Adjoint.e technique en CDD, Secrétaire pédagogique et administratif de formation continue, BAP J

Informations

Corps
Adjoint.e technique en CDD
Profil / Intitulé du poste
Secrétaire pédagogique et administratif de formation continue
Branche d'activité ou discipline
BAP J
Catégorie
C
Lieu de travail
Bordeaux
Type d'emploi
BIATSS-ITRF.
Contractuel
Structure
Collège droit, science politique, économie et gestion.
Detail de l'affectation:
IAE
Date d'ouverture et de fermeture du registre
Du 17/07/19 au 18/08/19
Date de prise de fonction
15/09/19
Durée
12 mois
Quotité de travail
100%

Description de l'offre

Sous l’autorité de la responsable de bureau, assurer l’ensemble des actes relevant de la gestion administrative des formations et de la relation avec les stagiaires (accueil, constitution de dossiers, saisie de tableaux de bord de suivi, aide aux autres gestionnaires de scolarité), dans le respect de la réglementation et des procédures internes de l’IAE, pour les formations qui lui sont confiées.

Descriptif des missions:

Activités principales :

  • gestion pédagogique et administrative de parcours de formation
  • gestion pédagogique : planning des cours, gestion des feuilles d'émargement, absences, examens, notes, délibérations, élaboration et suivi des conventions de stages, soutenances de mémoires de fin d’études, etc.
  • gestion administrative des enseignants et des intervenants externes : planning des enseignements, heures prévisionnelles, gestion courante quotidienne d'un service scolarité pour les parcours confiés
  • gestion matérielle : reprographie, feuilles de présence, salles d’enseignement
  • gestion des demandes d’admission (logiciel Apoflux)
  • assurer l'accueil et l'information des stagiaires, enseignants et intervenants extérieurs (accueil téléphonique et physique / réponses aux demandes des usagers, traitement des demandes et transmission des informations)
  • participer à l’organisation de salons, de journées portes ouvertes, de conférences, de réunions de rentrée

Le cas échéant, activités associées :

  • préparer des dossiers de certification sur la base d’un référentiel dédié (démarche qualité)
  • respecter et mettre en œuvre les procédures d’archivage
  • participer, le cas échéant, à la surveillance d’examens

Environnement et contexte de travail, contraintes particulières liées au poste :

Contexte : travail au profit de stagiaires en formation professionnelle (groupes d’adultes en reprise d’études). Certaines activités peuvent se faire en lien avec des partenaires extérieurs.

Contraintes liées au poste :

Existence de pics d’activité en fonction des contraintes du calendrier universitaire annuel.

Présence possible le samedi, au regard des nécessités de service.

Compétences attendues:

Savoirs :

  • Techniques de communication
  • Techniques d’élaboration de documents
  • Techniques d’accueil téléphonique et physique
  • Environnement et réseaux professionnels
  • Culture Internet
  • Techniques de classement et d’archivage

Savoir-faire :

  • Travailler en équipe
  • Savoir rendre compte
  • Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
  • Rédiger des rapports ou des documents
  • Accueillir les populations concernées
  • Enregistrer et classer les documents
  • Utiliser les outils bureautiques
  • Accueillir et prendre des messages
  • Organiser son activité

Savoir-être :

  • Sens de l’organisation
  • Réactivité
  • Sens relationnel

Modalités de candidature

CV et lettre de motivation à envoyer avant le 18 août 2019 inclus à :

recrutement@u-bordeaux.fr

ou directement via le bouton "postuler

Rémunération

A partir de 1521,22€ bruts mensuels, en fonction de l'expérience et de la grille applicable .

Mots clés :

Mise à jour le 18/07/2019

Contact

Jérôme FAURE