Technicien en CDD, Assistant administratif F/H, BAP J

Informations

Corps
Technicien en CDD
Profil / Intitulé du poste
Assistant administratif F/H
Branche d'activité ou discipline
BAP J
Catégorie
B
Lieu de travail
TALENCE
Type d'emploi
BIATSS-ITRF.
Contractuel
Structure
Pôle Recherche, international, partenariats et innovation.
Detail de l'affectation:
Affectation partagée entre la Direction des Ressources et la Direction de la Recherche et de la Valorisation à 50% chacune
Date d'ouverture et de fermeture du registre
Du 18/10/19 au 03/11/19
Date de prise de fonction
01/12/19
Durée
12 MOIS
Quotité de travail
100%

Description de l'offre

L'université de Bordeaux recrute un.e Assistant.e administratif.ve en temps partagé sur deux directions du pôle Recherche International Partenariats Innovation afin d'accompagner les missions de pilotage administratif et financier transverse de sa Direction des Ressources et les missions de mise en œuvre opérationnelle de la politique scientifique  de sa Direction de la Recherche et la Valorisation  (cf Informations complémentaires)

Descriptif des missions:

  • Mettre en œuvre et assurer le suivi du circuit de signature des actes contractuels réalisés à la DRV et à la DR en conformité avec la réglementation
  • Enregistrer les actes contractuels sur la base de données de la DRV
  • Mettre en place un appui à la logistique des instances (commission recherche, conseil académique)
  • Tenir à jour les tableaux de bord d’activité des services et  du suivi financier des directions
  • Apporter un soutien aux gestionnaires financiers dans le cadre des projets/Directions RIPI hors DRIDirection des Relations Internationales ( réalisation des dépenses, missions et réservations – utilisation des logiciels financiers GFC Dépenses, Missions, BO et GPI )
  • Vérifier la conformité du déversement de la paie mensuellement et faire remonter les anomalies
  • Traiter et diffuser des informations internes et externes
  • Saisir et mettre à jour des bases de données et des listes de diffusion
  • Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, etc.), les reproduire et les diffuser
  • Apporter un soutien logistique pour l’organisation des manifestations (activités de communication des différents services) et pour la DR
  • Organiser le classement et archiver les documents et informations
  • Assurer la prise de note et la réalisation de comptes-rendus.

Compétences attendues:

Diplôme(s) exigé(s) et/ou niveau de qualification : BAC minimum

Savoirs :

  • Connaissance approfondie des techniques de gestion administrative
  • Connaissance générale de l’organisation de la recherche au niveau de l’université et au niveau national
  • Connaissance générale de la réglementation administrative et financière relative à un EPSCP
  • Connaissance du fonctionnement de l’établissement
  • Bonnes connaissances des techniques et règles de classement et d’archivage
  • Techniques de communication orale et écrite
  • Techniques d'élaboration de documents
  • Techniques d'accueil téléphonique et physique
  • Environnement et réseaux professionnels
  • Connaissance souhaitée de l’anglais, voire d’une autre langue

Savoir-faire :

  • Travailler en équipe
  • Informer et rendre compte
  • Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
  • Rédiger des rapports ou des documents
  • Enregistrer et classer les documents
  • Utiliser les outils bureautiques et les applications de gestion du domaine
  • Utiliser les modes de communication écrite et orale
  • Accueillir et prendre des messages
  • Mettre en œuvre des procédures et des actes règlementaires
  • Communiquer et faire preuve de pédagogie
  • Mettre en œuvre une démarche qualité
  • Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
  • Gérer la confidentialité des informations et des données
  • Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service
  • Trier, hiérarchiser et classer les informations

Savoir-être :

  • Rigueur/fiabilité 
  • Adaptabilité et polyvalence
  • Sens de l’organisation
  • Sens relationnel
  • Capacité à travailler avec de multiples acteurs internes et externes 
  • Sens de la confidentialité

Modalités de candidature

CV et lettre de motivation à envoyer jusqu'au 3 novembre 2019 inclus à :

recrutement.ia@u-bordeaux.fr

ou directement via le bouton "postuler"

Rémunération

A partir de 1532€ mensuels bruts en fonction de l'expérience et de la grille en vigueur.

Informations complémentaires

Environnement et contexte de travail, contraintes particulières liées au poste :

Ce poste est localisé sur le site de Talence avec deux localisations : bâtiments A5 et C5

Ce poste implique une capacité à interagir avec un nombre conséquent d’interlocuteurs : présidence, pôles, directions, départements et unités de recherche.

La Direction des Ressources (DR) assure un pilotage administratif et financier transverse au pôle RIPI aux côtés du/de la DGSA. Elle est en charge d’optimiser et simplifier la gestion opérationnelle par la mise en place de procédures et d’indicateurs partagés et la diffusion des bonnes pratiques au sein du pôle et en lien avec les autres pôles administratifs.

Elle exécute les opérations financières et RH des Labex et Clusters.             

Cette direction est composée d’un bureau Contrôle de gestion/contrôle Interne et d’un service de gestion financière.

L’agent travaille au sein du service de gestion financière de la Direction des Ressources du pôle RIPI.  La mission du service est d’assurer le suivi budgétaire, l’exécution des dépenses et les reporting pour les LabEx & Cluster, le budget des directions RIPI, les projets KIC RM, les départements

La Direction de la Recherche et de la Valorisation (DRV) a pour mission d’assurer la mise en œuvre opérationnelle de la politique scientifique de l’établissement et de soutenir la collaboration et la concertation avec les grands partenaires de la recherche dont les EPST et les collectivités territoriales. Elle assure l’appui au pilotage et à l’animation scientifique des départements de recherche. Elle constitue le point d’entrée pour l’accompagnement des structures de recherche dans leurs  activités de recherche, de valorisation et leurs projets.

En son sein, le service de Soutien recherche assure les relations avec les unités de recherche, les structures fédératives, les partenaires de la recherche dont les EPST. Il gère les instances recherche de l’établissement, met en place les contrats d’accueil en laboratoires et  assure la coordination des structures partenariales de recherche avec les partenaires industriels.

Mise à jour le 18/10/2019

Contact

sandrine tirant