliser des extractions depuis les bases de données ou réaliser des tableaux de bord

• Répondre aux exigences, demandes des services centraux et notamment les opérations rectificatives

• Appliquer les règles en matière de pièces justificatives des opérations budgétaires

2/ Gestion des plannings d’enseignement

• Gestion administrative des dossiers sur e-vacataire (plateforme de recrutement des enseignants)

• Saisie des services d’enseignement en lien avec la scolarité pour suivi du paiement des heures (mensuel pour vacataires et 1 fois par an pour les titulaires)

• Répondre aux sollicitations de la communauté éducative

3/ Mission transverse au budget, aux enseignements, au suivi des ressources propres

• Être l’interlocuteur des OPCO

• Réalisation des ordres de mission et des états de frais

• Faciliter la mise en œuvre budgétaire des projets décidés par la direction (Erasmus Mundus pour 2026)

• Soutenir le bureau de la vie institutionnelle en cas de besoin (organisation évènements internes)

Le poste ne suppose pas de déplacement hors Métropole Bordelaise mais beaucoup d’interactions avec les services centraux.

En interne, les interactions sont très nombreuses avec les autres services notamment les scolarités.

Jusqu’à 2 jours de télétravail autorisé selon les nécessités du service et selon l’appréciation du chef de service.

Vos atouts / Vos talents

Titulaire d’un diplôme (ou titre ou toute autre équivalence) de niveau 4 dans le domaine de la gestion, du secrétariat, ou encore dans le domaine juridique, cette fonction requiert :

Environnement professionnel lié aux structures publiques

• règles des marchés publics (à acquérir)

• règles et techniques de la comptabilité publique (notions fondamentales acquises)

• interlocuteurs institutionnels (à acquérir)

• rédaction de courriers ou mails institutionnels (maîtrisé)

 Curiosité et appétence pour les outils du numérique

• savoir utiliser plusieurs logiciels                          

• connaître le principe des interfaçages

• naviguer en autonomie pour récupérer et extraire des données

 Savoir être

• autonomie, organisation, rigueur

• sens des initiatives et réactivité

• sens du service public

• confidentialité / fiabilité

Débutant.e accepté.e

Vous vous reconnaissez ? Postulez vite !

Plus d’informations :

Poste basé à Bordeaux Bastide - accès tram A

Rémunération selon profil et expérience, conformément aux grilles des agents contractuels Université de Bordeaux (prime contractuelle incluse).

Avantages liés au poste :

• 50 jours de congés annuels dès la première année (au prorata de votre date d’arrivée)

• Télétravail possible selon nécessités et organisation du service

• Prise en charge à 75% de l’abonnement aux transports en commun de Gironde

• Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois

• Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels

• Possibilité de parking du personnel

• Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail

• Parcours d’accueil et formations