Gestionnaire administratif matériel et logiciel F/H

Employeur

L’université de Bordeaux est une grande université dynamique, responsable, attentive au bien-être de ses personnels. La rejoindre, c’est travailler dans un cadre privilégié au sein d’une communauté professionnelle particulièrement diverse et ouverte, en bénéficiant de dispositifs d’accueil et d’inclusion, de formation et de mobilité interne. C’est participer à une aventure académique, scientifique et humaine. C’est s’engager à relever les défis du XXIe siècle.

Labellisé « campus d’excellence », l’Université de Bordeaux se positionne parmi les plus grandes universités européennes.
La Direction des Systèmes d’Information (DSI) est un acteur essentiel de cette excellence. Animée par une forte culture de l’innovation, les différentes équipes de la DSI accompagnent au quotidien les projets numériques et audiovisuels pour offrir des solutions adaptées, évolutives et imaginer les services de demain.

Sous l’autorité du responsable du bureau en charge du Pilotage des Ressources & de la Gestion Administrative et Financière, vous assisterez la Direction ainsi que les équipes du département « Services Aux Usagers ».

Le département « Services Aux Usagers » assure, auprès des différents usagers de l'université, une mission d'assistance informatique de proximité, en soutien technique à l'utilisation de l'informatique sur les champs administratifs, recherche et pédagogiques

Votre mission

Au sein du bureau de Pilotage des ressources & de la Gestion Administrative et Financière, vous êtes responsable de la réalisation d'actes administratifs et financiers. Vous veillez à respecter les techniques, règles et procédures applicables dans le domaine de la gestion financière et comptable, en collaboration étroite avec le Département « Service aux Usagers ».

Vous travaillez en étroite relation avec les équipes de proximité du Département « Service aux Usagers » pour contribuer à la gestion consolidée du parc informatique. Vous fournissez des conseils sur les licences logicielles et collaborez avec les équipes pédagogiques de l’établissement. En tant que correspondant.e du logiciel au sein du Groupe National Logiciel (GNL), vous jouez également le rôle de référent.e adjoint.e auprès des titulaires des marchés ainsi que des éditeurs et distributeurs de logiciels.

Activités principales:

• Gérer les aspects administratifs, financiers et réglementaires du parc informatique de l’établissement.

• Assurer le suivi des licences logicielles et des commandes de matériel.

• Offrir accompagnement et conseil aux utilisateurs sur les différents modes de licences de logiciels.

• Suivre les dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés.

• Gérer la comptabilité et les finances : enregistrement des données budgétaires, suivi de l’exécution des dépenses, saisie des engagements, centralisation des bons de livraison, validation du service fait, saisie des immobilisations, facturation des prestations aux partenaires, et classement des documents comptables.

• Appuyer la gestion des déplacements du personnel de la Direction de la DSI, de l'ordre de mission à la liquidation, y compris la réservation des billets et hôtels.

• Appuyer le suivi des abonnements.

• Appuyer la saisie et le suivi des tableaux de bord : maintenances des matériels pour le service des infrastructures, et maintenances et adhésions pour le service des systèmes applicatifs.

• Assurer les relations avec les fournisseurs : relances, litiges…

• Gérer le secrétariat : accueil, standard, logistique.

Activités associées

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers), réception des livraisons.

Vos atouts / Vos talents

Idéalement, titulaire d'une formation niveau Bac+2 dans le domaine de la gestion administrative, financière et/ou comptable, vous possédez de solides connaissances dans les finances et marchés publics, dans les règles et techniques de la comptabilité, ainsi que dans les systèmes d’information budgétaires et financiers.

Vous connaissez le fonctionnement des administrations publiques ainsi que l’environnement informatique.

Vous maîtrisez les logiciels spécifiques à l’activité (plateformes JONGEN, MICROSOFT, ADOBE, FOXIT, …).

Votre organisation et votre fiabilité sont vos meilleurs atouts pour gérer votre activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe. Vous êtes en mesure d'appliquer des dispositions réglementaires et de mettre en œuvre des procédures et des règles.

Vous êtes une personne rigoureuse, capable de suivre et d'exécuter les dépenses et les recettes, ainsi que d'analyser les données comptables et financières.

Doté.e de fortes qualités relationnelles et de communication, vous aimez travailler en équipe et savez prendre en compte des demandes et y répondre de manière appropriée.

Vous avez le sens de la confidentialité et savez faire preuve de pédagogie auprès des utilisateurs.

Enfin, vous êtes une personne curieuse et proactive.

Plus d’informations :

Basé à Gradignan - accès bus ligne 10 (arrêt Village 6 IUT), bus, vélo.

Poste ouvert prioritairement aux agents titulaires de la fonction publique de catégorie B et aux agents contractuels.

• Si recrutement d'un agent titulaire :

Rémunération : IFSE socle « TECH » Classe Normale : 395€ bruts pour les titulaires de la Fonction Publique

• Si recrutement d'un agent contractuel :

CDD de 24 mois.

Rémunération mensuelle brute entre 2 000 € et 2 130 € selon profil et expérience et selon grilles des agents contractuels Université de Bordeaux (prime contractuelle incluse).

Contraintes particulières liées au poste :

Contraintes liées au calendrier de gestion comptable et financier.

Avantages liés au poste :

50 jours de congés annuels dès la première année

Télétravail possible selon nécessités et organisation du service

Prise en charge à 75% de l’abonnement aux transports en commun de Gironde

Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois

Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels 

Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail

Parcours d’accueil et formations

Processus de recrutement : après la période de publication de l’annonce, nous prendrons contact avec les candidats retenus pour un entretien organisé avec le(s) manager(s) et le chargé de recrutement.