Ingénieur.e d'études ou attaché.e d'administration titulaire ou en CDD, Responsable du protocole (H/F), BAP J

Informations

Corps
Ingénieur.e d'études ou attaché.e d'administration titulaire ou en CDD
Profil / Intitulé du poste
Responsable du protocole (H/F)
Branche d'activité ou discipline
BAP J
Catégorie
A
Lieu de travail
Talence
Type d'emploi
BIATSS-ITRF.
Contractuel / Titulaire
Structure
Direction générale des services.
Date d'ouverture et de fermeture du registre
Du 26/07/19 au 25/08/19
Date de prise de fonction
01/10/19
Durée
12 mois ernouvelable si CDD
Quotité de travail
100%

Description de l'offre

Au sein du cabinet, le/la responsable du protocole a pour missions d’assurer l’organisation des opérations de relations publiques institutionnelles de l’université de Bordeaux, de participer à l’organisation des événements dont l’université est partenaire, de conseiller et d’accompagner les structures internes (composantes, pôles, services) sur le volet protocolaire des événements dont elles ont la charge. Le/la responsable du protocole assure des missions larges allant de la préparation des cérémonies, inaugurations et autres événements institutionnels à la constitution de fonds de dossiers pour le président ou les vice-présidents ou à l’organisation des campagnes de promotions dans les ordres nationaux.

Le/la responsable du protocole entretient des relations étroites avec l’ensemble des services de l’université et en particulier la direction de la communication, le service gestion locative et événements et la direction des relations internationales.

Descriptif des missions:

Rattaché/e à la directrice de cabinet, le/la responsable du protocole contribue à la définition du protocole et est en charge de concevoir, organiser et évaluer les événements  de nature protocolaire :

  • Piloter et organiser les événements protocolaires de l'établissement (inaugurations, premières pierres, remises de distinctions, signatures, visites officielles, commémorations, vœux, etc.) selon les modalités arrêtées par le cabinet du Président et dans le respect du protocole de la République ;
  • Sélectionner et coordonner les prestataires : traiteurs, audiovisuel, photographes…
  • Participer à la coordination avec les cabinets des institutions concernées par les événements pilotés (Préfecture, Rectorat, collectivités, organismes…) ;
  • Veiller au bon niveau de représentation de l’université sur les événements officiels pilotés par les partenaires ;
  • Préparer les fonds de dossiers à destination du Président ou de son représentant pour les événements protocolaires : collecte des informations, rédaction de notes de synthèse et éléments de langage ;
  • Organiser les campagnes de distinctions honorifiques (Légion d'Honneur, Ordre National du Mérite, Palmes académiques) : base de données candidats, préparation des dossiers de candidatures, liens avec le cabinet du Recteur ;
  • Gérer les cadeaux officiels et de prestige : commandes, gestion des stocks, suivi ;
  • Conseiller et accompagner les acteurs de l'établissement en matière d'organisation d'événements à caractère protocolaire (préséances, règles et usages...) ;
  • Construire, mettre à jour et exploiter une base de données de contacts protocolaires ; établir des listings de publics cibles en lien avec les porteurs de projets ;
  • Contribuer à l'organisation des manifestations de portée internationale, dans le respect de la langue, des règles et des usages du pays concerné, en lien avec la direction des relations internationales ;
  • Rédiger des courriers officiels, notes de synthèse, compte rendus, notices...

Compétences attendues:

  • Bac +5 en communication, science politique, droit ou équivalent
  • Expérience de 3 ans minimum sur un poste similaire (protocole, cabinet, communication, événementiel…)
  • Maitrise des usages protocolaires (notamment du décret n°89-655 du 13 septembre 1989) et connaissance en relations internationales
  • Méthode, sens de de l’organisation, rigueur
  • Diplomatie, sens relationnel, capacité à travailler en équipe
  • Réactivité, sang froid
  • Anticipation et esprit d’initiative
  • Excellente présentation
  • Anglais (écrit, parlé) nécessaire
  • Capacité rédactionnelle, parfaite maitrise orthographique, syntaxique et typographique

Modalités de candidature

CV et lettre de motivation à envoyer jusqu'au 25 août 2019 inclus à :

recrutement@u-bordeaux.fr

ou directement via le bouton "postuler"

Rémunération

Rémunération statutaire niveau Ingénieur d’études pour les personnels titulaires
Suivant l'expérience et les grilles de salaire en vigueur pour les agents contractuels
50 jours de congés
Travail du lundi au vendredi (37h30/semaine)

Informations complémentaires

Grande disponibilité exigée (présence indispensable lors des événements organisés en soirée ou ponctuellement le week-end).

Le/la responsable du protocole est amené/e à interagir directement avec des interlocuteurs très variés, y compris de haut rang, et doit veiller dans ce cadre à exercer son activité avec discrétion et discernement.

Mots clés :

Mise à jour le 26/07/2019

Contact

Jérôme FAURE