Adjoint Technique en CDD, Secrétaire pédagogique F/H, BAP J

Informations

Corps
Adjoint Technique en CDD
Profil / Intitulé du poste
Secrétaire pédagogique F/H
Branche d'activité ou discipline
BAP J
Catégorie
C
Lieu de travail
Talence, Pessac
Type d'emploi
BIATSS-ITRF.
Contractuel
Structure
Collège sciences et technologies.
Detail de l'affectation:
UF MATHEMATIQUES ET INTERACTIONS
Date d'ouverture et de fermeture du registre
Du 07/10/19 au 15/10/19
Date de prise de fonction
01/11/19
Durée
10 mois
Quotité de travail
100%

Description de l'offre

  • Assurer le suivi des dossiers vacataires à l'aide du logiciel E-Vacataire
  • Assurer la saisie des services dans SGSESystème de Gestion des Services d'Enseignement (enseignants de l'UF et vacataires )
  • Assurer l'accueil de l'UF
  • Assurer la gestion du courrier de l'UF (externe et interne)
  • Assurer un appui administratif à l'UF (gestions des stocks, gestion des imprimantes et copieurs)
  • Assurer l'organisation des diverses manifestations de l'UF
  • Assurer la gestion des conventions de stage en appui aux secrétaires pédagogiques
  • Assurer la gestion du site web de l'UF à l'aide eZ-Publish
  • Assurer le suivi administratif de la collecte de la taxe d'apprentissage

Descriptif des missions:

Activités essentielles :

  • Suivi des dossiers de recrutement des CEV sous e-vacataires
  • Saisir la répartition des heures d'enseignement dans l'application SGSESystème de Gestion des Services d'Enseignement
  • Gérer et suivre les conventions de stage
  • Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
  • Suivre l'état du parc Informatique
  • Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
  • Gérer le site web
  • Assurer la distribution, la collecte et l'expédition du courrier
  • Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
  • Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs ... ), les reproduire et les diffuser

Le cas échéant, activités associées :

  • Apporter un soutien aux secrétaires pédagogiques en cas de nécessité de service
  • Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
  • Classer et archiver des documents
  • Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
  • Assurer la maintenance de premier niveau des matériels (photocopieurs, imprimantes, scanners ... ) et des locaux de conservation
  • Participer à la collecte de la taxe d'apprentissage, ou de son équivalent suite aux réformes de la formation professionnelle
  • Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
  • Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)
  • Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité

Environnement et contexte de travail, contraintes particulières liées au poste :

  • Possibilité de service partagé
  • Amplitude horaire importante éventuelle

Compétences attendues:

Diplôme(s) exigé(s) et/ou niveau de qualification : CAP/BEP

Savoirs :

  • Techniques de communication
  • Techniques d'élaboration de documents
  • Techniques d'accueil téléphonique et physique 4 -Environnement et réseaux professionnels
  • Culture internet

Savoir-faire :

  • Travailler en équipe
  • Savoir rendre compte
  • Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
  • Rédiger des rapports ou des documents
  • Accueillir les populations concernées
  • Enregistrer et classer les documents
  • Utiliser les outils bureautiques
  • Accueillir et prendre des messages

Savoir-être :

  • Sens relationnel
  • Sens de l'organisation
  • Réactivité

Modalités de candidature

CV et Lettre de Motivation à envoyer jusqu'au 15 octobre 2019 à :
recrutement@u-bordeaux.fr
ou directement via le bouton "postuler"

Rémunération

A partir de 1 522€ bruts mensuels en fonction de l'expérience et des grilles de salaire en vigueur.

Mise à jour le 07/10/2019

Contact

Jérôme FAURE