Assistant Ingénieur en CDD, Assistant en gestion administrative et de communication F/H, BAP J

Informations

Corps
Assistant Ingénieur en CDD
Profil / Intitulé du poste
Assistant en gestion administrative et de communication F/H
Branche d'activité ou discipline
BAP J
Catégorie
A
Lieu de travail
TALENCE
Type d'emploi
BIATSS-ITRF.
Contractuel
Detail de l'affectation:
Poste affecté au Laboratoire I2M et la Direction de la Recherche et de la Valorisation
Date d'ouverture et de fermeture du registre
Du 10/09/19 au 29/09/19
Date de prise de fonction
01/11/19
Durée
14 mois
Quotité de travail
100%

Description de l'offre

L’Université de Bordeaux développe des partenariats de recherche dans de nombreux domaines au travers de structures communes de recherche qui permettent de mener des projets de recherche en étroite collaboration entre les enseignants-chercheurs de l’Établissement et le monde industriel. Le laboratoire I2M mène en particulier des activités dans le domaine de la construction durable et porte une équipe de recherche commune avec l’Institut pour la transition énergétique Nobatek/INEF4 implanté à Anglet (64) et Talence (Campus Arts et Métiers ParisTech).

L’Assistant.e en gestion administrative et communication est placé.e sous l’autorité du responsable de l’équipe de recherche commune entre le laboratoire I2M et Nobatek/INEF4 et sera également en appui à l’équipe du bureau des partenariats industriels stratégiques de recherche, au sein de la Direction de la Recherche et de la Valorisation de l’Université de Bordeaux.

L'Assistant.e en gestion administrative et de communication travaillera dans un premier temps dans le périmètre de l’équipe de recherche commune I2M – Nobatek/INEF4 afin d'assurer et/ou coordonner les formalités administratives des projets développés au sein de cette équipe de recherche commune.

Dans un second temps, le périmètre de ses missions évoluera afin de contribuer à la diffusion des outils et bonnes pratiques au réseau de l'ensemble des partenariats industriels stratégiques de recherche de l'établissement, notamment concernant le remplissage d’un tableau de suivi des structures et la mise en place d’un plan de communication.

Descriptif des missions:

Activités dans le périmètre de l’équipe de recherche commune I2M –Nobatek/INEF4 :

  • Assurer la coordination et/ou la réalisation des  activités administratives, suivi financier et de gestion du personnel en lien avec les structures concernées par les projets menés ; notamment collecter les informations nécessaires à la mise en place des contrats des projets spécifiques
  • Proposer des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
  • Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les services et les porteurs de projets
  • Élaborer et mettre en œuvre des supports de communication scientifique papier et électronique visant à promouvoir les activités de la structure et de ses partenariats
  • Assurer l’organisation matérielle et logistique des manifestations institutionnelles, scientifiques et éventuellement à destination du grand public
  • Effectuer la diffusion de documents de communication en lien avec les services communication des établissements

Activités dans le périmètre du bureau des partenariats industriels stratégiques de recherche de l'Université de Bordeaux :

  • Collecter les informations nécessaires au remplissage du tableau de bord du suivi des partenariats industriels stratégiques de recherche de l’Université de Bordeaux
  • Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les différents services de l'établissement ainsi qu'avec les porteurs de projets des partenariats industriels stratégiques de recherche de l’Université de Bordeaux
  • Participer au plan de communication et contribuer à l'élaboration et la mise en œuvre des supports de communication visant à promouvoir ces partenariats industriels stratégiques de recherche de l’Université de Bordeaux (site web)

Compétences attendues:

Diplôme(s) exigé(s) et/ou niveau de qualification : Bac +2/+3 (DUT, BTS, LPRO, …)

Savoirs :

  • Techniques de gestion administrative
  • Techniques d’élaboration de documents et de rédaction de compte-rendu
  • Techniques de communication
  • Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et de l'activité de l'établissement
  • Modes de fonctionnement des administrations publiques
  • Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d’intervention
  • Environnement et réseaux professionnels
  • Culture internet
  • Langue anglaise : B1 à B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir-faire :

  • Communiquer et faire preuve de pédagogie pour fédérer
  • Élaborer et conduire la mise en œuvre de tableaux de bord
  • Élaborer et rédiger des notes d’information, des documents de synthèse
  • Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
  • Savoir analyser et synthétiser
  • Savoir rendre compte
  • Comprendre et savoir traduire les besoins et attentes de la Direction
  • Animer des réunions jusqu’à la mise à disposition de comptes rendus
  • Gérer la confidentialité des informations et des données
  • Mettre en œuvre la réglementation, les procédures et les règles
  • Trier, hiérarchiser et classer les informations

Savoir-être :

  • Goût pour le travail en équipe
  • Sens de l’organisation
  • Sens relationnel
  • Réactivité
  • Rigueur / Fiabilité
  • Autonomie
  • Maîtrise de soi
  • Loyauté
  • Capacité de discernement

Modalités de candidature

CV et lettre de motivation à envoyer jusqu'au 29 septembre 2019 inclus à :

recrutement.ia@u-bordeaux.fr

ou directement via le bouton "postuler

Rémunération

A partir de 1 790€ bruts mensuels en fonction de l'expérience et des grilles de salaire en vigueur.

Informations complémentaires

Environnement et contexte de travail, contraintes particulières liées au poste :

Le poste sera partagé entre deux localisations sur le campus de Talence :

  • Les missions dans le périmètre de l’équipe de recherche commune I2M –Nobatek/INEF4 seront réalisées à I2M sous la responsabilité hiérarchique de Laurent MORA (bâtiment Arts et Métiers, campus de Talence).
  • Les missions dans le périmètre du bureau des partenariats industriels stratégiques de recherche de l’Université de Bordeaux seront réalisées à la Direction de la Recherche et de la Valorisation (bâtiment C5, campus de Talence).

Le ratio de répartition à la prise de poste sera de 3,5 j/ semaine à l'I2M et 1,5j/semaine à la DRV, ce ratio sera amené à évoluer à partir de 2020.

Mise à jour le 10/09/2019

Contact

sandrine tirant