Assistant de direction Collège des écoles doctorales F/H

Employeur

L’université de Bordeaux est une grande université dynamique, responsable, attentive au bien-être de ses personnels. La rejoindre, c’est travailler dans un cadre privilégié au sein d’une communauté professionnelle particulièrement diverse et ouverte, en bénéficiant de dispositifs d’accueil et d’inclusion, de formation et de mobilité interne. C’est participer à une aventure académique, scientifique et humaine. C’est s’engager à relever les défis du XXIe siècle.

Structure à l’interface Formation-Recherche, La Graduate Research School (le collège des écoles doctorales) de l’université de Bordeaux a été créé en 2016, pour coordonner les actions des écoles doctorales, des Graduate Programs et plus généralement, du champ doctoral de l’établissement.

La Graduate Research School propose un guichet unique du doctorat et une offre de service de qualité pour les doctorantes et les doctorants et leurs directions de thèse. Elle regroupe les huit écoles doctorales de l’université aux effectifs et champs disciplinaires différents, soit un collectif d’environ 2000 doctorantes et doctorants dont 500 soutiennent leur thèse chaque année.

Le collège a pour missions, entre autres : l'organisation de la formation doctorale, la visibilité et l’identité du doctorat de l’université de Bordeaux, la formation doctorale transverse, l'accompagnement sur la poursuite de carrière, l’internationalisation, l'animation, etc.

Votre mission

Dans ce contexte, nous recrutons un∙e assistant∙e de direction, dont les activités se déclinent sur plusieurs axes :

#Gestion administrative en appui à l’équipe de direction du collège

• Gérer les plannings et agendas de l’équipe de direction (directeur, DAF)

• Gérer le courrier, les messageries et les réservations de salles de réunion

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs (internes et externes) et répondre aux demandes d’informations

• Assurer l’accueil des nouveaux agents et coordination de leur arrivée

• Assurer la coordination du lien entre les directions des écoles doctorales et la direction

• Être en soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l’activité et des manifestations (rentrée solennelle, cérémonie des docteurs, prix de thèse)

• Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe

• Suivre le circuit de signature des documents et leur archivage

• Mettre à jour et le suivre des tableaux de bord nécessaires à l’équipe de direction

• Assister la direction dans la préparation et le suivi des dossiers techniques

• Mettre en forme des documents

#Gestion des activités liées à la vie institutionnelle du collège

• Organiser les bureaux et différents conseils : convocations, ordres du jour, documents et supports

• Rédiger les procès-verbaux/comptes-rendus des instances et mettre en forme les délibérations

• Organiser les élections en lien avec la direction des affaires juridiques

• Veiller à la mise à jour des statuts du collège et des écoles doctorales

#Gestion financière du budget de fonctionnement du collège

• Procéder aux opérations d’engagement juridique, à l’établissement des services faits jusqu’à leur mandatement

• Établir les devis et effectuer le suivi de facturation

• Assurer le suivi du budget et appuyer la direction pour la construction du BR et du BI

• Appliquer la réglementation et les procédures internes de l’établissement en matière de gestion financière et de commande publique

• Classer et archiver les pièces et justificatifs d’opérations financières et comptables

Vos atouts / Vos talents

Vos atouts / vos talents :

Titulaire d’un diplôme niveau BAC minimum, vous êtes formé∙e dans le domaine de la gestion administrative (ou finance).

Idéalement, vous avez une première expérience dans une fonction similaire.

Pour occuper ce poste :

• Vous détenez des qualités relationnelles et rédactionnelles

• Vous faites preuve de rigueur, savez anticiper, alerter et travailler en équipe avec de multiples interlocuteurs

• Vous maîtrisez l’anglais (écrit, lu, parlé)

• Vous connaissez le fonctionnement d’un établissement public, en particulier universitaire et la réglementation qui s’y applique.

Plus d’informations :

En rejoignant le Collège des écoles doctorales de l’Université de Bordeaux, vous serez placé∙e sous l’autorité hiérarchique du/de la directeur/trice administratif/ve et financier/ère.

Basé à Talence - accès tram Peixotto (arrêt de tram ligne B) bus, vélo, parking du personnel.

CDD de 12 mois à compter du 1er juin 2025

Salaire mensuel brut : 2000 € à 2229 € selon expérience

Avantages liés au poste :

50 jours de congés annuels dès la première année

Télétravail possible selon nécessités et organisation du service

Prise en charge à 75% de l’abonnement aux transports en commun de Gironde

Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois

Restauration subventionnée

Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels 

Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail

Parcours d’accueil et formations

Processus de recrutement : après la période de publication de l’annonce, nous prendrons contact avec les candidats retenus pour un entretien organisé avec le(s) manager(s) et le chargé de recrutement.

Conseil : votre lettre de motivation est lue et nous apporte des éléments complémentaires à votre CV !