Adjoint.e Technique en CDD, Assistant.e administrative et logistique de la boutique de l'université, BAP J

Informations

Corps
Adjoint.e Technique en CDD
Profil / Intitulé du poste
Assistant.e administrative et logistique de la boutique de l'université
Branche d'activité ou discipline
BAP J
Catégorie
C
Lieu de travail
Talence
Type d'emploi
BIATSS-ITRF.
Contractuel
Structure
Pôle Communication et vie institutionnelle.
Detail de l'affectation:
Direction de la communication
Date d'ouverture et de fermeture du registre
Du 24/05/19 au 16/06/19
Date de prise de fonction
01/07/19
Durée
12 mois
Quotité de travail
100%

Description de l'offre

L'assistant-e administrative et logistique gère tous les aspects logistiques, budgétaires et matériels de la boutique de l'université. Il.elle intervient également en soutien aux agents du service dans le cadre de leurs activités. li/Elle seconde l'assistante de direction du service en tant que de besoin.

Descriptif des missions:

Activités principales :

  • Gérer la "boutique" d'objets publicitaires de l'université (devis, bons commande, facturation, régie de recettes, gestion stocks, préparation de commandes)
  • Assurer la promotion du service« goodies » auprès des structures, services et étudiants : mise en place d'un catalogue print et web
  • Gérer le matériel de la direction de la communication : prêts, renouvellement du matériel, promotion
  • Suivre les relations fournisseurs (mises en concurrence, négociations, relances)

Activités secondaires :

  • Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de la structure
  • Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, ... ), les reproduire et les diffuser
  • Classer et archiver les documents et informations
  • Organiser la logistique relative aux réunions et aux événements organisés par la direction
  • Participer à la saisie d'actualités sur le site internet de l'établissement
  • Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
  • Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier.
  • Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d’activité de la structure
  • Assurer le suivi comptable du service

Environnement et contexte de travail, contraintes particulières liées au poste :

  • Tâches de logistique et port de charges
  • Maîtrise des outils informatiques de gestion

Compétences attendues:

  • Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
  • Connaissance générale des techniques et règles de classement et d'archivage
  • Notions de base des techniques de communication orale et écrite.
  • Analyser et gérer les demandes d'information
  • Enregistrer les messages et rendre compte
  • Gérer la confidentialité des informations et des données
  • Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres
  • Trier, hiérarchiser et classer les informations.
  • Utiliser les outils bureautiques
  • Travailler en équipe et en relation partenariale
  • S'exprimer oralement ou par écrit
  • L'organisation générale et le fonctionnement de l'établissement et de ses composantes
  • Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures

Compétences opérationnelles :

  • Réactivité, anticipation
  • Gérer les situations d'urgence
  • Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
  • Travailler en équipe
  • Rédiger des contenus adaptés aux publics
  • Rédiger des messages/supports adaptés aux différents publics
  • Savoir planifier et respecter des délais
  • Sens du service client

Modalités de candidature

CV et lettre de motivation à envoyer jusqu'au 16 juin  2019 à :
recrutement@u-bordeaux.fr
ou directement via le bouton "postuler"

Rémunération

1 521,22 € bruts et selon la grille des contractuels de catégorie C de l'université de Bordeaux et selon profil et expérience.

Mots clés :

Mise à jour le 24/05/2019

Contact

Jérôme FAURE