Technicien en CDD, Assistant de direction H/F, BAP J

Informations

Corps
Technicien en CDD
Profil / Intitulé du poste
Assistant de direction H/F
Branche d'activité ou discipline
BAP J
Catégorie
B
Lieu de travail
351 COURS DE LA LIBERATION 33405 TALENCE
Type d'emploi
BIATSS-ITRF.
Contractuel
Structure
Pôle Patrimoine, immobilier, logistique, prévention, sécurité.
Detail de l'affectation:
Direction Prévention Sécurité Environnement (DPSE)
Date d'ouverture et de fermeture du registre
Du 31/10/19 au 17/11/19
Date de prise de fonction
01/01/20
Durée
8 mois
Quotité de travail
100 %

Description de l'offre

Le Pôle Immobilier, Logistique, Prévention, Sécurité et Environnement (PILPSE) est un pôle administratif et technique multi-domaines.

Placé sous l'autorité d'un directeur général adjoint des services et composé de 5 entités (direction des moyens communs, direction du patrimoine immobilier, direction de la logistique, direction de la mission opération campus, direction prévention/sécurité/environnement), il a pour objectif de :

  • Garantir une maîtrise globale des ressources et moyens affectés au sein des différentes entités, en facilitant les arbitrages entre directions métiers du pôle et en permettant une gestion cohérente des ressources humaines internes à court, moyen et plus long terme.
  • Donner un cadre nouveau et innovant à la complémentarité des domaines métiers "voisins", avec une offre de service unifiée et de qualité sur l'ensemble des sites de l'université.
  • Optimiser, développer l'expertise et simplifier la gestion en matière des ressources transverses (administration, système d'information/études de pilotage, gestion des ressources humaines, finances, achats)
  • Centrer l'activité des directions opérationnelles (patrimoine, logistique, hygiène-sécurité-environnement) sur leurs cœurs de métier et développer leurs activités dans une logique de performance, de qualité de service aux usagers, et d'innovation

La direction prévention sécurité environnement, exerce des missions de conseil d’expertise en prévention des risques auprès de la gouvernance et de l’ensemble de la communauté universitaire. Elle s’articule autour de trois services :

1. Le service conseil et prévention des risques assure les misions suivantes :

  • Déployer et accompagner la démarche d’évaluation des risques professionnels
  • Assurer la mise en œuvre des actions de prévention
  • Préparer, animer et restituer les travaux émanant des quatre Comités d’Hygiène de Sécurité et des Conditions de Travail (CHSCT)

2. Le service gestion des déchets et valorisation conseille et  propose des alternatives de mise en œuvre de politique de prévention, de gestion, et de valorisation des déchets dangereux (déchets chimiques, déchets d’activités de soins à risques Infectieux, radioactifs, déchets d’équipements électriques et électroniques, …) et déchets non dangereux

3. Le service sécurité incendie, secours et sûreté. Les missions principales de ce service sont :

  • L’intervention en cas d’urgence : incendie, secours à personne et sûreté des bâtiments
  • Le conseil et l’assistance dans la prévention du risque d’incendie et la mise en place d’une politique de sûreté,
  • La coordination de 4 postes de sécurité incendie implantés sur les sites de Talence, Carreire, Victoire et Pessac
  • Le suivi des commissions de sécurité incendie et d’accessibilité des 135 bâtiments classés en tant qu’établissement recevant du public

Ce service coordonne également le suivi des prestations des entreprises extérieures de sécurité incendie, secours à personnes, sûreté.

Au sein de la DPSE, l'agent assure les fonctions d'assistant de direction et encadre un agent de catégorie C.

Par ailleurs, l’agent assure le rôle d'interface avec la Direction des Moyens Communs (direction transverse) du pôle notamment dans les domaines RH, finances et contrôle de gestion.

Le budget de la DPSE représente 2.2M€.

Dans le cadre du processus de dévolution en cours qui vise à rendre l'université de Bordeaux propriétaire de ses biens fonciers et immobiliers à partir de juillet 2019, le PILPSE s'apprête à vivre une nouvelle transformation, laquelle devrait être mise en place en janvier 2020. Le périmètre exacte de la DPSE n'est pas arrêté à ce jour, il pourra voir son contenu et ses missions évoluer.

Descriptif des missions:

1. Administratives

  • Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines
  • Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)
  • Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
  • Gérer le courrier (mise en forme, circuit de signature et  diffusion)
  • Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
  • Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
  • Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
  • Procéder à l’archivage des pièces administratives
  • Assurer la mise à jour des documents et informations publiés sur la page intranet

2. Financières

  • Procéder aux opérations d’engagement et liquidation
  • Suivre les crédits par type de dépenses ou d’opérations
  • Participer à l'élaboration du budget
  • Classer et archiver les pièces et justificatifs d’opérations financières et comptables
  • Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
  • Appliquer les procédures et règles budgétaires et comptables
  • Appliquer les procédures règlementaires et internes liées aux marchés publics
  • Contrôler la cohérence et la qualité des données (financières et administratives)
  • Suivi d'exécution administrative et financière des marchés publics liés aux activités de la Direction Prévention Sécurité Environnement

3. Activités associées

  • Coordonner et superviser les activités d’un agent de catégorie C
  • Consigner les procédures applicables dans son domaine
  • Effectuer les réservations de véhicules pour les agents de la DPSE       

4. Activités transitoires

Dans le cadre du projet de réorganisation du PILPSE les activités listées ci-dessous pourraient être transférées au pôle RHDS :

* participer à l'organisation des CHSCT (programmation, envois des convocations, listes d'émargement …) et à la rédaction des procès verbaux des réunions

Compétences attendues:

Diplôme(s) exigé(s) et/ou niveau de qualification : Baccalauréat

Savoirs :

  • Connaissances générales des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative
  • Mode de fonctionnement des administrations publiques
  • Politiques, dispositifs et procédures propres au champs d'intervention
  • Techniques d'élaboration de documents
  • Finances publiques, marchés publics
  • Système d'information budgétaires et financiers

Savoir-faire :

  • Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
  • Mettre en œuvre une démarche qualité
  • Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
  • Travailler en équipe
  • Communiquer et faire preuve de pédagogie
  • Savoir rendre compte

Savoir-être :

  • Rigueur, fiabilité
  • Sens de la confidentialité
  • Sens de l'organisation
  • Sens relationnel

Modalités de candidature

CV et lettre de motivation à envoyer jusqu'au 17 novembre 2019 inclus à :

recrutement@u-bordeaux.fr

ou directement via le bouton "postuler"

Rémunération

A partir de 1588€ mensuels bruts en fonction de l'expérience et de la grille en vigueur.

Mots clés :

Mise à jour le 31/10/2019