Technicien en CDD, Assistant de gestion administrative et financière H/F, BAP J

Informations

Corps
Technicien en CDD
Profil / Intitulé du poste
Assistant de gestion administrative et financière H/F
Branche d'activité ou discipline
BAP J
Catégorie
B
Lieu de travail
Site Bordeaux Victoire
Type d'emploi
BIATSS-ITRF.
Contractuel
Structure
Pôle Patrimoine, immobilier, logistique, prévention, sécurité.
Detail de l'affectation:
Secrétariat commun DL / DPI
Date d'ouverture et de fermeture du registre
Du 31/10/19 au 17/11/19
Date de prise de fonction
01/01/20
Durée
8 mois
Quotité de travail
100 %

Description de l'offre

L’activité du gestionnaire administratif et financier se déroule dans le secrétariat commun aux services logistiques et immobiliers de Bordeaux Victoire.

Compte tenu de son positionnement de proximité, il constitue une interface et un interlocuteur de premier plan pour les structures opérationnelles et intermédiaires de l'université placées dans son périmètre.

Le secrétariat regroupe deux agents polyvalents (gestion financière /accueil/administration générale/ RH).

Le poste est géographiquement situé sur le site de Bordeaux-Victoire sous la responsabilité commune des chefs de service logistique / patrimoine de ce site.

Descriptif des missions:

Gestion administrative :

  • Assurer le suivi et la gestion courante des dossiers  administratifs des agents du service en lien avec le service GRH de la Direction des Moyens Communs  pour ce qui concerne : les congés, absences, formations, entretiens d’évaluation, avancements
  • Se tenir informé régulièrement en lien avec la RH des nouvelles procédures portant sur la gestion des personnels
  • Participer aux réunions de direction (organiser, prise de note, compte rendu, diffusion,…)
  • Participer à l'élaboration des bilans généraux et d'enquêtes (reporting, rapport)
  • Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière…)
  • Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de la structure.
  • Classer et archiver les documents et informations.
  • Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier.
  • Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports …), les reproduire et les diffuser
  • Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes et externes concernés
  • Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activités de la structure (demande d'intervention, …)

Gestion financière :

  • Assister le chef de service pour la gestion des moyens matériels et budgétaires
  • Assurer l'exécution de la dépense et de la recette ( bons de commandes, facturations internes et externes,…)
  • Assurer le suivi budgétaire qui en découle
  • Assurer la gestion des fournitures,…

Compétences attendues:

Diplôme(s) exigé(s) et/ou niveau de qualification : Baccalauréat

Savoirs :

  • Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
  • Connaissance générale dans le domaine de la gestion administrative des ressources humaines
  • Connaissance générale des techniques et règles de classement et d’archivage
  • Connaissance des procédures de transmission de l’information et techniques relationnelles
  • Avoir une notion de l’organisation générale et le fonctionnement d’une Université
  • Avoir une notion de base du domaine concerné (logistique et patrimoine)
  • Avoir une notion des droits et devoirs d’un agent exerçant dans la fonction publique

Savoir-faire :

  • Traitement des dossiers et saisie de documents
  • Accueil physique et téléphonique à l'interne comme à l'externe
  • Gestion de l'information, classement et archivage de documents
  • Planification et suivi (agenda, courriel, logistique des réunions,…)
  • Bonne pratique des outils bureautiques
  • Gérer la confidentialité des informations et des données
  • Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres, enregistrer les messages et rendre compte

Savoir-être :

  • Adaptabilité, curiosité de son environnement professionnel
  • Esprit d’équipe et aptitude à travailler en collaboration
  • Courtoisie, discrétion, savoir-faire relationnel
  • Initiative et autonomie, excellent sens de l’organisation et de l’anticipation des échéances
  • Régularité, rigueur et précision dans l’accomplissement de sa mission

Modalités de candidature

CV et lettre de motivation à envoyer jusqu'au 17 novembre 2019 inclus à :

recrutement@u-bordeaux.fr

ou directement via le bouton "postuler"

Rémunération

A partir de 1532€ mensuels bruts en fonction de l'expérience et de la grille en vigueur.

Mots clés :

Mise à jour le 31/10/2019