Technicien en CDD, Gestionnaire évènementiel et financier H/F, BAP J

Informations

Corps
Technicien en CDD
Profil / Intitulé du poste
Gestionnaire évènementiel et financier H/F
Branche d'activité ou discipline
BAP J
Catégorie
B
Lieu de travail
351 cours de la Libération - 33405 Talence cedex
Type d'emploi
BIATSS-ITRF.
Contractuel
Structure
Pôle Patrimoine, immobilier, logistique, prévention, sécurité.
Detail de l'affectation:
Service gestion locative, congrès et manifestations
Date d'ouverture et de fermeture du registre
Du 31/10/19 au 25/11/19
Date de prise de fonction
01/01/20
Durée
10 mois
Quotité de travail
100 %

Description de l'offre

Le Service gestion locative, congrès et manifestations est un service en forte croissance (prise en charge de 500 évènements/an, gestion de 2 centres d’hébergement), avec des enjeux d’internationalisation et un fort impact de ses activités en terme d’image pour l’université de Bordeaux.

Le ou la gestionnaire événementiel et financier peut être amené à effectuer  des déplacements sur la métropole bordelaise, au sein des différents sites de l’université de Bordeaux.

Le poste nécessite un partage continuel de l’information entre les différents membres de l’équipe et avec la chef de service. Le ou la gestionnaire sera en relation avec de nombreux interlocuteurs,  il est donc demandé un fort sens relationnel et une organisation pratique très rigoureuse. Une réactivité particulière et une gestion du stress est requise, ainsi que la capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle, avec la capacité à prioriser ses tâches. L’usage de l’anglais lu, parlé, écrit serait une compétence appréciée. 

En fonction de l’activité, des dépassements horaires pourront intervenir (en soirée ou week-end).

Descriptif des missions:

Le ou la gestionnaire événementiel et financier aura en charge l’organisation d’événements portés par les chercheurs ou services de l’Université de Bordeaux, ou par des structures partenaires, notamment des congrès ou colloques nationaux ou internationaux.

Il / elle aura pour missions le conseil, l’assistance au montage de projet, l’assistance à l’organisation de l’événement auprès du porteur de projet, la gestion des prestataires et la gestion financière des événements.

1. Soutien à l’organisation d’événements à caractère culturel et scientifique :

  • Conseil aux organisateurs sur le montage de l’évènement, aide au choix du lieu d’accueil de l’événement
  • Gestion de plannings de réservations
  • Développer les outils nécessaires à l’accueil d’événements internationaux
  • Coordination des services internes mis à contribution (audiovisuel, sécurité, logistique, communication, informatique)
  • Coordination des prestataires extérieurs
  • Gestion des aspects logistiques : réservation de locaux, mise à disposition de matériel ou mobilier, signalétique, production de cahier des charges technique
  • Assurer l’interface avec le client

2. Gestion administrative et financière :

  • Suivi administratif des dossiers
  • Gestion financière : production de devis et facturations, création de lignes budgétaire et suivi des dépenses et encaissements
  • Tenue de rapports financiers

Compétences attendues:

Diplôme(s) exigé(s) et/ou niveau de qualification : Baccalauréat

Savoirs :

  • Connaissance générale des techniques de gestion administrative
  • Posséder les notions de base du domaine concerné
  • Techniques d’élaboration de documents
  • Techniques d’accueil téléphonique et physique
  • Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures
  • Connaissance générale des règles d'hygiène et de sécurité
  • Connaissance générale des techniques de communication
  • Notion des principes de la démarche qualité.
  • Règles et techniques de la comptabilité
  • Anglais : niveau B1
  • Règles et techniques de la comptabilité
  • Systèmes d’information budgétaires et financiers

Savoir-faire :

  • Savoir prendre des notes, savoir élaborer et rédiger des documents, divers supports d'information
  • Savoir trier, hiérarchiser et classer les informations
  • Savoir appliquer la règlementation applicable au domaine et respecter les procédures
  • Savoir analyser et gérer les demandes d'information
  • Organiser et alimenter les bases de données
  • Utiliser les outils bureautiques
  • Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
  • Appliquer les textes réglementaires dans le contexte de la structure
  • Assurer le suivi des recettes : élaboration de devis, et suivi des paiements
  • Gérer les aspects logistiques : locaux, matériels, fournitures…
  • Planifier les actions, estimer les besoins pour la mise en place d’une manifestation
  • Travailler en équipe
  • Savoir rendre compte
  • Appliquer les règles financières
  • Assurer le suivi des dépenses et des recettes

Savoir-être :

  • Sens de l’organisation
  • Savoir travailler en équipe et en relation partenariale
  • Réactivité et rigueur
  • Sens relationnel
  • Gérer la confidentialité des informations et des données

Le cas échéant, expériences demandées : une expérience dans le domaine événementiel est demandée

Modalités de candidature

CV et lettre de motivation à envoyer jusqu'au 25 novembre 2019 inclus à :

recrutement@u-bordeaux.fr

ou directement via le bouton "postuler"

Rémunération

A partir de 1532€ mensuels bruts en fonction de l'expérience et de la grille en vigueur.

Mots clés :

Mise à jour le 31/10/2019