Adjoint technique en CDD, Gestionnaire Admission du Doctorat H/F, BAP J

Informations

Corps
Adjoint technique en CDD
Profil / Intitulé du poste
Gestionnaire Admission du Doctorat H/F
Branche d'activité ou discipline
BAP J
Catégorie
C
Lieu de travail
Talence
Type d'emploi
BIATSS-ITRF.
Contractuel
Structure
Collège des écoles doctorales.
Date d'ouverture et de fermeture du registre
Du 01/07/19 au 10/07/19
Date de prise de fonction
01/09/19
Durée
12 mois
Quotité de travail
100%

Description de l'offre

Au sein du collège des écoles doctorales, le (ou la ) gestionnaire aux admissions aura un rôle majeur dans l’accueil, les inscriptions des doctorants, les soutenances de thèses et HDR. Il (ou elle) mettra en œuvre le système d’information ADUM, en  interaction avec les 8 écoles doctorales.

Descriptif des missions:

Activités essentielles du bureau des admissions:

  • Accueillir, informer et orienter les doctorants/docteurs/directeurs de thèses/directeurs d’unités de recherche
  • Gérer les inscriptions/réinscriptions des  doctorants : saisie informatique, contrôle des PJ, encaissement  
    • Assurer le fonctionnement et la fiabilisation du SI dédié : ADUM
    • Mettre en œuvre les procédures
    • Assurer l’interface avec les 8 écoles doctorales
    • Classement et archivage des documents administratifs et dossiers

Le cas échéant, activités associées :

  • Réaliser les opérations de gestion courante
  • Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe
  • Relancer les interlocuteurs internes ou externes
    • Réceptionner, enregistrer et diffuser le courrier
    • Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports...), les reproduire et les diffuser

Compétences attendues:

Connaissances :

  • De  l’enseignement supérieur
  • De langue(s) étrangère(s) 
  • Des techniques d’élaboration de documents
  • Des techniques d’accueil téléphonique et physique
  • Des techniques de communication
  • De la culture internet

Compétences opérationnelles :

  • Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
  • Accueillir les populations concernées : doctorants, docteurs, directeurs des écoles doctorales, directeurs de thèses …
  • Rédiger des rapports ou des documents
  • Savoir rendre compte
  • Travailler en équipe
  • Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
  • Utiliser les outils bureautiques

Compétences comportementales :

  • Sens de l’organisation
  • Réactivité
  • Disponibilité, adaptabilité et autonomie dans l'organisation du travail
  • Nécessité de fortes qualités relationnelles, d'écoute et de discrétion
  • Bonne capacité d'analyse et de synthèse
  • Gérer la confidentialité des informations

Modalités de candidature

CV et lettre de motivation à envoyer avant le 10 juillet 2019inclus à :

recrutement@u-bordeaux.fr

ou directement via le bouton "postuler

Rémunération

A partir de 1521,22€ bruts mensuels, en fonction de l'expérience et de la grille applicable

Informations complémentaires

Créé en octobre 2016, le collège des écoles doctorales élabore une stratégie de développement et de promotion du doctorat de l’Université de Bordeaux en partenariat avec les 8 écoles doctorales, les 4 collèges de formation et les départements de recherche. Il met en œuvre les actions en lien avec cette stratégie et à ces fins, assure des missions par ses propres moyens (offre de services aux doctorants, répartition des moyens, des contrats doctoraux…) ou en appui avec d’autres pôles de l’établissement (RHDS, FIPVU, RIPI …).

Le service des admissions a vu son périmètre évoluer en 2016 et ses modalités de gestion complètement modifiées avec la mise en place d’un SI unique pour le doctorat « ADUM » depuis la rentrée 17-18.

Le ou la gestionnaire aux admissions sera placé sous l’autorité hiérarchique direct de Mme Nathalie Augoyard, Chef de service du bureau Admission du Doctorat au collège des écoles des doctorales.  

Mots clés :

Mise à jour le 01/07/2019

Contact

Jérôme FAURE