Assistant administratif et de gestion F/H

Employeur

L’université de Bordeaux est une grande université dynamique, responsable, attentive au bien-être de ses personnels. La rejoindre, c’est travailler dans un cadre privilégié au sein d’une communauté professionnelle particulièrement diverse et ouverte, en bénéficiant de dispositifs d’accueil et d’inclusion, de formation et de mobilité interne. C’est participer à une aventure académique, scientifique et humaine. C’est s’engager à relever les défis du XXIe siècle.

Le collège droit, science politique, économie et gestion (DSPEG) impulse une politique de formation innovante, ambitieuse en interaction permanente avec l’environnement socio-économique.
Le collège droit, science politique, économie et gestion assure la coordination de l’offre de formation initiale et continue dans les domaines du droit, de la science politique, de l'économie, de la gestion, de l'administration économique et sociale ainsi que du management.
Il regroupe 2 facultés, 2 instituts, 2 départements, 2 antennes délocalisées, un service des sports et des services internes. Ces différentes structures sont réparties sur 5 sites : Pessac, Bordeaux Bastide, Bordeaux Pey-Berland, Agen et Périgueux.
Les étudiants bénéficient d’enseignements de pointe adossés à la recherche.
Résolument tourné vers l’international, le collège est un acteur majeur de son territoire et un vecteur d’attractivité de l’université de Bordeaux.

En tant que composante du collège DSPEG, l’IAE Bordeaux est l’école de management de l’Université de Bordeaux. Elle est membre du réseau d’IAE France et répond aux exigences de Qualicert gage de conformité des procédures et d’auto-évaluation continue des enseignements. L'IAE Bordeaux forme chaque année un peu plus de 1 000 étudiants et professionnels de niveau Master (Bac+4/+5) dans les domaines de la gestion parmi lesquels le marketing, la finance, le contrôle de gestion, la comptabilité, les ressources humaines, le management international, l’entrepreneuriat, etc.

Les liens vers l’extérieur sont très importants que ce soit :

* liens institutionnels = services centraux, réseau IAE France, laboratoire de recherche, doubles diplômes,

* liens internationaux = nombreux partenariats et accueil de délégations internationales 

Au titre de son rayonnement, l’IAE s’est récemment lancée dans une démarche d’accréditation internationale.

Votre mission

Nombre de formations sont ouvertes à l’apprentissage. Cette dimension de l’alternance se présente avec d’autant plus d’acuité que le budget de l’IAE a fusionné avec celui de l’unité d’apprentissage.

La recherche et la pérennisation de ressources propres est constante avec en amont l’amélioration continue des procédures qualité et du service rendu à l’usager.

Le budget est de 4 millions d’€ incluant l’ancienne unité par apprentissage.

Chaque service doit être en mesure de faire évoluer ses process sur la base d’auto-évaluation.

L’agent s’assure du respect de la règlementation, de l’existence de conventions et fait appliquer les procédures internes.

Il est en étroite collaboration avec les services de la direction des finances, de la direction des services comptables, de la direction des achats, du service des heures complémentaires et du collège. En interne, les interactions sont très nombreuses avec les autres services notamment les scolarités.

Gestion budgétaire

• Vous contrôlez les opérations d'engagement, validez les engagements juridiques et les services faits

• Vous suivez la facturation notamment en matière de formation continue et d’apprentissage    

• Vous réalisez des extractions depuis les bases de données ou réalisez des tableaux de bord

• Vous contrôlez les règles en matière de pièces justificatives des opérations budgétaires (convention signée nécessaire pour toute facturation)

• Vous veillez au respect de l’imputation analytique des dépenses

Gestion des plannings d’enseignement (tâches administratives)

• Vous assurez la gestion administrative des dossiers sur e-vacataire (plateforme de recrutement des enseignants)

• Vous assurez le contrôle de la saisie des services d’enseignement, en lien avec la scolarité, pour suivi du paiement des heures

Mission transverse au budget, aux enseignements, au suivi des ressources propres

• Vous êtes l’interlocuteur des OPCO

• Vous facilitez la mise en œuvre budgétaire des projets décidés par la direction (Erasmus Mundus, accréditation internationale)

• Vous venez en appui aux autres services le cas échéant (examens, scolarité, organisation d’évènements)

Mission d’encadrement d'un agent de catégorie B

• Vous priorisez les actions, suivez l’état d’avancement des dossiers

• Vous assurez la formation sur logiciels dédiés

• Vous répondez aux exigences, demandes des services centraux (les opérations rectificatives, les virements de contribution, l’ouverture de crédits sur opération spécifique)

• Vous suivez le recouvrement des impayés à la demande de l’agence comptable

Vos atouts / Vos talents

Titulaire du baccalauréat (ou toute autre équivalence) dans le domaine de la gestion, du secrétariat, ou encore dans le domaine juridique, cette fonction requiert :

Environnement professionnel lié aux structures publiques

• règles des marchés publics (à acquérir)

• règles et techniques de la comptabilité publique (notions fondamentales acquises)

• interlocuteurs institutionnels (à acquérir)

• rédaction de courriers ou mails institutionnels (maitrisé)

Curiosité et appétence pour les outils du numérique

• savoir utiliser plusieurs logiciels                          

• connaître le principe des interfaçages

• naviguer en autonomie pour récupérer et extraire des données

Savoir être

• autonomie, organisation, rigueur

• sens des initiatives et réactivité

• confidentialité / fiabilité

Une 1ère expérience dans le domaine de 1 an minimum serait appréciée.

Plus d'informations :

Contexte du poste :

• Le poste ne suppose pas de déplacement hors CUB mais beaucoup d’interactions avec les services centraux

• Jusqu’à 2 jours de télétravail autorisés selon les nécessités du service et selon l’appréciation du chef de service

Poste ouvert prioritairement aux agents titulaires de la fonction publique de catégorie B et aux agents contractuels.

• Si recrutement d'un agent titulaire :

Poste à pourvoir idéalement à compter du 01/09/2025.

Rémunération : IFSE socle « TECH » Classe Normale : 395€ bruts pour les titulaires de la Fonction Publique

• Si recrutement d'un agent contractuel :

Poste à pourvoir à compter du 01/09/2025 au 31/08/2026 soit 12 mois

Salaire mensuel brut si contractuel : 2 000 € à 2 229 € selon votre profil et votre expérience

Localisation du poste : basé à Bordeaux - 35, avenue Abadie - Tram A, arrêt "Jardin Botanique", bus vélo.

Avantages liés au poste :

• Forfait de congés annuels dès la première année de contrat

• Prise en charge à 75% de l’abonnement aux transports en commun de Gironde

• Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois

• Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail

• Accueil parcours et formation

Processus de recrutement :
Les candidatures seront étudiées au fil de l’eau. Nous prendrons contact avec les candidats retenus pour un
entretien dès la clôture de l’offre.
Conseil : votre lettre de motivation est lue et nous apporte des éléments complémentaires à votre CV !