Assistant ingénieur en CDD, Assistant.e du pôle RIPI, BAP J

Informations

Corps
Assistant ingénieur en CDD
Profil / Intitulé du poste
Assistant.e du pôle RIPI
Branche d'activité ou discipline
BAP J
Catégorie
B
Lieu de travail
Campus de Talence
Type d'emploi
BIATSS-ITRF.
Contractuel
Structure
Pôle Recherche, international, partenariats et innovation.
Date d'ouverture et de fermeture du registre
Du 09/05/19 au 19/05/19
Date de prise de fonction
15/06/19
Durée
1an
Quotité de travail
100%

Description de l'offre

L’assistant.e de direction est placé.e sous l’autorité de la directrice générale adjointe (DGSA) du pôle, et en appui à l’équipe de direction du pôle.

Le poste d'assistant.e de direction du pôle RIPI implique principalement:

  • La tenue et mise en cohérence des agendas de la DGS adjointe en charge du pôle et des directrices; la veille des différents agendas et calendriers institutionnel et de gestion ;
  • La programmation et la préparation des réunions et comités internes au pôle, des réunions fonctionnelles entre le pôle RIPI et les autres composantes, de réunions ad hoc ;
  • La gestion des parapheurs dans le processus de signature ;
  • La mise en forme de divers courriers et documents ;
  • Le suivi des aspects logistiques du pôle et la commande des fournitures administratives et divers matériels ;
  • La participation à certaines commissions ou opérations
  • Un appui particulier au bureau partenariats de la DIPE en termes d’organisation de réunions et de rédaction de compte-rendus.

Descriptif des missions:

  • Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes et externes
  • Gérer le(s) agenda(s) des directrices du pôle RIPI et de la DGSA et contrôler les échéances
  • Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier et courriel, demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
  • Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
  • Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
  • Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
  • Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d’information administratif, financier et/ou ressources humaines
  • Assurer la prise de notes et la rédaction de comptes-rendus
  • Retranscrire des informations orales à l’écrit
  • Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser
  • Contribuer aux opérations de communication (conception de supports…) et mettre à jour les pages Web du pôle RIPI
  • Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l’activité d’un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques, opérations électorales)
  • Assurer et/ou suivre la maintenance de 1er niveau du parc de matériel (photocopieurs, flotte téléphones portables,…)
  • Référent archives / RH / patrimoine / correspondant « identité numérique » (CIN)
  • Classer et archiver des documents papier et numérique.

Compétences attendues:

Diplôme(s) exigé(s) : Baccalauréat

Savoirs :

  • Techniques d’accueil téléphonique et physique
  • Techniques de gestion administrative
  • Techniques d’élaboration de documents
  • Techniques de communication
  • Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et de l'activité de l'établissement
  • Modes de fonctionnement des administrations publiques
  • Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d’intervention
  • Environnement et réseaux professionnels
  • Culture internet
  • Langue anglaise : B1 à B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir-faire :

  • Accueillir différents publics de façon adaptée et prendre des messages
  • Communiquer et faire preuve de pédagogie
  • Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
  • Savoir rendre compte
  • Gérer la confidentialité des informations et des données
  • Savoir analyser et synthétiser
  • Savoir travailler en équipe
  • Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
  • Mettre en œuvre la réglementation, les procédures et les règles
  • Mettre en œuvre une démarche qualité et une sécurisation des actes
  • Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service
  • Trier, hiérarchiser et classer les informations

Savoir-être :

  • Sens de l’organisation
  • Sens relationnel
  • Réactivité
  • Rigueur / Fiabilité
  • Autonomie
  • Maîtrise de soi
  • Loyauté
  • Capacité de discernement

Modalités de candidature

CV et lettre de motivation à envoyer avant le 19 mai 2019inclus à :

recrutement.ia@u-bordeaux.fr

ou directement via le bouton "postuler"

Rémunération

A partir de 1532,33€ bruts mensuels, en fonction de l'expérience et de la grille applicable

Informations complémentaires

Le pôle Recherche, International, Partenariats et Innovation (RIPI) est composé de 4 directions : direction de la recherche et de la valorisation, direction des relations internationales, direction innovation partenariats entreprises, direction des ressources. Il regroupe un ensemble de fonctions de l’administration centrale de l’université de Bordeaux en charge :

  • De soutenir les activités de la recherche, leur pilotage, leur valorisation et leur promotion ;
  • De promouvoir le développement de l’Université sur de nouvelles missions d’innovation et de son ancrage dans l’environnement socio-économique et territorial ;
  • D’accompagner les projets et actions d’internationalisation des activités de l’établissement, que ce soit en matière de recherche, de formation ou de relation partenariale.

 

Le pôle Recherche, International, Partenariats, Innovation a pour missions spécifiques de structurer les activités et les interactions nécessaires entre les domaines du pôle (recherche, innovation, international, partenariats) pour faciliter le pilotage des politiques portées par l'université de Bordeaux.

A ce titre, il interagit de manière forte avec :

Mise à jour le 09/05/2019

Contact

SANDRINE TIRANT