Adjoint Technique titulaire, Assistant de direction H/F, BAP J

Informations

Corps
Adjoint Technique titulaire
Profil / Intitulé du poste
Assistant de direction H/F
Branche d'activité ou discipline
BAP J
Catégorie
C
Lieu de travail
351 cours de la Libération, Bâtiment C5 TALENCE
Type d'emploi
BIATSS-ITRF.
Titulaire
Structure
Pôle Pilotage et aide à la stratégie.
Detail de l'affectation:
Service de la coordination administrative et financière
Date d'ouverture et de fermeture du registre
Du 18/07/19 au 18/08/19
Date de prise de fonction
01/10/19
Quotité de travail
100 %

Description de l'offre

Missions du pôle PAS :

Le pôle pilotage et aide à la stratégie a pour principales missions de :

- Déployer un dispositif d’observations de l’ensemble de l’activité et des acteurs de l’université de Bordeaux, à travers son Observatoire des Formations et de la Vie Universitaire (OFVU)

- Proposer des outils de contrôle de gestion et de mesure de la performance

- Doter l’université de Bordeaux de mécanismes internes d’allocation des moyens efficaces

- Piloter un système d’information décisionnel urbanisé et sécurisé qui garantisse l’alignement avec la stratégie

- Venir en appui des évolutions stratégiques et organisationnelles par la coordination et l’appui au pilotage des projets stratégiques

- Réaliser des diagnostics et optimisations organisationnels

- Proposer de l’accompagnement managérial

- Développer un dispositif de contrôle interne assurant la sécurisation des processus les plus stratégiques

Missions du service :

Le service a comme mission le soutien administratif, logistique et organisationnel au service des projets, des programmes et des directions :

-          Assistance administrative à la gouvernance des projets (organisation des instances, comité de tutelles, comité de pilotage, évènements : convocation ou invitation, préparations des dossiers, secrétariat de séance, rédaction du compte rendu et relevés de décisions, organisation des journées ou réunions de lancement ou de présentation.)

-          Assistance administrative à la gouvernance des initiatives stratégiques (conseil de gestion, instances thématiques de type CTO, commission d’évaluation), notamment l’IdEx Université de Bordeaux : convocation ou invitation, préparations des dossiers, secrétariat de séance, rédaction du compte rendu et relevés de décisions

-          Mise en œuvre des décisions dans le cadre de ces initiatives stratégiques (notifications, installation des crédits en lien avec la Direction des Finances ou exceptionnellement versements de crédits auprès des autres établissements du site.), en relation avec les services et chargés de programme opérateurs et mise à jour des bases de données relatives aux programmes.

-          Soutien logistique (locaux, matériels, fournitures, courrier, accueil, standard téléphonique) de l’activité du pôle PAS

-          Assistance agenda (pôle et directions)

-          Gestion des budgets du pôle

Descriptif des missions:

Mission(s) principale(s)

L’adjoint en gestion administrative a comme mission :

  • Assister la responsable du service en termes d'organisation, de gestion, d'information, de logistique, d'accueil, de communication, contribuer au bon déroulement des activités de la structure et en assurer la continuité

Activités principales

  • Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs
  • Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
  • Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier et courriel
  • Classer et archiver des documents papier et numérique
  • Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser
  • Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité
  • Aider à l'organisation des emplois du temps des directrices
  • Aider à l'organisation de quelques temps forts de l'université comme le dialogue de gestion ou le comité des risques

Compétences attendues:

Savoirs :

  • Connaître l’université et son organisation
  • Maîtriser les systèmes d'information budgétaires et financiers

Savoir-faire :

  • Gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
  • Rendre compte
  • Rechercher l’information, la vérifier et la classer
  • Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
  • Travailler en équipe
  • Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du serviceƒ
  • Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
  • Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
  • Alimenter les bases de données du domaine d'intervention et faire un suivi
  • Intégrer les données, contrôler leur validité et leur cohérence

Savoir-être :

  • Sens de l’organisation
  • Rigueur et méthode
  • Fiabilité
  • Adaptabilité/polyvalence
  • Débrouillardise

Modalités de candidature

CV et lettre de motivation à envoyer jusqu'au 18 août 2019 inclus à :

recrutement@u-bordeaux.fr

ou directement via le bouton "postuler"

Rémunération

Groupe IFSE C2.

Mots clés :

Mise à jour le 18/07/2019