Technicien titulaire, Chargé de gestion logistique H/F, BAP G

Informations

Corps
Technicien titulaire
Profil / Intitulé du poste
Chargé de gestion logistique H/F
Branche d'activité ou discipline
BAP G
Catégorie
B
Lieu de travail
Direction Logistique Bât A32 - 351, cours de la Libération - 33405 Talence CEDEX
Type d'emploi
BIATSS-ITRF.
Titulaire
Structure
Pôle Patrimoine, immobilier, logistique, prévention, sécurité.
Detail de l'affectation:
Direction Logistique
Date d'ouverture et de fermeture du registre
Du 02/09/19 au 02/10/19
Date de prise de fonction
01/11/19
Quotité de travail
100 %

Description de l'offre

Le pôle immobilier, logistique, prévention, sécurité et environnement réunit l’ensemble des fonctions et des métiers qui permettent à l’université d’assurer la réponse aux besoins du cycle de l’immobilier : de la construction jusqu’à l’occupation du parc immobilier universitaire.

A la faveur de la dévolution de son patrimoine par l’État, l’organisation de ce pôle est appelé à évoluer pour intégrer de nouveaux métiers (développement) et pour assurer un nouveau rapport et une nouvelle qualité d’offre de services à l’occupant.

Le présent recrutement s’inscrit dans cette logique.

Descriptif des missions:

Activités essentielles :

Sous l'autorité du directeur logistique et de son adjoint, il prend en charge les activités suivantes:

        I) Opérations de déménagement et de transfert de matériel

Parmi les missions qui sont confiées à la Direction Logistique, les opérations de transfert de mobilier ou de matériel prennent une place de plus en plus prépondérante. Ces opérations concernent des relocalisations de services ou déménagements de structures. Cela concerne également, des transferts temporaires nécessités par des opérations de travaux. Ces dernières opérations s'inscrivant dans des délais beaucoup plus restreints. Ci-dessous les détails des activités:

  • Expertise et coordination des opérations de déménagement prises en charge par la Direction Logistique

Il assiste les chefs de services pour organiser les opérations de relocalisations/ déménagements que la Direction Logistique prend en charge. A ce titre, il apporte l’expertise dans le domaine du déménagement en prenant en compte l’ensemble des problématiques afférentes (besoin de barrièrage, de fléchage, de bennes le cas échéant, problèmes d’accès, de voirie …). Son approche technique polyvalente et son pragmatisme  permettent à l’agent d’anticiper les différents démontages qui seront nécessaires et les aléas techniques prévisibles (notamment raccordement aux différents fluides, poids importants nécessitant des équipements ou des organisations spécifiques,…).

Sa connaissance de l’Université et des différents acteurs lui permettront de cibler sa communication pour une plus grande efficience des opérations. Il est le garant d'une expression fiable du besoin auprès du titulaire du marché déménagement,  pour lequel il est le correspondant privilégié.

Pour chacune des opérations, il coordonne également la partie administrative (réception et contrôle du devis, établissement du bon de commande par le site prévu, vérification du service fait et levée des réserves éventuelles) et renseigne et actualise un fonds documentaire en vue de statistiques et de reporting.

A l'occasion de  chaque opération de relocalisation importante, il collabore avec le directeur adjoint afin que celui-ci établisse une communication interne exhaustive (planning notamment) aux différentes structures concernées.

  • Conduite des opérations de déménagement non prises en charge financièrement par la Direction Logistique

Sur toute demande de déménagement des structures hébergées par l’université le technicien apporte son expertise. Les structures concernées par ces opérations sont essentiellement des laboratoires. Le matériel concerné peut donc être spécifique, lourd et/ou coûteux.  La mise en œuvre de ces opérations est donc plus exigeante et demande une attention particulière. L'agent est alors l'unique interlocuteur de la Direction Logistique et agit pour la structure concernée agissant en véritable coordinateur de l'opération.

Pour ces prestations, un sens aigu de la prévention des différents risques et une connaissance immobilière est indispensable, dans le but de prendre en compte l’ensemble des éléments déterminants de ces opérations.

       II)  Gestion administrative du parc de copieurs de proximité

Le chargé de gestion a pour mission la centralisation et la gestion administrative du parc de photocopieurs de l’Université. A ce titre, il est le correspondant privilégié de l'UGAP, et du prestataire de service.

Pour les copieurs des services centraux,  il assiste le chef de service logistique dans l'expression de besoin technique et dans la procédure de commande (vérification de l’état préparatoire au devis et du devis, établissement du bon de commande).

Pour les besoins de copieurs exprimés par les autres structures (hors services centraux), il apporte son expertise dans le choix de la configuration la plus adaptée au besoin. Il met en relation le référent de la structure avec le correspondant de l'UGAP pour finaliser l'opération.

Régulièrement, il vérifie avec l'UGAP l'évolution des configurations prévues dans le marché.

Il vérifie précisément les coordonnées des référents des services utilisateurs des équipements et leur emplacement précis.

Il établit des tableaux de bord permettant de recenser l'ensemble des configurations retenues et les coûts afférents.

      III)  Coordination administrative des logements de fonction de l'Université

Il est correspondant technique « logements » de la Direction Logistique et coordonne  l'ensemble du processus afférant à ce domaine (concessions, recensement d'astreinte, logements, taxes diverses,...).

Il effectue les opérations d'état des lieux à l'entrée et à la sortie et vérifie que la date de disponibilité du logement est  compatible  avec le planning de travaux éventuels.

En lien avec l'assistante de direction qui assure la centralisation  administrative de l'activité, il vérifie, auprès des concessionnaires,  les différents éléments nécessaires au paiement des fluides et taxes, en lien avec les services de l'Université ou des impôts.

Activités associées :

En collaboration avec le directeur adjoint,  l'agent participe activement à la rédaction du cahier des charges, à l'étude des appels d'offres entrants, et à l’ensemble des étapes « marché » dans son domaine d'activité (déménagements, copieurs, notamment). Il est le référent de l'Université pour les dits marchés.

Pour des nécessités de continuité du service, il est enfin amené à assurer un intérim du secrétariat de la direction logistique lors de congés (et réciproquement sur les principaux dossiers).

Il assure  toute assistance administrative et logistique auprès du responsable du service de logistique générale dans la coordination du service de logistique

Compétences attendues:

Savoirs :

  • Bonnes connaissances des différentes méthodologies de la logistique
  • Bonnes connaissances en matière d'hygiène et de sécurité
  • Maitrise des outils bureautiques,  notamment Excel, et des logiciels associés à son activité (messagerie, espaces de stockage …)
  • Capacité rédactionnelle et de communication (notamment par courriels)
  • Connaissances générales en matière budgétaire
  • Connaissances générales des marchés publics

Savoir-faire :

  • Expérience du travail en équipe
  • Respect des  délais impartis
  • Respect des consignes de travail et de sécurité
  • Optimisation financière des opérations
  • Gestion de la confidentialité des informations et des données
  • Autonomie et capacité d’initiatives
  • Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité

Savoir-être :

  • Très fortes qualités relationnelles et de présentation
  • Capacité de synthèse en tenant compte des contraintes et des échéances
  • Ponctualité
  • Capacité d’adaptation et appétence au changement
  • Rigueur et sens de l’organisation
  • Réactivité  et disponibilité

Le cas échéant, expériences demandées : Expérience dans le domaine souhaité

Modalités de candidature

CV et Lettre de Motivation à envoyer jusqu'au 2 octobre 2019 à :
recrutement@u-bordeaux.fr
ou directement via le bouton "postuler"

Rémunération

Selon profil et expérience des personnels titulaires de catégorie B.

Informations complémentaires

Environnement et contexte de travail, contraintes particulières liées au poste :

La Direction de la logistique (DL) regroupe l'ensemble des services logistiques de l’université de Bordeaux. Elle est l'une des quatre directions rattachées  au PILPSE (Pôle immobilier, logistique, prévention, sécurité et environnement : PILPSE)

Compte tenu de la diversité des activités logistiques qu’elle recouvre, cette direction contribue fortement à la qualité de l’environnement de travail  des usagers de l’université, étudiants et personnels, et développe des interactions importantes et quotidiennes avec l’ensemble des structures de l’université. A titre d’information elle est composée de 240 personnes. De ce fait, une connaissance de l'organisation et du fonctionnement d’une structure similaire serait apprécié. Des déplacements sur la métropole bordelaise sont fréquents, d'autres pouvant avoir lieu sur les sites excentrés (Agen, Périgueux, notamment)

Les interlocuteurs quotidiens de l'agent sont très nombreux : Présidence, DGS, services, responsables PILPSE de sites (patrimoine et logistique), composantes et  laboratoires de l'établissement, autres établissements et partenaires extérieurs, fournisseurs...

Horaires de travail :

37h30 de travail hebdomadaire à effectuer de 8h à 16h15 (3/4 heure pause repas), du lundi au vendredi

Congés en fonction du calendrier universitaire

Uniquement les personnels fonctionnaires peuvent postuler à cette offre.

Mots clés :

Mise à jour le 02/09/2019