A compter du lundi 16 mars 18h, tous les personnels doivent rester chez eux, à l’exception des personnels dont la présence est indispensable au fonctionnement vital de l’établissement, c'est-à-dire dans le cadre strict du plan de continuité d’activités. Pour connaître les modalités d'accès au campus, consultez la rubrique plus bas dans cette page.

L’université a activé son plan de continuité d’activités. Le plan de continuité d’activités fixe les activités vitales maintenues dans ces circonstances exceptionnelles. Il prévoit également la liste des personnels susceptibles de pouvoir accéder aux locaux de l’université à partir du 17 mars, selon les horaires prescrits (8h-18h). Vous devrez demander une autorisation de déplacement professionnel.
Selon que vous soyez personnel administratif, enseignant-chercheur ou chercheur, référez-vous aux procédures ad hoc décrites plus bas dans la rubrique "Modalités d'accès au campus dans le cadre du plan de continuité d'activités".

Oui. Compte tenu de l’évolution de l’épidémie de Coronavirus Covid-19 et des mesures de confinement prises par l’État, tout accueil d’une personne qui ne revêt pas de caractère indispensable est suspendu jusqu’à nouvel ordre.

• Le gouvernement a mis en place une équipe de spécialistes dédiée à la prise en charge de ce type de situation. Le numéro vert a contacter est le: 0800 130 000, ouvert 24h sur 24 et 7 jours sur 7.
• L’hôpital Charles Perrens a mis en place une cellule de soutien psychologique, ouvert du lundi au vendredi de 10h à 18h au N°Vert 0800 71 08 90.
• L’espace d’accueil et d’écoute du réseau PAS (Prévention, Aide et Suivi) mis en place par le ministère avec la MGEN au 0 805 500 005* (service et appel gratuits) permet à tous les agents qui en éprouvent le besoin, d’entrer en contact avec une équipe de psychologues à distance et sans rendez-vous. Ce service gratuit est ouvert à compter du lundi 23 mars de 8h30 à 18h30, du lundi au vendredi.

Compte tenu des circonstances, il a été demandé à chacun des responsables hiérarchiques de favoriser le recours au télétravail lorsque cela est possible, et d'adapter les organisations de travail à de nouvelles contraintes (fermeture des écoles, confinement, …). Ainsi, l'université activera les dispositifs RH appropriés (autorisation de télétravail et autorisation spéciale d'absence) permettant le maintien des rémunérations et des droits des agents concernés, titulaires ou contractuels, et selon une durée et des modalités adaptées aux circonstances.

Dans la mesure du possible, le recours au télétravail doit être la solution privilégiée, soit à partir du matériel universitaire dont vous disposeriez déjà soit à partir de votre matériel personnel. Les modalités d’organisation de vos activités sont à définir avec votre responsable hiérarchique, en tenant compte bien entendu des contraintes personnelles induites par les circonstances exceptionnelles. Il appartient ensuite à votre responsable hiérarchique de faire remonter les situations consolidées des personnels relevant de son autorité, auprès du pôle RHDS (polerhds@u-bordeaux.fr)

En télétravail, le droit de chacun à la déconnexion doit être respecté.

• Solliciter un collègue en dehors de ses horaires de travail est à éviter. Vous pouvez différer l’envoi de vos emails en utilisant la fonctionnalité dans Zimbra « envoyer plus tard ». Pour cela, cliquez sur la flèche à droite de l’onglet « Envoyer ». Sélectionnez « Envoyer plus tard »
• Recevoir un mail en dehors de votre temps de travail n’exige pas de votre part, et de celle de vos collègues, une lecture et une réponse immédiate

Quelques bonnes pratiques :

• Laisser un délai raisonnable de réponse à vos interlocuteurs avant de les relancer
• Utiliser les termes « urgent, important » avec parcimonie et uniquement lorsqu’ils sont vraiment nécessaires.

Aucune réunion de travail en présentiel n’étant maintenue, les échanges mails et téléphoniques, les audioconférences ou visioconférences seront privilégiés. Un ensemble d'outils numériques permettant le travail à distance est mis à votre disposition. De nouveaux outils viendront compléter ce kit dans les prochains jours. Consultez cette page qui sera mise à jour.

• Si vous avez des questions sur l'utilisation des outils numériques permettant le travail à distance, consultez la FAQ pour savoir comment transférer votre ligne fixe à distance, comment utiliser le VPN ou réseau sécurisé d'accès aux documents et Zoom, une solution de web-conference.

Si vos activités ne nécessitent pas de connexion spécifique à des applications métiers et si vous disposez d’un matériel informatique personnel, vous pouvez l’utiliser (bureautique, messagerie…). Contactez votre responsable hiérarchique pour organiser avec lui ces modalités de travail exceptionnelles.

Vous êtes personnel de l'université de Bordeaux, prenez contact avec le pôle RHDS qui éditera un nouveau passeport IDNUM ou avec le Correspondant identité numérique  de votre structure d'affectation (si celle-ci dispose d'un CIN)

• Pour les personnels BIATSS poleRHDS@u-bordeaux.fr
• Pour les enseignants de statut du 1er ou 2nd degré
  enseignant.1er.2nd.degre@u-bordeaux.fr
• Selon l'affectation, pour les enseignants ou enseignants-chercheurs (titulaire ou contractuel)
  Collège ST : enseignant.collegest@u-bordeaux.fr
  ISVV, Collège Santé et IUT : enseignant.isvv-sante-iut@u-bordeaux.fr
  Collège SH, Collège DSPEG et ESPE : enseignant.sh-dspeg-espe@u-bordeaux.fr

Vous êtes hébergé : prenez contact avec le Correspondant identité numérique de votre structure d'hébergement (CIN). Si celle-ci ne dispose pas de CIN, contactez le bureau SIRH de la DSI à l'adresse suivante :idNum@u-bordeaux.fr

Vous êtes un vacataire d'enseignement : prenez contact avec le bureau HCC du pôle RHDS qui éditera un nouveau passeport IDNUM: vacataires.enseignement@u-bordeaux.fr

Une assistance est à votre disposition afin de répondre aux questions que vous vous posez et vous accompagnez au mieux dans l'utilisation des outils numériques à distance, avec :

• une foire aux questions, vous  trouverez des réponses génériques sur la connexion au réseau de l'université par le VPN, sur la solution de web-conférence ZOOM, sur la téléphonie. De nouvelles réponses à vos questions posées seront régulièrement actualisées.
• une plateforme d'assistance GLPI: https://assistance.u-bordeaux.fr/
• en cas de nécessité, vos équipes de proximité habituelles se sont organisées autour d'une assistance téléphonique numérique. Elle est joignable du lundi au vendredi, de 9h à 12h et de 14h à 17h. N° vert : 05 40 00 21 99. 

A compter du mardi 17 mars, l’accès aux bâtiments s’organise de 8h à 18h dans le respect des plans de continuité d’activités opérationnels établis par chaque structure et pour les seules personnes autorisées dans le cadre de ces plans de continuité d’activités. Malgré les mesures de confinement général annoncées le lundi 16 mars, vous serez autorisé à vous rendre sur votre lieu de travail en vous munissant à chaque déplacement de l’autorisation à télécharger sur le site du Ministère de l’intérieur et à compléter, de votre carte Aquipass et d’une attestation de l’université qui devra être demandée au pôle RHDS par mail à autorisation-deplacement@u-bordeaux.fr.

Dans le cadre de réunion en présentiel, vous devrez impérativement respecter les gestes barrières et la consigne de distanciation (un mètre entre les personnes).

Les recommandations sanitaires sont les mêmes que vous soyez à votre domicile ou que vous ayez à venir sur les campus et notamment respecter impérativement les gestes barrières, dont la distance d’au moins 1 mètre en les personnes. Pour les déplacements entre le domicile et le laboratoire (et interne au laboratoire), le port du masque chirurgical et des gants ne sont pas utiles pour les personnes qui ne sont pas malades.

Attention : si vous présentez des symptômes du COVID-19, (signes respiratoires et/ou fièvre importante), contactez le 15 sans délai et veillez également à informer votre responsable hiérarchique pour que vos missions inscrites au plan de continuité d'activités puissent être reprises.

De la même manière, si vous n’avez pas de symptôme mais que vous avez eu un contact étroit ou que vous vivez avec une personne malade du COVID-19, vous ne devez plus intervenir à l’université. Dans ce cas, vous restez à votre domicile et informez votre responsable pour la continuité de vos missions inscrites au plan de continuité d'activités soit assurée par quelqu’un d’autre.

Vous devez obtenir l’autorisation au préalable du directeur de votre structure (directeur d’unité ou autre). Celui-ci doit adresser un message électronique au PCSI de son campus en précisant les points suivants : le bâtiment concerné, vos nom, prénom et fonction ainsi que ceux des éventuelles autres personnes devant y accéder. S’il s’agit d’une intervention ponctuelle, le directeur précise la date ainsi que les heures d’arrivée et de départ souhaitées. S’il s’agit d’une intervention devant se répéter, il précise les jours où ces accès seront nécessaires ou la fréquence nécessaire.

La demande devra être adressée avec en copie du message : le directeur du département de rattachement, le DGSa du Pôle RIPI (thierry.alcouffe@u-bordeaux.fr) et le Fonctionnaire sécurité défense (fabrice.blanquie@u-bordeaux.fr).

Vous devez en faire la demande au préalable au directeur de votre composante de formation ou au RAF. Celui-ci doit adresser un message électronique au PCSI de son campus en précisant les points suivants : le bâtiment concerné, vos nom, prénom et fonction ainsi que ceux des éventuelles autres personnes devant y accéder. S’il s’agit d’une intervention ponctuelle, le directeur précise la date ainsi que les heures d’arrivée et de départ souhaitées. S’il s’agit d’une intervention devant se répéter, il précise les jours où ces accès seront nécessaires ou la fréquence nécessaire. Doivent être mis en copie du message : le directeur du collège ou de l’institut, la DGSa FIPVU (alexandra.puard@u-bordeaux.fr) et le Fonctionnaire sécurité défense (fabrice.blanquie@u-bordeaux.fr).

Tous les personnels dont la situation particulière les rend vulnérables devant le risque épidémique doivent rester à leur domicile à partir du lundi 16 mars et jusqu’à nouvel ordre, et doivent se signaler au service santé au travail (sstcovid19@u-bordeaux.fr), au Pôle RHDS (poleRHDS@u-bordeaux.fr) ainsi qu'à leur supérieur hiérarchique.

Dans le respect du cadre réglementaire et en concertation avec votre supérieur hiérarchique, le service santé au travail et le pôle RHDS, vous pourrez soit télétravailler, soit bénéficier d'une autorisation spéciale d’absence. Dans ce cas précis, vous devez :

• disposer d’un justificatif médical, ou si cela est impossible du fait des circonstances, produire une déclaration sur l'honneur,
• vous signaler à votre hiérarchie, au service de santé au travail (sstcovid19@u-bordeaux.fr) et au pôle RHDS (poleRHDS@u-bordeaux.fr)

Le secret médical sera respecté, seul le médecin de prévention peut connaître ou être informé de la situation précise de votre santé.

Cette disposition conformément aux recommandations du Haut conseil en santé publique transmises par le ministère de tutelle, concerne notamment les femmes enceintes, les personnes présentant une insuffisance rénale, cardiaque ou respiratoire, une cirrhose, des risques cardiovasculaires, un diabète insulinodépendant ou présentant des complications, une obésité chronique ou une immunodépression. Elle s’applique également à toute personne malade. Le cas échéant, des modalités de télétravail pourront être mises en place.

Compte tenu des circonstances exceptionnelles et de votre situation personnelle, vous pouvez convenir avec votre responsable hiérarchique du recours à l’autorisation spéciale d’absence. Il remontera les situations consolidées des personnels relevant de son autorité, auprès du pôle RHDS (polerhds@u-bordeaux.fr).

Concrètement, vous êtes en congé sans que cette autorisation spéciale d’absence ne vienne en déduction de vos droits à congés annuels.

Que vous ayez recours au télétravail ou à une autorisation spéciale d’absence, il n’y a aucun impact sur le déroulement de votre carrière (calcul de l’ancienneté, droits à l’avancement, droits à pension, …), sur le maintien de votre droit à rémunération, et sur vos droits à congés annuels, dans le cadre des dispositions réglementaires applicables.

En la matière, les règles usuelles s’appliquent, telles que fixées par les dispositions et pratiques en vigueur à ce jour. Ainsi, vous devez signaler votre arrêt de travail à votre employeur dans les délais réglementaires (adresse polerhds@u-bordeaux.fr) en mettant en copie votre responsable hiérarchique.

• pour les personnels titulaires, seuls les feuillets 2 et 3 de l'avis d'arrêt de travail doivent être transmis.
• pour les contractuels, il s'agit de l'avis 3.

Dans tous les cas, l'avis 1 mentionnant la pathologie soumise au secret médical doit n'a pas à être transmis.

Les assistantes sociales du personnel restent mobilisées et à votre écoute pour vous accompagner dans les difficultés sociales et/ou financières que vous pourriez rencontrées. Contact : servicesocialcovid19@u-bordeaux.fr

Afin de répondre aux demandes d’aides financières dans les plus brefs délais, la Commission Sociale d’Aide Exceptionnelle, au sein de laquelle sont étudiées et traitées les situations d’urgence sociale, continue à fonctionner pendant la période de confinement, selon des modalités de fonctionnement exceptionnelles. Les dossiers de demande d’aide doivent être constitués auprès des assistantes sociales des personnels.

Toutefois, aucune aide ne pourra être apportée sous forme de chèques natixis, ces derniers constituent habituellement une réponse rapide pour réaliser des achats de première nécessité mais ils ne peuvent pas être dématérialisés.

Vous êtes en situation de handicap, la correspondante handicap de l'université reste votre interlocutrice privilégiée par mail : correspondant.handicap@u-bordeaux.fr.

Plusieurs dispositifs sont déployés également :

• les dispositifs mis en place par le département 33 dont un accompagnement par la Maison Départementale des Personnes Handicapées, accompagnement par les Services d'Aide à Domicile, permanence téléphonique du Centre Ressources Autisme) : https://www.gironde.fr/actualites/covid-19-accompagnement-des-personnes-en-situation-de-handicap
• une plateforme https://solidaires-handicaps.fr/ lancée le lundi 30 mars 2020 qui recense l’ensemble des initiatives sur les territoires, et facilite leur mise en relation avec les publics, afin de permettre :

- aux personnes en situation de handicap, à leurs aidants et aux professionnels, de trouver des solutions à proximité de chez eux. Par exemple : Je suis seul(e) avec mon proche en situation de handicap, j’ai besoin de quelqu’un pour m’aider à faire mes courses, aller chercher mes médicaments à la pharmacie. https://www.solidaires-handicaps.fr/besoinaide/
- aux structures et organismes pour proposer leurs services. Par exemple : fournir aux aidants un coaching à distance pour les aider à gérer la période de confinement avec leur proche en situation de handicap.

• plateforme téléphonique d'accompagnement psychologique via le dispositif d'écoute mis en place par Charles Perrens : covidpsy 33. Les appels sont gratuits depuis un poste fixe du lundi au vendredi de 10h00 à 18h00 au n° vert : 0 800 71 08 90

La période de confinement n’a pas généré d’impact sur le versement de la paie de mars.

Cependant, les équipes travaillant sur la paie à l’université de Bordeaux et à la direction régionale des finances publiques (établissement chargé de recevoir et verser les paies enclenchées par chaque employeur public régional) sont actuellement en effectifs réduits.

Le plan de continuité des activités de la paie est mis en œuvre. Il prend en compte les consignes nationales de la direction générale des finances publiques pour assurer un maintien de rémunération.

Tous les personnels rémunérés au mois de mars verront leur paie reconduite dans les mêmes conditions sur la durée du confinement. 

De plus, un acompte sera versé en paie d’avril pourne pas pénaliser les : 

• nouveaux personnels recrutés en avril,
• personnels dont le contrat est renouvelé en avril,
• étudiants ayant bénéficié / bénéficiant encore d’un contrat de travail (sous réserve que chaque structure atteste du service fait),
• attachés temporaires vacataires (sous réserve que chaque structure atteste du service fait),
• personnels bénéficiant d’un congé de formation professionnelle,
• personnels en retour après congés spéciaux (maladies, parental, disponibilité...).

Concrètement, 95% de la paie sera versée le 30 avril. Les 5% restants seront versés lors d'un retour à la normale de la situation et du cycle de paie.

Ce versement n’intègre pas les éléments complémentaires de paie, qui seront régularisés lors d’un retour à la normale (primes et indemnités, supplément familial de traitement, changement d’échelon…).

Le versement de la paie par acompte pourra être reconduit sur la paie de mai selon la durée du confinement.

Oui, en organisant la continuité pédagogique pour vos étudiants. La continuité pédagogique vise, en cas d’éloignement temporaire d’un étudiant ou de fermeture de l’université, comme c’est le cas depuis le 16 mars, à maintenir un lien pédagogique entre les enseignants et les étudiants. Elle consiste à continuer à dispenser les enseignements par tous les moyens dématérialisés possibles (mise en ligne de ressources pédagogiques, captation vidéo, classes virtuelles, forum....). Toute l'équipe de la Mission d'Appui à la Pédagogie et à l'Innovation (MAPI) est à votre disposition pour vous accompagner à distance (moodle@u-bordeaux.fr). C'est le cas aussi des équipes de direction de votre collège ou institut et de votre composante. 

Dans le cadre de la continuité des activités pédagogiques, vous êtes invité à déposer vos cours et autres supports pédagogiques, quel qu’en soit le format (écrit ou vidéo), sur la plateforme pédagogique Moodle de l’université de Bordeaux. Au-delà de Moodle, différents outils (MédiaPOD, classe inversée, UNT) vous permettront de mettre en place et d’assurer des enseignements à distance.

Vos contacts :

Oui dans la mesure où mes enseignements sont transposés dans le plan de continuité des activités pédagogiques, plan qui s’appuie notamment sur des enseignements proposés en distanciel.

L'intégralité des ressources documentaires est accessible à distance depuis votre ENT, à savoir :

• l'ensemble des ressources en ligne auxquelles l'université est abonnée, regroupées parthématique : ENT > Onglet Bibliothèque > Collections numériques : sélection thématique
• l'ensemble des revues en ligne, et une partie importante des articles, peuvent être retrouvés via le moteur de recherche du réseau documentaire bordelais, Babord+ : ENT > Onglet Bibliothèque > Babord+

Pour accéder à votre ENT, vous devrez vous authentifier.

Enfin, plusieurs tutoriels d’aide à l'utilisation de ces ressources vous sont proposés.

Vous pouvez contacter les services de la direction de la documentation par mail à doc-direction@u-bordeaux.fr

Le gouvernement a mis un site en ligne pour permettre aux volontaires de venir en aide aux personnes en difficulté : jeveuxaider.gouv.fr.

A noter : cette plateforme d'entraide permet aux structures (associations, CCAS, MDPH, collectivités, etc.) de faire état de leurs besoins de renforts.

D'autres plateformes locales d'entraide ont également été mises en place par les mairies :

• Bordeaux
• Talence
• Pessac / so Beezy
• Gradignan

Oui, en période de pandémie, si les missions confiées le permettent, l’étudiant peut poursuivre ou réaliser son stage en dehors du milieu professionnel, selon le régime du « stage à domicile ».

La mise en place du stage à domicile nécessite cependant :

• que le stagiaire, quoique à domicile, soit sous l’autorité de l’organisme d’accueil  (du tuteur professionnel) ;
• que le stagiaire se conforme aux dispositions de la convention de stage sans pouvoir vaquer librement à ses occupations (ex. : respect du temps de travail) ;
• qu’un contact régulier soit organisé avec l’étudiant par le tuteur professionnel au sein de l’organisme d’accueil ;
• que l’ensemble des parties signataires de la convention de stage soient d’accord

Dans ce cas de figure et ces conditions,

• pour les stages à venir, une convention peut être signée ;
• pour les stages en cours, un avenant à la convention de stage originelle doit être établi.  

S’il est matériellement impossible de préparer et signer cet avenant, des échanges de courriels entre les trois parties viendront au préalable acter des modifications.

Si les activités prévues lors du stage ne peuvent d’aucune façon être aménagées à distance, les tuteurs de stage, professionnel et académique, conviendront ensemble, et avec l’étudiant, de toute adaptation du stage pertinente.

Les responsables pédagogiques, en fonction des situations, des périodes et durées notamment, peuvent en accord avec les organismes d’accueil ou les entreprises, et l’étudiant :

• interrompre définitivement le stage ;
• suspendre le stage jusqu’à nouvel ordre ;
• annuler le stage, s’il n’a pas débuté ;
• reporter la période de stage, tout en ayant à l’esprit qu’il est impossible de s’engager à ce stade pour un report au-delà de la fin de l’année universitaire (31 août 2020).

Le MESRI a été saisi de cette problématique de limite calendaire. Ce point sera actualisé en fonction de sa réponse.

Pour les stages qui ont débuté,un avenant à la convention de stage devra être établi.

S’il est matériellement impossible de préparer et signer cet avenant, des échanges de courriels entre les trois parties viendront au préalable acter des modifications.

Attention : votre service de scolarité peut être en train d’organiser le suivi des avenants. Restez vigilants quant aux consignes qui vous seront adressées.

Sauf dans des cas tout à fait exceptionnels et dérogatoires, notamment pour les stages des étudiants des professions de santé qui font l’objet d’une directive nationale (instruction relative aux aménagements des modalités de formation pour les étudiants en santé), les étudiants stagiaires doivent impérativement rester chez eux. La priorité doit donc être donnée à la recherche de tous les aménagements et adaptations possibles des conditions de réalisation des stages à distance.

Quelles que soient les modalités d’adaptation des stages, pour les étudiants en formation à l’université de Bordeaux, les conseils de collèges et d’instituts, ainsi que la CFVU, délibèreront sur les modalités de contrôle des compétences et connaissances (MCCC). Une disposition générale permettant ces adaptations sera également inscrite au Plan de continuité des activités de l'université de Bordeaux.

Ces modalités d’adaptation peuvent conduire à :           

• valider tout ou partie du stage, dans le cas d’un stage interrompu ;
• neutraliser l’« UE stage », y compris lorsque son existence était prévue par la réglementation (DUT, LP, diplôme d’ingénieur);
• substituer au stage qui n’a pas pu être réalisé un projet de mise en situation professionnelle ou tout autre exercice pédagogique jugé équivalent par l’équipe pédagogique.

Oui. L’adaptation d’un stage à domicile s’accompagne du maintien de la gratification pour les stages d’une durée supérieure à 308 heures (2 mois).

Sauf disposition spécifique de l’organisme d’accueil, il est possible que la gratification soit suspendue.

Si cette suspension de la gratification devait placer des étudiants de l’université de Bordeaux en difficulté, sachez qu’ils peuvent adresser une demande de soutien financier au titre de l’aide sociale d’urgence. Cette demande peut s’effectuer sur la plateforme en ligne.

Cette demande sera traitée dans les meilleurs délais.

L'ensemble des événements est annulé jusqu'à nouvel ordre.

Compte tenu du contexte de confinement national, l’ensemble des sites de l’université est fermé et dans ce cadre les événements sont annulés. Leur report à une nouvelle date sera étudié au cas par cas lorsque les mesures de confinement seront levées et l’université ré-ouverte. Le service congrès (service.congres@u-bordeaux.fr) reste joignable pendant la fermeture pour toute question liée à une location de locaux, à un événement programmé ou à l'organisation d'un futur événement.

A ce jour et en l’absence de visibilité sur la durée des mesures sanitaires nationales, aucun événement ne peut être programmé avant la réouverture des sites. Le service congrès (service.congres@u-bordeaux.fr) reste joignable pendant la fermeture pour toute question en lien avec la programmation d’un événement à venir.

En raison des mesures de confinement, la collecte et la remise du courrier par les services de la Poste ont été suspendues par l'université. Par ailleurs, la navette interne de courrier est également suspendue. Le rétablissement des circuits de courrier aura lieu dès la fin du confinement.